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Aufbewahrungsfristen für Personalakten: Tabelle, Sonderfälle, DSGVO
Für Personalakten gibt es keine einheitliche Aufbewahrungsfrist. Je nach Dokumentart gelten 6 Monate (Bewerbungen) bis 30 Jahre (betriebliche Altersvorsorge). Faustregel: Steuer- und sozialversicherungsrelevante Teile 6 bis 10 Jahre, rein arbeitsrechtliche Unterlagen 3 Jahre nach dem Ausscheiden.
Dieser Ratgeber listet alle Fristen nach Dokumentart, erklärt die Sonderfälle und beantwortet die häufigsten Fragen.
Welche Frist gilt für welches Dokument?
Eine Personalakte ist rechtlich keine Einheit. Sie bündelt Dokumente mit Fristen aus Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht und Datenschutz.
| Dokumentart | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber | 6 Monate | § 15 AGG, Art. 17 DSGVO |
| Arbeitsrechtliche Unterlagen (Abmahnungen, Verträge nach Vertragsende) | 3 Jahre | § 195 BGB |
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnkonten | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 EStG |
| Unterlagen mit Buchungsbelegcharakter (z. B. Gehaltslisten) | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB (BEG IV, vorher 10 Jahre) |
| Beitragsnachweise Sozialversicherung, Lohnnachweise Unfallversicherung* | 5 Jahre | § 165 Abs. 4 SGB VII, § 28f SGB IV |
| Arbeitszeitnachweise (Mindestlohn) | 2 Jahre | § 17 MiLoG |
| Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge | 30 Jahre | § 18a BetrAVG |
| Zeugnis-Zweitschriften | 3 Jahre, empfohlen 10 Jahre | § 195 BGB |
*Beitragsnachweise Sozialversicherung, Lohnnachweise Unfallversicherung – Praxistipp
Sozialversicherung (Beitragsnachweise): Aufbewahren bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung durch den Rentenversicherungsträger folgt (§ 28f Abs. 1, § 28p SGB IV). Da Betriebsprüfungen mindestens alle 4 Jahre stattfinden, die Nachweise idealerweise mindestens 5 Jahre aufheben.
Unfallversicherung (Lohnnachweise, Berechnungen): 5 Jahre für Nachweise über die Berechnung und den Lohnnachweis gegenüber der Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse.
Achtung, Überlappung: Beitragsnachweise dienen oft zugleich als Buchungsbelege oder Lohnkonten. Dann greifen parallel steuer- und handelsrechtliche Fristen von 6 bis 10 Jahren (§ 147 AO).
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstand oder der Anspruch fällig wurde.
Personalakte nach dem Ausscheiden: Wann darf was weg?
Mit dem Ausscheiden endet die Aufbewahrungspflicht nicht. Für viele Dokumente beginnt sie erst zu laufen.
- Nach 3 Jahren (ab Jahresende des Ausscheidens) dürfen rein arbeitsrechtliche Unterlagen weg, sofern keine Ansprüche anhängig sind (§ 195 BGB).
- Nach 6 bis 8 Jahren folgen die lohnsteuer- und buchhaltungsrelevanten Teile.
- 30 Jahre gelten für bAV-Unterlagen und titulierte Ansprüche (§ 197 BGB).
Zugleich verlangt die DSGVO Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e): Was keiner Frist mehr unterliegt und keinem Zweck mehr dient, muss vernichtet werden. Aufbewahren „für alle Fälle“ ist keine Rechtsgrundlage.
Arbeitszeugnisse: 3 Jahre Pflicht, 10 Jahre Vernunft
Der Zeugnisanspruch verjährt nach 3 Jahren (§ 195 BGB). Trotzdem lohnt die längere Aufbewahrung der Zweitschrift: Ehemalige bitten oft Jahre später um eine neue Ausfertigung, und im Rechtsstreit dient die Zweitschrift als Nachweis. Empfehlung: 10 Jahre nach dem Ausscheiden, danach datenschutzkonform vernichten.
Betriebliche Altersvorsorge: Die 30-Jahre-Akte
bAV-Unterlagen sind der Langläufer der Personalakte. Versorgungsansprüche verjähren erst nach 30 Jahren (§ 18a BetrAVG). Wer Zusagen, Entgeltumwandlungen und Berechnungsgrundlagen vorzeitig vernichtet, kann sich Jahrzehnte später nicht mehr verteidigen. Diese Unterlagen gehören getrennt ins Langzeitarchiv.
Bewerberdaten und DSGVO: Kurze Fristen, hohe Bußgelder
Unterlagen abgelehnter Bewerber dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sich der Arbeitgeber gegen AGG-Klagen verteidigen können muss. Die Klagefrist beträgt 2 Monate (§ 15 Abs. 4 AGG); mit Puffer haben sich 4 bis 6 Monate etabliert. Danach: löschen und vernichten. Ein Talent-Pool braucht die ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers.
Papier-Personalakten rechtssicher auslagern
Personalakten enthalten besonders schützenswerte Daten (Art. 9 DSGVO). Im Keller ohne Zugriffskontrolle drohen Datenschutzverstöße. BlitzArchiv lagert versiegelte Kartons im vollautomatischen Sicherheitsarchiv, überwacht die Frist je Karton und vernichtet nach Ablauf mit Nachweis.
FAQ: Aufbewahrungsfristen Personalakten
Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?
Es gibt keine Einheitsfrist. Steuerrelevante Teile 6 Jahre, Unterlagen mit Buchungsbelegcharakter 8 Jahre, arbeitsrechtliche Unterlagen 3 Jahre nach Ausscheiden, bAV-Unterlagen 30 Jahre.
Wie lange gilt die Frist nach dem Ausscheiden?
3 Jahre für arbeitsrechtliche, 6 bis 8 Jahre für steuer- und buchhaltungsrelevante Teile, 30 Jahre für bAV. Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres des Ausscheidens.
Dürfen alte Personalakten einfach vernichtet werden?
Erst nach Ablauf aller Fristen. Dann müssen sie sogar vernichtet werden (DSGVO-Speicherbegrenzung), datenschutzkonform nach DIN 66399.
Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden?
Abgelehnte Bewerber: 4 bis 6 Monate wegen der AGG-Klagefrist. Länger nur mit Einwilligung (Talent-Pool).
Was hat das Bürokratieentlastungsgesetz IV geändert?
Unterlagen mit Buchungsbelegcharakter müssen seit 1.1.2025 nur noch 8 statt 10 Jahre aufbewahrt werden.
Digital oder Papier?
Beides ist zulässig. Für Digitalisierung gelten die GoBD; einzelne Urkunden sollten im Original bleiben.
Wer darf die Personalakte einsehen?
Der Mitarbeiter (§ 83 BetrVG), Vorgesetzte und HR nach dem Need-to-know-Prinzip. Externe Lagerung braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).
Was kostet die externe Lagerung?
Das hängt von Menge und Laufzeit ab. Die Kalkulationsbox liefert in zwei Minuten einen Festpreis.
Aufbewahrungsfristen im Personalwesen
Arbeitgeber sind verpflichtet, eine Personalakte zumindest für die Dauer von Ausschluss- und Verjährungsfristen aufzubewahren. Die gesetzliche Verjährungsvorschrift liegt bei mindestens 3 Jahren, sodass während dieser Zeit Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis wie Schadenersatz oder der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis geltend gemacht werden können.
So sichern Sie sich als Arbeitgeber für mögliche Forderungen eines/r ehemaligen Mitarbeiters*in ab und vermeiden rechtliche Probleme. Um Beweisschwierigkeiten zu vermeiden, sollten die wichtigsten Dokumente als Originalurkunden aufbewahrt werden.
Sie sollten zudem auf die verschiedener Aufbewahrungsfristen von steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Dokumenten achten. Die komplette Personalakte eines Arbeitnehmers sollte erst dann vernichtet werden, wenn wirklich alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis vollständig erfüllt sind.
Gemäß der Saarbrücker Tabelle für Aufbewahrungsfristen können Unternehmen die gesetzliche Pflicht* der Aufbewahrungsdauer ermitteln. Unter dem Bereich des Personalwesens fallen hier die folgenden Punkte:
| Dokumentenklasse | Dokumentenart | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|---|
| Personalwesen | Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger - soweit Buchungsbelege | 6 | 2015 |
| Personalwesen | Doppelbesteuerungsunterlagen - soweit Buchungsbelege | 6 | 2015 |
| Personalwesen | Lohnbelege - soweit Buchungsbelege | 6 | 2015 |
| Personalwesen | Lohnkonten - ausgeschiedene Mitarbeiter (§41 EkSTG) | 6 | 2015 |
| Personalwesen | Personalunterlagen - soweit Buchungsbelege | 6 | 2015 |
| Personalwesen | Sozialversicherungsunterlagen - soweit Buchungsbelege | 6 | 2015 |
| Personalwesen | Überstundenlisten - soweit Buchungsbelege | 6 | 2015 |
| Personalwesen | Vermögenswirksame Leistungen - soweit Buchungsbelege | 6 | 2015 |
Unterlagen des Arbeitsrechts
Hierbei handelt es sich um allgemeine Unterlagen. Dazu zählen der Arbeitsvertrag, das Arbeitszeugnis oder auch Vereinbarungen. Es gibt dafür keine Aufbewahrungsfrist im Personalwesen, jedoch regelt § 195 BGB, dass ein Arbeitnehmer bis zu drei Jahre nach dem Ausscheiden Ansprüche an den ehemaligen Arbeitgeber stellen kann. Einer dieser Ansprüche kann zum Beispiel die Ausstellung eines Zeugnisses sein. Daher ist die Empfehlung, diese Unterlagen ebenfalls drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Mitarbeiter ausschied, aufzubewahren.
Dazu zählen auch Bewerbungsunterlagen. Achtung: Bewerbungen abgelehnter Kandidaten müssen spätestens nach sechs Monaten vernichtet werden. Dies hat datenschutzrechtliche Gründe und ist im § 26 BDSG n. F., § 15 IV AGG). Für den Fall, dass die Entscheidung angefochten wird (zum Beispiel, weil der Verdacht einer Benachteiligung im Raum steht), sollten die Bewerbungsunterlagen inklusive der Bewerbermatrix dennoch mindestens drei Monate aufbewahrt werden.
Unterlagen über Arbeitsentgelte
Hierbei handelt es sich um Unterlagen wie Freistellungsbescheinigungen, Arbeitszeiterfassungen, Fahrtenbücher und Reisekostennachweise. Die Aufbewahrungsfrist der Personalakte beträgt hier 6 Jahre. Auch eine Aufbewahrung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen wird für diese Zeit empfohlen. Hier gibt es zwar keine gesetzliche Regelung, jedoch hat der Arbeitnehmer 4 Jahre Erstattungsanspruch nach Ablauf des Kalenderjahres in dem Jahr, in dem der Anspruch entstanden ist.
Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen
Teil der Aufbewahrungsfristen für Personalakten sind auch die Bewerbungsunterlagen. Hier gelten:
- Informationen von Bewerbungs-Kandidaten können Sie drei bis maximal sechs Monate speichern. Wichtig ist, dass Sie die Bewerber über die Speicherung der Daten im Rahmen Ihrer Datenschutzerklärung informieren. Möchten Sie Bewerbungsunterlagen über einen längeren Zeitraum aufbewahren, benötigen Sie eine (elektronische) Einwilligung des Bewerbers.
- Bei Online- oder Initiativbewerbungen gelten die gleichen Vorgaben.
Steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen
Das Einkommensteuergesetz stellt sicher, dass der Arbeitgeber die gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge wie Sozialversicherungen oder Lohnsteuer abführt. Deshalb sind steuerrechtlich folgende Dokumente wichtig: Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten Lohnsteuerabzugs-Belege.
Diese dürfen erst nach sechs Jahren vernichtet werden. Für Beitragsnachweise der Sozialversicherungen sind es fünf Jahre.
- Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten sowie alle anderen Belege für die Lohnsteuer dürfen erst nach sechs Jahren vernichtet werden.
- Bei Lohnunterlagen eine betriebliche Gewinnermittlung beinhalten, gilt sogar eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht.
- Mindestlohn-Nachweise müssen gemäß Gesetz zwei Jahre aufbewahrt werden.
- Gehaltslisten einschließlich Sonderzahlungen werden zehn Jahre aufbewahrt
- Belege zu Zwischen-, End- und Sonderzahlungen sollten Sie sechs Jahre aufbewahren.
- Angestellten-Versicherungsunterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.
- Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern werden fünf Jahre aufbewahrt
Versicherungsrelevante Unterlagen
Die Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungen müssen gemäß § 165 SGB VII lediglich 5 Jahre aufbewahrt werden. Die Unterlagen zur Versicherung von Angestellten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, immer unter der Voraussetzung, dass Buchungsbelege dazu vorhanden sind.
Wird eine betriebliche Altersvorsorge angeboten, beträgt die Aufbewahrungsfrist der Personalakte sogar 30 Jahre. Dies ist im § 18a BetrAVG festgehalten.
Richtige Archivierung für Dokumente im Personalwesen
Eine sichere Art der Archivierung ist die Aufbewahrung in gedruckter Form. Da es sich um vertrauliche Daten handelt, müssen diese verschlossen aufbewahrt werden und nur Mitarbeiter der Personalabteilung, die mit diesen Unterlagen arbeiten, dürfen Zugriff haben. Des Weiteren ist eine digitale Ablage auch bei Archivierung in gedruckter Form empfehlenswert, falls aufgrund einer Katastrophe (Brand oder Wasserschaden) die Unterlagen unbrauchbar oder zerstört sind.
Für eine rein digitale Ablage sollte ein dafür ausgelegtes, rechtssicheres Datei-Management-System genutzt werden. Es gibt jedoch einige Unterlagen, die zwingend in Papierform aufbewahrt werden müssen. Das sind Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben und Aufhebungsverträge und Dokumente zur Arbeitnehmerüberlassung.
Fazit zu den Aufbewahrungsfristen für Personalakten
Wir empfehlen Ihnen, Personalakten 10 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres aufzubewahren, indem der Arbeitnehmer ausgeschieden ist. Unterlagen der betrieblichen Altersvorsorge sollten separat verwahrt werden, bis 30 Jahre vergangen sind. Diese Aufteilung verhindert eine versehentliche Vernichtung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen. Mit BlitzArchiv sind Sie auf der sicheren Seite und behalten den Überblick.
Begriffe der Saarbrücker Tabelle:
Dokumentenklasse:
Die Dokumentenklasse Personalwesen für alle Unterlagen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer während des Arbeitsverhältnisses.
Frist:
Die Anzahl der aufzubewahrenden Jahre nach den aktuellen Vorgaben.
Jahrgang / im Jahr:
Das berechnete Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.
Unterscheidung in Dokumentenarten
Im Personalwesen gibt es nicht die eine Frist für alles. Ähnlich wie in der Finanzbuchhaltung werden auch hier Unterlagen in verschiedene Kategorien eingruppiert, nach denen sich die Aufbewahrungsfrist der Personalakte richtet.
Glosar Aufbewahrungsfristen
Eine mangelhafte oder gar fehlerhafte Archivierung stellt einen Verstoß gegen die Buchführungspflicht dar. Das ist eine Ordnungswidrigkeit und kann bis zur Ermittlung wegen Steuerhinterziehung führen. Ein Verstoß der Aufbewahrungsfrist im Personalwesen kann nicht nur hohe Geldbußen, sondern auch eine Freiheitsstrafe nach sich ziehen.
Wann ist der Fristbeginn der Aufbewahrungsfrist für die Akten:
Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:
Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Wissenwertes zur Personalakte:
Trotz der Einführung von digitalen Personalakten sollten die wichtigsten Dokumente in Papierform aufbewahrt werden. Dazu zählen Arbeitsverträge (unbefristet oder befristet), Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge oder Kündigungsschreiben. Für all diese Fälle sieht das Gesetz die Papierform vor, auch wenn in der Zwischenzeit zum Teil elektronische Dokumente akzeptiert werden.
* Disclaimer: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.
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