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Aufbewahrungsfristen Lieferscheine – was genau entfällt ab 2017 *
Gesetzesänderung 2017
Weniger bürokratischer Aufwand zum Stärkung der Wirtschaftskraft kleinerer und mittlerer Unternehmen – mit diesem Ziel beschloss der Bundestag im März 2017 das 2. Bürokratieentlastungsgesetz. Im Mai stimmte der Bundesrat zu, mit der Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt am 30. Juni 2017 trat es in Kraft. Neben der Anhebung des Betrages bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen sowie Erleichterungen bei der Anmeldung der Lohnsteuer gibt es neue Regelungen, welchen Aufbewahrungsfristen von Lieferscheine rückwirkend ab 01.01.2017 unterliegen. Der Aufwand für die Verwaltung im Rechnungswesen sowie die Kosten für die Archivierung sollen dadurch deutlich gemindert werden.
Aufbewahrungspflicht Lieferscheine – Rechtsgrundlage
Für alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), welche Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gelten. Der Paragraph 257 verpflichtet zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung der „Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen“ und der „Belege für Buchungen“ für eine Dauer von 10 Jahren. Geschäftsbriefe und alle sonstigen Dokumente sind 6 Jahre zu archivieren. Aufgegriffen werden die Regelungen zur Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen auch in der Abgabenordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums – § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. Da die AO für alle Steuerarten gilt, müssen die Aufbewahrungspflichten auch von allen Einnahme-Überschussrechnern eingehalten werden. Die Frist beginnt immer erst am Ende des Geschäftsjahres, an dem der entsprechende Beleg zuletzt bearbeitet worden ist. Geht man davon aus, dass alle Buchungen im Rahmen der Zusammenstellung der Bilanzunterlagen im Folgejahr noch einmal geprüft werden, so enden die Aufbewahrungpflichten also erst mit Ende des 11. Jahres. (Fristbeginn ist Bilanzierungsjahr des Geschäftsjahres und nicht das Geschäftsjahr selbst)
Auf einen Blick:
Auf einen Blick, ab 2017 gilt:
erhaltene Lieferbelege:
Sofern sie in die Buchhaltung eingehen, bleibt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bestehen.
Für alle anderen besteht keine Aufbewahrungspflicht.
Versendete Liefernachweise:
Bedingung:
die enthaltenen Angaben in Lieferschein und Rechnung stimmen überein.
Gültigkeit:
ab 01.01.2017
“Fallstrick“:
z.B. Standard Formulierungen im Rechnungsformular, die den Lieferschein mit einbeziehen. Dadurch wird er ggfs. (unnötig) zum Buchungsbeleg – im Einzelfall zu Prüfen.
Lieferscheine Aufbewahrungsfrist – wann entfällt sie
Das Rechnungswesen in jedem Unternehmen muss sicherstellen, dass sich auch berechtigte Fremde (wie die Prüfer der Finanzbehörde) jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist einen Überblick über die laufenden Geschäfte sowie über den Vermögensstand verschaffen können. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung sprechen hier vom Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Mit Hilfe von Lieferbelegen kann der Wareneingang nachvollzogen werden. Diese Angaben bilden die Grundlagen für das aufzustellende Inventar für den jährlichen Jahresabschluss. Sie unterstützen auch die Bewertung von Vorräten, wenn das nach HGB mögliche Lifo- oder das Fifo-Verfahren angewendet werden soll.
Im Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz werden erstmalig die Aufbewahrungspflichten explizit für Lieferscheine geregelt. Geändert wird der §147 der Abgabenordnung, unterschieden wird künftig zwischen solchen Liefernachweisen, die Buchungsbelege sind und jene, die es nicht sind. Für alle Lieferbelege, die in die Buchhaltung eingehen und als Buchung erfasst werden, gilt nach wie vor die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Nicht als Buchungsbeleg erfasste Eingangslieferscheine müssen nach Erhalt der Rechnung nicht mehr aufbewahrt werden (vorausgesetzt natürlich, dass alle Angaben übereinstimmen). Versendete Liefernachweise, die nicht Buchungsbelege werden, können nach Fakturierung der Rechnung ebenfalls vernichtet werden.
Das Gesetz zur Bürokratieentlastung tritt in diesem Punkt rückwirkend zum 01.Januar 2017 in Kraft und betrifft ausdrücklich alle Lieferscheine, deren Aufbewahrungsfrist bis zum 31 Dezember 2016 noch nicht abgelaufen ist. Rückwirkend heißt in diesem fall: Die Regelung gilt für alle Lieferscheine, deren Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO in der bis zum 31.12.2016 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen ist.
Damit müssen auch alle Lieferbelege aus den Vorjahren nicht mehr länger aufgehoben werden (sofern sie nicht Buchungsbeleg sind).
Wohin mit den Lieferscheinen vor 2017:
Lieferschein Vorlage Muster – ein Praxistipp
In der betrieblichen Praxis werden Liefernachweise häufig mit Rechnungsbelegen verknüpft, eine eindeutige Zuordnung erleichtert die Nachvollziehbarkeit. Doch Vorsicht, sobald auf der Rechnung auf den Lieferschein verwiesen wird, wird sie Rechnungsbestandteil und damit aufbewahrungspflichtig! Eine übliche Formulierung ist „Lieferung mit Lieferschein Nr. … vom …. Die Rechnung muss alle Angaben zur Lieferung (Art des Produkts, Menge, Mengeneinheit, Leistungsdatum) eindeutig ausweisen, erst dann kann auf den Lieferbeleg verzichtet werden. Lassen Sie sich hier steuerlich bzw. rechtlich beraten, welche Formulierungen auf Ihren Rechnungen stehen sollte, damit Sie künftig ausgehende Liefernachweise nicht archivieren müssen. Entwerfen Sie neue Vorlagen! Für den Rechnungseingang empfiehlt sich, eine betriebsinterne Handlungsanweisung für den Umgang mit Lieferbelegen zu entwerfen, die für alle Mitarbeiter des Rechnungswesens verbindlich ist. Sprechen Sie auch hierzu mit Ihrem Steuerberater.
Aufbewahrungsfristen interaktiv oder als App
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* Alle Informationen sind nach bestem Wissen zusammengestellt und erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Informationen ersetzen im konkreten Fall weder eine juristische noch eine steuerrechtliche Beratung.
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