Aufbewahrungsfristen 2026: Tabelle und Rechner

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Eingangs- und Ausgangsrechnungen gelten als Buchungsbelege und sind seit dem BEG IV 8 Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Kreditinstitute, Versicherungs- und Wertpapierinstitute behalten sie 10 Jahre.

Welche Unterlagen darf ich 2026 vernichten?

Im Regelfall können 2026 Buchungsbelege bis Jahrgang 2017, Jahresabschlüsse bis Jahrgang 2015 und Geschäftsbriefe bis Jahrgang 2019 vernichtet werden. Vorher sind Sonderfristen, laufende Prüfungen und steuerliche Ablaufhemmungen zu prüfen.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das für die jeweilige Dokumentart maßgebliche Ereignis liegt, etwa Entstehung des Buchungsbelegs, Empfang oder Versand eines Geschäftsbriefs oder Aufstellung/Feststellung des Abschlusses. Eine Rechnung vom März 2026 wird also ab dem 31.12.2026 gerechnet.

Was ändert das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz?

Gilt für digitale Unterlagen dasselbe?

Ja. Die Frist hängt vom Inhalt ab, nicht vom Medium. Für digitale Buchführung kommen die Anforderungen der GoBD hinzu.

Was passiert, wenn ich zu früh vernichte?

Fehlen erforderliche Bücher, Aufzeichnungen oder Belege, kann das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen schätzen, wenn sie sich deshalb nicht zuverlässig ermitteln lassen. Bei handelsrechtlich aufzubewahrenden Unterlagen können je nach Fall weitere Sanktionen hinzukommen; die vorzeitige Beseitigung kann unter den Voraussetzungen des § 283b StGB strafbar sein.

Wann muss ich Unterlagen löschen?

Personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald der Zweck entfallen ist und keine Aufbewahrungspflicht mehr entgegensteht (Art. 17 DSGVO). Bei Personalakten fallen beide Fristen häufig auseinander.

Muss ich Akten selbst lagern?

Nein. Die Aufbewahrung kann an einen Dienstleister ausgelagert werden; die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Mitwirkungspflichten des Unternehmens bleiben bestehen.