Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
Wenn der Betrieb nicht mehr ins Rollen kommt oder aus anderen Gründen nicht weitergeführt werden soll, nennt sich dies Geschäftsaufgabe. Diese Entscheidung ist für viele Gewerbetreibende oder Geschäftsführer von Gesellschaften nicht einfach. Die Gründe für eine Aufgabe des Betriebes können vielfältig sein. Oft sind es die Gesundheit oder das Alter des Firmeninhabers, die ein weiteres Arbeiten unmöglich machen. In vielen Fällen findet sich dann einfach kein geeigneter Nachfolger. Manchmal hat sich das Geschäftsmodell aufgrund der rasanten technischen und wirtschaftlichen Entwicklung auch überholt, so dass langfristig keine Chance auf Erfolg besteht. Einige Gewerbebetriebe werden von vornherein befristet angemeldet. Ein geordnetes Ende des Geschäftsbetriebs hat ein Unternehmer selbst in der Hand. Er kann sein Betriebsvermögen selbst verwerten und davon noch offene Rechnungen der Gläubiger begleichen. So hat schon mancher er eine drohende Insolvenz vermieden und das Unternehmen schuldenfrei beendet. Das Image des Gewerbetreibenden bleibt unbeschädigt – neue Wege ins weitere Leben stehen ihm auch finanziell offen.
Trotz Geschäftsaufgabe zählen die Vorschriften des Datenschutzes
Denn trotz Einstellung des Geschäftsbetriebes sind weder die Aufbewahrungspflicht noch die Vorschriften des Datenschutzes (DSGVo) betreffend der Lagerung und der Aktenvernichtung beendet.
Bevor das Gewerbe abgemeldet wird, bleibt die Frage, wie die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen behandelt werden müssen.
Übersicht:
in diesem Artikel lesen Sie:
- Geschäftsaufgabe – Umgang mit Akten
- gesetzliche Aufbewahrungsfristen
- Liquidation einer GmbH
- Geschäftsaufgabe Einzelunternehmen
- Geschäftsaufgabe aus Altersgründen
- Geschäftsaufgabe – was ist zu beachten
- Tipps zur Archivierung
- Rückstellung für Aufbewahrung bei Betriebsaufgabe
- Betriebsaufgabe Kleinunternehmer
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
Wie lange welche Unterlagen aufzubewahren sind, schreibt der Gesetzgeber genau vor. So muss gewährleistet sein, dass wichtige Dokumente wegen steuerlicher Fragen und Unterlagen für die Sozialversicherungen auch nach dem Ende des Geschäftsbetriebes noch eingesehen werden können. Deshalb ergeben sich für bilanzierende Unternehmen nach dem Handelsgesetzbuch, für die GmbH zusätzlich aus dem GmbH-Gesetz (siehe auch unser spezieller Leitfaden Liquidation einer GmbH) und für alle Gewerbetreibende aus der Abgabenordnung bzw. dem Einkommensteuergesetz. So gilt für die Buchführung eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, andere Unterlagen müssen sechs Jahre aufgehoben werden. Für die Einlagerung der Akten sowie die Kontrolle und ihre Vernichtung entstehen in der Regel Kosten, die man einkalkulieren muss. Beachten Sie hierzu auch die interaktive Berechnungstabelle zu Aufbewahrungsfristen von über 200 verschiedenen Dokumentenarten.
Geschäftsaufgabe Kapitalgesellschaft – die Liquidation
Die Abwicklung eines Unternehmens mit dem Ziel, das Betriebsvermögen zu veräußern und einen hohen Aufgabegewinn zu erzielen, wird auch als Liquidation bezeichnet. Sind die Betriebsgrundlagen verkauft, wird der Geschäftsbetrieb eingestellt, Personen- oder Kapitalgesellschaften im Handelsregister abgemeldet. Diese Aufgaben werden an einen Liquidator übertragen, häufig ist das der bisherige Geschäftsführer oder einer der Gesellschafter. Im Falle der Insolvenz übernimmt die Insolvenzverwaltung diese Pflichten. Der Liquidator des Unternehmens muss auch die Archivierung der Unterlagen organisieren – zumindest so lange, wie es noch in der Liquidationsphase ist. Später gehen die Akten an die Gesellschafter bzw. an den Eigentümer zurück, soweit die Kapitalgesellschaft nicht vorher einen anderen Beschluss – z.B. der Auslagerung vor Liquidationsende – gefasst hat. Die Aufbewahrungsfrist für die letzten Unterlagen beginnt erst mit dem notariell beglaubigten Erlöschen der Gesellschaft oder der Austragung aus dem Gewerberegister bei einer Personengesellschaft. Neben der Kosten für die reine Aufbewahrung entstehen Aufwendungen für das jährliche Durchsehen der Aktenkartons und für die Vernichtung der entsprechenden Unterlagen. Anders verhält es sich bei der Geschäftsveräußerung – wird ein Unternehmen verkauft, gehen alle Dokumente in das Eigentum des Erwerbers über. Damit übernimmt er auch die fristgerechte Aufbewahrung der Unterlagen. Auch hier können abweichende Regelungen vertraglich vereinbart werden. Mehr hierzu finden Sie im Leitfaden Liquidation Kapitalgesellschaft.
Archivmanagement mit BlitzArchiv
BlitzArchiv ist das erste komplett automatisierte und anonymisierte Aktenlager. BlitzArchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes und der Aufbewahrung von Akten. Mit wenigen Klicks im gesicherten und verschlüsselten Onlineportal bestimmt der Kunde die Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten Aufbewahrungsfristen.
Geschäftsaufgabe Einzelunternehmen
Anders als bei der Geschäftsaufgabe einer Kapitalgesellschaft gibt es in einem Einzelunternehmen keinen Gesellschafter, keinen Geschäftsführer, der sich um die Abwicklung des Gewerbes kümmert. Ein Gewerbetreibender ist hier selbst in der Pflicht. Bereits vor der Betriebsaufgabe kann er alle Vermögenswerte, die nicht mehr unbedingt benötigt werden, veräußern. Achtung jedoch: hier gibt es umsatzsteuerliche Besonderheiten zu beachten! Auch Arbeitnehmer können bereits fristgemäß gekündigt werden. Sind die letzten Aufträge abgearbeitet, wird der Gewerbebetrieb eingestellt und das Gewerbe abgemeldet. Damit entfällt auch die Gewerbesteuerpflicht. Das noch vorhandene Vermögen geht jetzt in die Privatsphäre des Unternehmers über, gewertet wird dieser Vorgang als Geschäftsveräußerung an die Privatperson. Jetzt sollten die restlichen Einnahmen und die Reserven ausreichen, um alle Schuldner zu befriedigen. Über die steuerlichen Folgen solcher Betriebsaufgaben sollten Unternehmer mit ihrem Steuerberater reden, auch die örtliche IHK bietet hier Hilfe an. So muss bei der Geschäftsaufgabe zusätzlich zum jährlichen Gewinn auch der sogenannte Aufgabegewinn versteuert werden. Dieser entsteht durch die Aufdeckung der stillen Reserven. Der Mehrerlös der Wirtschaftsgüter (also die Differenz aus dem erzielten Verkaufserlös und dem Buchwert) muss versteuert werden. Auch die Frage der Dokumentenarchivierung muss jetzt gelöst werden. Stehen keine eigenen Räume zur Verfügung, bietet sich die Beauftragung eines externen Unternehmens an. Selbstverständlich sollten dafür alle Akten sinnvoll geordnet und archiviert sein.
Rechtsgrundlage Dokumenten- aufbewahrung.
Die wichtigsten Gesetze zum Aufbewahren von Dokumenten:
Geschäftsaufgabe aus Altersgründen
Viele Betriebe müssen in den nächsten Jahren aufgeben, weil der Inhaber aus Altersgründen die Leitung nicht mehr übernehmen kann, sich aber auch kein Nachfolger findet. Für Gewerbetreibende, die das 55. Lebensjahr vollendet haben oder dauerhaft berufsunfähig sind, bietet die Finanzbehörde steuerliche Vorteile bei Geschäftsaufgaben. Zum Beispiel wird so auf den Aufgabegewinn ein Freibetrag von 55.000 Euro gewährt. Verstirbt der Unternehmer, so gehören neben etwaigen Forderungen der Gläubiger auch die Unterlagen über das Gewerbe zur Erbmasse. Die Aufbewahrungspflicht geht auf seine Erben über.
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Was ist zu beachten bei einer Betriebsaufgabe?
Mit der Einstellung des Geschäftsbetriebes bleiben also auch für den Einzelunternehmer verschiedene Pflichten. Ebenso eine langfristige Planung sowie ausführliche Beratungen durch Steuerberater und die IHK helfen durch den Dschungel der Vorschriften. Diese Aufgaben müssen Unternehmer erledigen:
- Alle laufenden Verträge sind fristgemäß zu beenden bzw. zu kündigen.
- Das Unternehmen muss beim Finanzamt, bei der Berufsgenossenschaft, den Krankenkassen und der IHK abgemeldet werden.
- Das Finanzamt erwartet eine Umsatzsteuererklärung zum Stichtag der Betriebsaufgabe.
- Unternehmer müssen eine Schlussbilanz einschließlich Inventarliste mit Zeitwerten abgeben, ebenfalls zum Stichtag der Betriebsaufgabe. Das gilt auch dann, wenn sie bisher Einnahme-/Überschussrechner waren.
- Alle Unterlagen sind zu archivieren, die Aufbewahrung und das Handling der Aktenvernichtung müssen geklärt werden.
Externe Dienstleister – das können sie tun
Gerade für die Aufbewahrung von Unterlagen nach der Betriebsaufgabe von Einzelunternehmen oder Kapitalgesellschaften bietet sich die Beauftragung externer Dienstleister an. BlitzArchiv bietet diese Dienstleistungen deutschlandweit mit fairen Preisen und umfangreichem Angebot an. Vertraglich wird genau festgelegt, welche Aufgaben übernommen werden, die Kosten sind genau kalkulierbar. Jährlich schlägt das System die zu vernichtenden Aktenjahre vor, sodass immer nur der tatsächlich benötigte Platz berechnet wird. Die gesetzlich vorgesehene zeitnahe Aktenvernichtung, die Einhaltung der Datenschutzvorschriften, das sichere Verwahren entsprechend der gesetzlichen Fristen und das Rücksenden der Akten im Bedarfsfall ist so gewährleistet.
Rückstellung für Aufbewahrung bei Betriebsaufgabe
Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen müssen, auch bei einer Betriebsaufgabe, die voraussichtliche Aussonderungsmöglichkeiten berücksichtigen (BFH, Urteil vom 18.01.2011 – X R 14/09). Das heißt vereinfacht gesprochen: Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung zu bilden. Im o.a. Verfahren war unstreitig, dass alle Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren sind, allerdings sei nur eine durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren anzusetzen.
Die Lösung von BlitzArchiv: BlitzArchiv rechnet die komplette Leistung vor der Geschäftsaufgabe gegenüber dem Unternehmen ab: In der Aufgabebilanz können so die tatsächlichen nachgewiesenen Kosten für die Archivierung und Vernichtung in voller Höhe und in einer Summe gelten gemacht werden.
Betriebsaufgabe Kleinunternehmer
Unabhängig von der Betriebsgröße muss bei einer Betriebsaufgabe der Aufgabegewinn oder Veräußerungsgewinn versteuert werden. Außerdem gelten sonst auch für Kleinunternehmer grundlegend die gleichen Regeln wie unter dem Punkt Geschäftsaufgabe – was ist zu beachten beschrieben sind.
Anmerkung zur Archivierung bei BlitzArchiv: Die zu archivierenden Akten eines Kleinunternehmers können auch über mehrere Aktenjahre in einem Karton zusammengefasst werden. Es gilt dann für diesen Karton die Aufbewahrungsfrist des jeweils jüngsten enthaltenen Geschäftsjahres.
Erfahren Sie mehr über:
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Die Idee von BlitzArchiv ist, uns von der Aktenflut zu befreien, die die gesetzliche Aufbewahrungspflicht mit sich bringt – und dies ganz einfach!
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