Aufbewahrungsfristen berechnen

mit der Saarbrücker Tabelle

Ermitteln Sie mit der Saarbrücker Tabelle interaktiv die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und Dokumente gemäß der gesetzlichen* Aufbewahrungspflicht.

Akten aus welchem Jahrgang dürfen im Jahr vernichtet werden?
In welchem Jahr können die Akten aus dem Jahrgang vernichtet werden?
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Berechnungsergebnis


Im Jahr 2022 dürfen aus den folgenden Jahrgängen und davor vernichtet werden*:

DokumentenklasseDokumentenartFristJahrgang
amtliche DokumenteAnmeldung zur Liquidation102011
amtliche DokumenteBetriebsprüfungsberichte102011
amtliche DokumenteEinheitswertbescheide und -unterlagen102011
amtliche DokumentePrüfungsberichte des Abschlussprüfers102011
amtliche DokumenteSteuerbescheide102011
amtliche DokumenteSteuererklärungen102011
amtliche DokumenteSteuerunterlagen zu Steuererklärungen102011
BuchhaltungAbrechnungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungAktenvermerke - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungÄnderungsnachweis der EDV-Buchführung102011
BuchhaltungAusgangsrechnungen102011
BuchhaltungAußendienstabrechnungen - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungBankbelege102011
BuchhaltungBelege (Offene-Posten-Buchhaltung) - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungBeleglisten - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungBetriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen102011
BuchhaltungBetriebskostenabrechnungen102011
BuchhaltungBewertungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungBewirtungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungBuchungsbelege102011
BuchhaltungCRM -Frachtbriefe - soweit zum Nachweis Ust-Freiheit102011
BuchhaltungDebitorenbuchhaltung102011
BuchhaltungDebitorenliste - soweit Bilanzunterlage102011
BuchhaltungDepotauszüge, -bücher - soweit nicht Inventare102011
BuchhaltungDoppel von Ausgangsrechnungen102011
BuchhaltungEffektenquittungen, -empfangsbescheinigungen, -bücher - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungEigen- Ersatzbelege - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungEingangsrechnungen102011
BuchhaltungEinnahmeüberschussrechnungen102011
BuchhaltungE-Mail - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungEssensmarkenabrechnungen - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungFahrtenbücher102011
BuchhaltungFahrtkostenerstattungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungFreistemplerabrechnungen - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungGehaltslisten102011
BuchhaltungGeschäftsberichte102011
BuchhaltungGutschriften102011
BuchhaltungHandelsbriefe - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungHandelsbücher102011
BuchhaltungHauptabschlussübersicht - wenn anstelle der Bilanz102011
BuchhaltungInkassobücher, -belege102011
BuchhaltungJournale für Hauptbuch und Kontokorrent102011
BuchhaltungKassenberichte102011
BuchhaltungKassenbücher und -blätter102011
BuchhaltungKassenzettel102011
BuchhaltungKontenpläne und Kontenplanänderungen102011
BuchhaltungKontenregister102011
BuchhaltungKontoauszüge - Girokonten, Postgiro102011
BuchhaltungKostenträgerberechnungen - bei Organschaften102011
BuchhaltungKreditorenbuchhaltung102011
BuchhaltungKreditunterlagen - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungLagerbuchführungen102011
BuchhaltungLastschriftanzeigen102011
BuchhaltungLieferscheine - soweit Buchungsbelege (z.B. wegen Leistungsdatum)102011
BuchhaltungLohnkonten - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungLohnlisten102011
BuchhaltungLohnnachweise für Berufsgenossenschaften102011
BuchhaltungLohnsteuerunterlagen - ausgestellt für Beschäftigte zum Lohnsteuerjahressausgleich102011
BuchhaltungNachnamebelege - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungOP-Listen (EDV)102011
BuchhaltungPfändungsunterlagen102011
BuchhaltungPortokassenbücher102011
BuchhaltungPostgirobelege - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungPrämienunterlagen z.B. Versicherungen - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungProvisionsabrechnungen102011
BuchhaltungQuittungen - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungRechnungen und Rechnungsunterlagen102011
BuchhaltungRechnungsdoppel - innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen102011
BuchhaltungRegistrierkassenstreifen - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungReisekostenabrechnungen102011
BuchhaltungRepräsentationsaufwendungen - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungSammelbelege - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungScheckunterlagen102011
BuchhaltungSpendenbescheinigungen102011
BuchhaltungStornorechnungen102011
BuchhaltungStornoreserven bei Provisionsabrechnungen - nach Ablauf/Vertragsende102011
BuchhaltungTelefonkostenbelege - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungÜberweisungsbelege102011
BuchhaltungUmsatzsteuervoranmeldungen102011
BuchhaltungVerkaufsbücher102011
BuchhaltungWareneingangsbücher und Warenausgangsbücher102011
BuchhaltungWechselunterlagen - soweit Buchungsbelege102011
BuchhaltungWerbegeschenknachweise102011
BuchhaltungZahlungsanweisungen102011
BuchhaltungZinsabrechnungen102011
BuchhaltungZollbelege102011
keine PflichtAngebote - die keinen Auftrag zur Folge hattenkeine-
keine PflichtAnzeigen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtLieferscheine - Anmerkung zur Aufbewahrungpflicht: sofern kein Buchungsbeleg (gültig ab 2017)keine-
keine PflichtMitteilungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine Pflichtöffentliche Bekanntmachungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtWerbebriefe - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
BilanzwesenAbschreibungsunterlagen102011
BilanzwesenAnlagenverzeichnis102011
BilanzwesenAnlagevermögensbücher102011
BilanzwesenAnlagezu- und Abgangsmeldungen102011
BilanzwesenBilanzanlagen102011
BilanzwesenBilanzen102011
BilanzwesenBilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste)102011
BilanzwesenDubiosenbücher (Unterlagen über dubiose Forderungen)102011
BilanzwesenEinzelnachweis Berichtigung102011
BilanzwesenEröffnungsbilanz102011
BilanzwesenGewinn- und Verlustrechnung - Jahresbilanz102011
BilanzwesenHandelsbilanz102011
BilanzwesenHauptversammlung: Beschlüsse, Protokolle102011
BilanzwesenInventare und Inventarunterlagen102011
BilanzwesenInventurdokumente - soweit zur Bilanzerstellung 102011
BilanzwesenJahresabschlüsse102011
BilanzwesenJahresabschlusserläuterungen102011
BilanzwesenJahresabschlusslisten102011
BilanzwesenKonzernabschlüsse102011
BilanzwesenKonzernlageberichte - nebst zum Verständnis erforderlichen Unterlagen 102011
BilanzwesenLageberichte102011
BilanzwesenNebenbücher102011
BilanzwesenSaldenbilanzen102011
BilanzwesenVerbindlichkeiten (Zusammenstellungen)102011
BilanzwesenVermögensverzeichnis102011
BilanzwesenWarenbestandsaufnahmen (Inventur)102011
Branchenspez.Betriebstagebücher - EfbV52016
Branchenspez.Patentienakten - Krankengeschichte301991
Branchenspez.Strahlenschutz - Aufnahme Röntgen - RöV102011
Branchenspez.Strahlenschutz - Behandlung Röntgen - RöV301991
Branchenspez.Strahlenschutz - Belehrungen - RöV301991
Branchenspez.Strahlenschutz - Gesundheitsakte - RöV301991
Branchenspez.Strahlenschutz - Messergebnisse - RöV301991
FinanzenAbtretungserklärungen - nach Erledigung62015
FinanzenAkkreditive - soweit keine Buchungsbelege62015
FinanzenBankbürgschaften - nach Erledigung/Ablauf62015
FinanzenBürgschaftsinformationen - nach Erledigung/Ablauf62015
FinanzenDarlehensunterlagen - nach Erledigung/Ablauf bzw. und soweit nicht Buchungsgrundlage62015
FinanzenFinanzberichte62015
FinanzenInvestitionszulage - Unterlagen 62015
FinanzenKreditunterlagen - nach Ablauf des Vertrages62015
FinanzenSEPA Umwidmung Lastschriftverfahren62015
FinanzenZessionen62015
FrachtpapiereAusfuhrunterlagen62015
FrachtpapiereBeförderungspapiere im Güterkraftverkehr62015
FrachtpapiereEinfuhrunterlagen62015
FrachtpapiereExportunterlagen62015
FrachtpapiereFrachtbriefe62015
FrachtpapiereVersand- und Frachtunterlagen62015
Genau prüfenBeteiligungsunterlagen102011
Genau prüfenGebäude- und Grundstückunterlagen - (z.B. Pläne, Schätzgenehmigungen, Abrechnungen, Kostenermittlungen)102011
Genau prüfenGesellschafterversammlungen: Protokolle, Beschlüsse102011
Genau prüfenGewerbeschein - nach Ablauf/Vertragsende102011
Genau prüfenGläubigerID SEPA Lastschriftverfahren102011
Genau prüfenGrundbuchauszug - soweit Inventar102011
Genau prüfenGrundstücksverzeichnis - soweit Inventar102011
Genau prüfenGründungsakten einer Gesellschaft102011
Genau prüfenGutachten102011
Genau prüfenMahnungen und -bescheide62015
Genau prüfenMietunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62015
Genau prüfenMietverträge - soweit Buchungsbelege102011
Genau prüfenPachtunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62015
Genau prüfenPatente Patentunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62015
Genau prüfenPatente Patentunterlagen102011
Genau prüfenPensionskassenunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende102011
Genau prüfenRechtsstreitigkeiten, Klageakte und Unterlagen - nach Ablauf/Verfahrensende62015
Genau prüfenRufnummernzuteilung Bundesnetzagentur102011
Genau prüfenTreuhandverträge - soweit steuelich relevant und nach Ablauf/Vertragsende102011
Genau prüfenUrteile des Finanzgerichtes102011
Genau prüfenUST ID Mitteilungen102011
Genau prüfenVermögensauskünfte - im Zuge der Zwangsvollstreckung62015
Genau prüfenVersicherungspolicen - nach Ablauf/Vertragsende62015
Genau prüfenVerträge - soweit keine Buchungsbelege und erst nach Erledigung/Ablauf62015
operative TätigkeitAktenvermerke62015
operative TätigkeitAngebote - die einen Auftrag zur Folge hatten62015
operative TätigkeitAuftrags- und Bestellunterlagen62015
operative TätigkeitBestell- und Auftragsunterlagen62015
operative TätigkeitDauerauftragsunterlagen - nach Auftragsablauf und soweit nicht Buchungsgrundlage62015
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) * - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200262015
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original)* - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200362015
operative TätigkeitGeschäftsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62015
operative TätigkeitGeschenknachweise - soweit nicht Buchungsgrundlage62015
operative TätigkeitHandelsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62015
operative TätigkeitHandelsregisterauszüge62015
operative TätigkeitKalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten)62015
operative TätigkeitPreislisten62015
operative TätigkeitProtokolle (allgemeiner Art)62015
operative TätigkeitSchadensunterlagen62015
operative TätigkeitSchriftwechsel (allgemein)62015
operative TätigkeitTelefonkostennachweise - soweit keine Buchungsbelege62015
PersonalwesenBeitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger - soweit Buchungsbelege62015
PersonalwesenDoppelbesteuerungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62015
PersonalwesenLohnbelege - soweit Buchungsbelege62015
PersonalwesenLohnkonten - ausgeschiedene Mitarbeiter (§41 EkSTG)62015
PersonalwesenPersonalunterlagen - soweit Buchungsbelege62015
PersonalwesenSozialversicherungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62015
PersonalwesenÜberstundenlisten - soweit Buchungsbelege62015
PersonalwesenVermögenswirksame Leistungen - soweit Buchungsbelege62015
System/AnweisungenArbeitsanweisungen für EDV-Buchführung102011
System/AnweisungenBuchungsanweisungen102011
System/AnweisungenEDV- Unterlagen - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102011
System/AnweisungenFehlerprotokolle bei EDV-Buchführung102011
System/AnweisungenMagnetbänder mit Buchungsfunktion102011
System/AnweisungenOrganisationsunterlagen der EDV-Buchführung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102011
System/AnweisungenOrganisationsvorschriften zur Buchhaltung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102011
System/AnweisungenProgrammbeschreibung für das Buchführungsprogramm - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102011
System/AnweisungenQualitätsmanagerment Unterlagen102011
System/AnweisungenSachkonten102011
System/AnweisungenSaldenlisten102011

Begriffe der Saarbrücker Tabelle:

Dokumentenklasse:

Gliederung nach Themenschwerpunkten und einer einheitlicher Aufbewahrungsfrist.

Dokumentenart:

gebrauchsüblicher Name eines Aktenstückes im Geschäftsverkehr mit Erläuterungen.

Frist:

Jahre Aufbewahrungsfrist nach den gesetzlichen Vorgaben.

Jahrgang / im Jahr:

berechnetes Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.

Dokumentenart „genau prüfen“:

Manche Dokumente können trotz abgelaufener Aufbewahrungsfrist Bedeutung behalten – bitte genau prüfen.

Wen betrifft die Aufbewahrungspflicht, wer muss Akten lagern:

Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen auch den Aufbewahrungspflichten.

(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:

Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Wann ist der Fristbeginn der Aufbewahrungsfrist für die Akten:

Fristbeginn ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen vorgenommen wurden oder sonstige Unterlagen entstanden sind. Hinweis Vertragsunterlagen: Hier beginnt die Frist erst mit Ablauf des jeweiligen Vertrages.

Wie lange sind Akten aufzubewahren, welche Aufbewahrungsfristen gelten:

Unser interaktiver Aufbewahrungsfristrechner listet die meisten Dokumentenarten mit der entsprechenden Aufbewahrungspflicht bzw. Aufbewahrungsfrist auf.

(die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrungspflicht: § 238 HGB, § 257 HGB, § 147 AO )

Kosten zu den Aktenaufbewahrungs-pflichten von Geschäftsakten:

Das OFD Hannover hat in seinem Urteil zu den Aufwendungen im Grunde nach und zu deren Höhe Stellung bezogen. So kann eine Rückstellung zu jedem Jahr gesondert ermittelt werden (Aufbewahrungskosten bis zu 10 Jahre) oder pauschal für einen ganzen Aktenbestand (Faktor 5,5 Jahre) erfolgen.
Unser kostenloses Kalkulationstool zur Aktenlagerung und Aktenarchivierung hilft Ihnen bei der individuellen Berechnung.

(Eine Entscheidung im Detail: OFD Hannover vom 27.6.2007: S 2137 – 106 – StO 222/221 – siehe auch BFH XR 14/09)

Was ist außer dem Steuer- und Handelsrecht bei der Aktenaufbewahrung zu beachten:

Beweiszwecke: Bei zivil- oder öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann gerade wegen einer eventuellen Beweissicherung zur Abwehr oder Durchsetzung eines Anspruches eine längere Aufbewahrung von Aktenstücken gegeben sein. Spezialvorschriften: In verschiedenen Branchen gibt es diverse Sonderregelungen und Vorschriften, die in dieser Auflistung nicht berücksichtigt sind.

(die gesetzlichen Regelungen zur den Aufbewahrungspflichten: Aktiengesetz AktG, Banken- und Versicherungsgesetz, Beamtenrecht, Produkthaftungsgesetz ProdHaftG, Röntgenverordnung RöV, Steuergesetze EStG + KStG + GewStG, Strahlenschutzverordnung StrlSchV, Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV, Verwaltungsverordnungen, Zivilrecht zB. BGB)

Folgen bei einem Verstoß:

Wenn auf Grund eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten die Buchführung nicht den Bestimmungen der §140bis 148 der AO entspricht, ist die jeweilige Finanzbehörde berechtigt die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Darüber hinaus kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten sogar ein Straftatbestand eintreten.

Ausnahmen zu den oben genannten Aufbewahrungsfristen bzw. Fristenden:

Soweit folgende Sachverhalte eingetreten sind, müssen Akten und Dokumente auch länger aufbewahrt werden: anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen ein schwebendes oder zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren eine begonnene Außenprüfung eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO) zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen. Anmerkung für Blitzarchivkunden: Als Kunde können Sie im ControlCenter jederzeit und für jeden einzelnen eingelagerten Aktenkarton die Aufbewahrungszeit verlängern und so die Aktenlagerung den jeweiligen Aufbewahrungspflichten anpassen.

Aufbewahrungspflicht Privatpersonen:

Rechnungen und andere Unterlagen, Akten oder Belege, die im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück stehen unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Steuerpflichtige, deren positive Einkünfte mehr als 500T€ (§2Abs1 EkStG) betragen haben auch besondere Aufbewahrungspflichten über sechs Jahre zu beachten.

(die gesetzlichen Regelungen: §2Abs1 EkStG ; §147a AO)

Unsere Tipps zu Aktenaufbewahrung und Aufbewahrungsfristen:

Um in vielen Jahren noch genau zu wissen, wie lange Akten schon lagern oder noch gelagert werden müssen, unsere Tipps:
Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahrt werden.
Direkt bei der Einlagerung sollten die Akten gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden.

Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollten von den übrigen Akten getrennt verwaltet werden.

* Disclaimer: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.

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