Aufbewahrungsfristen für Personalakten: Tabelle, Sonderfälle, DSGVO

Welche Frist gilt für welches Dokument?

Eine Personalakte ist rechtlich keine Einheit. Sie bündelt Dokumente mit Fristen aus Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht und Datenschutz.

Dokumentart	Frist	Rechtsgrundlage
Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber	6 Monate	§ 15 AGG, Art. 17 DSGVO
Arbeitsrechtliche Unterlagen (Abmahnungen, Verträge nach Vertragsende)	3 Jahre	§ 195 BGB
Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnkonten	6 Jahre	§ 41 Abs. 1 EStG
Unterlagen mit Buchungsbelegcharakter (z. B. Gehaltslisten)	8 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB (BEG IV, vorher 10 Jahre)
Beitragsnachweise Sozialversicherung, Lohnnachweise Unfallversicherung*	5 Jahre	§ 165 Abs. 4 SGB VII, § 28f SGB IV
Arbeitszeitnachweise (Mindestlohn)	2 Jahre	§ 17 MiLoG
Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge	30 Jahre	§ 18a BetrAVG
Zeugnis-Zweitschriften	3 Jahre, empfohlen 10 Jahre	§ 195 BGB
Arbeitsmedizinische Vorsorge (ärztliche Unterlagen, Befunde)	10 Jahre ab letzter Untersuchung	ArbMedVV
Vorsorge bei krebserzeugenden/erbgutverändernden Stoffen (KMR) und langen Latenzzeiten	40 Jahre nach der letzten Vorsorge	ArbMedVV, DGUV

*Beitragsnachweise Sozialversicherung, Lohnnachweise Unfallversicherung – Praxistipp

Sozialversicherung (Beitragsnachweise): Aufbewahren bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung durch den Rentenversicherungsträger folgt (§ 28f Abs. 1, § 28p SGB IV). Da Betriebsprüfungen mindestens alle 4 Jahre stattfinden, die Nachweise idealerweise mindestens 5 Jahre aufheben.

Unfallversicherung (Lohnnachweise, Berechnungen): 5 Jahre für Nachweise über die Berechnung und den Lohnnachweis gegenüber der Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse.

Achtung, Überlappung: Beitragsnachweise dienen oft zugleich als Buchungsbelege oder Lohnkonten. Dann greifen parallel steuer- und handelsrechtliche Fristen von 6 bis 10 Jahren (§ 147 AO).

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstand oder der Anspruch fällig wurde.

Personalakte nach dem Ausscheiden: Wann darf was weg?

Mit dem Ausscheiden endet die Aufbewahrungspflicht nicht. Für viele Dokumente beginnt sie erst zu laufen.

1. Nach 3 Jahren (ab Jahresende des Ausscheidens) dürfen rein arbeitsrechtliche Unterlagen weg, sofern keine Ansprüche anhängig sind (§ 195 BGB).
2. Nach 6 bis 8 Jahren folgen die lohnsteuer- und buchhaltungsrelevanten Teile.
3. 30 Jahre gelten für bAV-Unterlagen und titulierte Ansprüche (§ 197 BGB).

Zugleich verlangt die DSGVO Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e): Was keiner Frist mehr unterliegt und keinem Zweck mehr dient, muss vernichtet werden. Aufbewahren „für alle Fälle“ ist keine Rechtsgrundlage.

Bei Geschäftsaufgabe oder GmbH-Löschung bleiben alle Fristen bestehen; wer die Unterlagen dann verwahrt, regelt § 74 GmbHG.

Arbeitszeugnisse: 3 Jahre Pflicht, 10 Jahre Vernunft

Der Zeugnisanspruch verjährt nach 3 Jahren (§ 195 BGB). Trotzdem lohnt die längere Aufbewahrung der Zweitschrift: Ehemalige bitten oft Jahre später um eine neue Ausfertigung, und im Rechtsstreit dient die Zweitschrift als Nachweis. Empfehlung: 10 Jahre nach dem Ausscheiden, danach datenschutzkonform vernichten.

Betriebliche Altersvorsorge: Die 30-Jahre-Akte

bAV-Unterlagen sind der Langläufer der Personalakte. Versorgungsansprüche verjähren erst nach 30 Jahren (§ 18a BetrAVG). Wer Zusagen, Entgeltumwandlungen und Berechnungsgrundlagen vorzeitig vernichtet, kann sich Jahrzehnte später nicht mehr verteidigen. Diese Unterlagen gehören getrennt ins Langzeitarchiv.

Bewerberdaten und DSGVO: Kurze Fristen, hohe Bußgelder

Unterlagen abgelehnter Bewerber dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sich der Arbeitgeber gegen AGG-Klagen verteidigen können muss. Die Klagefrist beträgt 2 Monate (§ 15 Abs. 4 AGG); mit Puffer haben sich 4 bis 6 Monate etabliert. Danach: löschen und vernichten. Ein Talent-Pool braucht die ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers.

Sonderfall öffentlicher Dienst

Für Beamte gelten eigene Regeln: Personalakten sind 5 Jahre nach ihrer Schließung aufzubewahren (§ 113 BBG), in der Regel also 5 Jahre nach Ausscheiden oder Tod. Versorgungsakten sind 10 Jahre nach der letzten Versorgungszahlung aufzubewahren, bei Ansprüchen, die wiederaufleben können, 30 Jahre. Die Landesbeamtengesetze enthalten vergleichbare Regelungen. Für Tarifbeschäftigte gelten die allgemeinen Fristen aus der Tabelle.

Papier-Personalakten rechtssicher auslagern

Personalakten enthalten besonders schützenswerte Daten (Art. 9 DSGVO). Im Keller ohne Zugriffskontrolle drohen Datenschutzverstöße. BlitzArchiv lagert versiegelte Kartons im vollautomatischen Sicherheitsarchiv, überwacht die Frist je Karton und vernichtet nach Ablauf mit Nachweis.

Ein Rechenbeispiel: 30 Ordner Altakten (8 cm Rückenbreite) belegen 2,4 Regalmeter. Eingelagert kostet das ab 0,82 € netto pro Regalmeter und Monat, also unter 2 € monatlich, statt teurer Bürofläche. Einzelne Ordner erhalten Sie bei Bedarf innerhalb von 2 Arbeitstagen zurück.

FAQ: Aufbewahrungsfristen Personalakten

Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?
Es gibt keine Einheitsfrist. Steuerrelevante Teile 6 Jahre, Unterlagen mit Buchungsbelegcharakter 8 Jahre, arbeitsrechtliche Unterlagen 3 Jahre nach Ausscheiden, bAV-Unterlagen 30 Jahre.

Wie lange gilt die Frist nach dem Ausscheiden?
3 Jahre für arbeitsrechtliche, 6 bis 8 Jahre für steuer- und buchhaltungsrelevante Teile, 30 Jahre für bAV. Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres des Ausscheidens.

Dürfen alte Personalakten einfach vernichtet werden?
Erst nach Ablauf aller Fristen. Dann müssen sie sogar vernichtet werden (DSGVO-Speicherbegrenzung), datenschutzkonform nach DIN 66399.

Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden?
Abgelehnte Bewerber: 4 bis 6 Monate wegen der AGG-Klagefrist. Länger nur mit Einwilligung (Talent-Pool).

Was hat das Bürokratieentlastungsgesetz IV geändert?
Unterlagen mit Buchungsbelegcharakter müssen seit 1.1.2025 nur noch 8 statt 10 Jahre aufbewahrt werden.

Digital oder Papier?
Beides ist zulässig. Für Digitalisierung gelten die GoBD; einzelne Urkunden sollten im Original bleiben.

Wer darf die Personalakte einsehen?
Der Mitarbeiter (§ 83 BetrVG), Vorgesetzte und HR nach dem Need-to-know-Prinzip. Externe Lagerung braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).

Was kostet die externe Lagerung?
Das hängt von Menge und Laufzeit ab. Die Kalkulationsbox liefert in zwei Minuten einen Festpreis.