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Aufbewahrungsfristen für Patientenakten: Fristen je Einrichtung
Patientenakten müssen grundsätzlich 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden (§ 630f Abs. 3 BGB, § 10 Abs. 3 MBO-Ä). In Sonderfällen gilt mehr: 15 Jahre bei Durchgangsarzt- und Blutprodukte-Dokumentation, 30 Jahre bei Strahlentherapie, Transfusions- und Transplantationsmedizin.
Dieser Ratgeber ordnet die Fristen nach Einrichtung: Krankenhaus, Arztpraxis, Krankenkasse und Psychotherapie. Mit Tabelle, Sonderfällen und FAQ.
Wie lange bewahrt das Krankenhaus Patientendaten auf?
Auch für Kliniken gilt die 10-Jahres-Grundregel, ergänzt um Landeskrankenhausgesetze mit teils längeren Fristen. Viele Kliniken heben Behandlungsunterlagen 30 Jahre auf. So lange können Ansprüche aus Behandlungsfehlern maximal geltend gemacht werden (§ 199 Abs. 2 BGB). Dazu die Spezialfristen: 30 Jahre für Strahlenbehandlung (§ 85 StrlSchG), Transfusion (§ 14 TFG) und Transplantation, 15 Jahre für die Anwendung von Blutprodukten, 10 Jahre für Röntgendiagnostik.
Fristen in der Arztpraxis
Niedergelassene Ärzte bewahren die Dokumentation 10 Jahre nach Behandlungsabschluss auf (§ 630f BGB, MBO-Ä). Kürzer: KV-Abrechnungen 4 Jahre, AU-Bescheinigungen und Überweisungsscheine 1 Jahr, Betäubungsmittel-Dokumentation 3 Jahre (§ 13 BtMVV). Länger: D-Arzt-Verfahren 15 Jahre, Röntgentherapie 30 Jahre. Bei Praxisaufgabe oder Tod des Arztes läuft die Pflicht weiter. Die Akten müssen in gesicherte Verwahrung, die Schweigepflicht wirkt fort.
Was die Krankenkasse speichert
Krankenkassen folgen eigenen Regeln: Sozialdaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie die Aufgabenerfüllung sie braucht (§ 84 SGB X, § 304 SGB V). Für Versicherte heißt das: Die Kasse ist kein Langzeitarchiv der eigenen Krankengeschichte. Wer Unterlagen später braucht, etwa für Renten- oder Versorgungsanträge, hebt eigene Kopien auf.
Psychotherapie: 10 Jahre, besonders sensibel
Für psychotherapeutische Dokumentation gilt die 10-Jahres-Frist (§ 630f BGB, Berufsordnungen der Kammern). Darüber hinaus empfehlen einzelne Kammern eine längere Aufbewahrung. Zugriffsschutz und datenschutzkonforme Vernichtung wiegen hier schwerer als sonst. Behandlungsaufzeichnungen genießen zudem Beschlagnahmeschutz.
Wenn der Arzt stirbt oder die Praxis schließt
Die Aufbewahrungspflicht überlebt die Praxis. Erben oder Nachfolger führen die Akten fristgerecht und zugriffsgeschützt weiter. Der Nachfolger darf sie nur mit Einwilligung der Patienten einsehen („Zwei-Schrank-Modell“). Praktikabel ist die externe Fristenverwahrung: versiegelte Kartons, Fristüberwachung je Karton, Herausgabe nur an Berechtigte.
Die 30-Jahre-Fälle im Überblick
| Bereich | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Strahlenbehandlung (Therapie) | 30 Jahre | § 85 StrlSchG; Minderjährige: bis zum 28. Lebensjahr |
| Bluttransfusion (Rückverfolgung) | 30 Jahre | § 14 TFG |
| Transplantationsmedizin | 30 Jahre | TPG |
| Röntgendiagnostik | 10 Jahre | § 85 StrlSchG |
| D-Arzt-Verfahren, DMP | 15 Jahre | SGB VII / DMP-Richtlinien |
| Anwendung von Blutprodukten | 15 Jahre | § 14 TFG |
Patientenakten rechtssicher auslagern
Papierakten aus 10 bis 30 Jahren sprengen jedes Praxisarchiv. BlitzArchiv lagert versiegelte Kartons im Sicherheitsarchiv, überwacht jede Frist einzeln und vernichtet nach Ablauf mit Nachweis. DSGVO-konform samt Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Zur Umsetzung: Archivierung von Patientenakten.
FAQ: Aufbewahrungsfristen Patientenakten
Wie lange müssen Patientenakten aufbewahrt werden?
Grundsätzlich 10 Jahre nach Behandlungsabschluss (§ 630f BGB). Sonderfristen reichen von 1 Jahr (AU-Bescheinigungen) bis 30 Jahre (Strahlentherapie, Transfusion).
Wie lange bewahrt das Krankenhaus Patientendaten auf?
Mindestens 10 Jahre, oft 30 Jahre wegen der zivilrechtlichen Höchstverjährung und der Landeskrankenhausgesetze.
Wie lange speichert die Krankenkasse meine Daten?
Nur solange die Aufgabenerfüllung sie braucht (§ 84 SGB X). Eigene Kopien aufheben lohnt sich.
Was passiert mit Patientenakten bei Praxisaufgabe?
Die Pflicht läuft weiter. Akten müssen zugriffsgeschützt verwahrt werden; der Nachfolger braucht die Einwilligung der Patienten.
Dürfen Patientenakten digitalisiert und das Papier vernichtet werden?
Ersetzendes Scannen ist unter Bedingungen zulässig (Maßstab: BSI TR-RESISCAN). Beweiskritische Unterlagen bleiben besser im Original.
Wann dürfen Patientenakten vernichtet werden?
Nach Ablauf aller Fristen müssen sie sogar vernichtet werden (DIN 66399, Schutzklasse 3). Aufbewahren ohne Zweck verstößt gegen die DSGVO.
Gilt für Kinder eine längere Frist?
Bei Strahlenanwendungen läuft die Frist bis zum 28. Lebensjahr (§ 85 StrlSchG). Zivilrechtliche Verjährung beginnt teils erst mit Volljährigkeit.
Was kostet die externe Lagerung von Patientenakten?
Die Kalkulationsbox liefert ohne Anmeldung einen Festpreis. Ohne Mindestmenge.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Patientenunterlagen?
Mit unserer Tabelle* können Sie die aktuellen Aufbewahrungsfristen ermitteln:
| Dokumentenklasse | Dokumentenart | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|---|
| Patientendaten | Abrechnung mit der KV mittels EDV (Sicherungskopie der Quartals-Abrechnung / BSG-Urteil v. 12.05.2005; Az. B 3 KR 32/04 R) | 4 | 2017 |
| Patientendaten | Abrechungsunterlagen/ Privatrechnungen nach GOÄ | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Durchschrift des gelben Dreifachsatzes, Teil C) | 1 | 2020 |
| Patientendaten | Arztbriefe (eigene und fremde) nach Abschluss der Behandlung | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Ärztliche Aufzeichnungen, Behandlungsunterlagen und Untersuchungsbefunde z. B.: | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Aufzeichnungen über genetische Untersuchungen und Analysen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Behandlung mit radioaktiven Stoffen und ionisierenden Strahlen | 30 | 1991 |
| Patientendaten | Berufsunfähigkeitsgutachten | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Betäubungsmittelbücher (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) | 3 | 2018 |
| Patientendaten | Betäubungsmittel (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) | 3 | 2018 |
| Patientendaten | Blutprodukte – Angaben nach § 14 Abs. 2 TFG (u.a. Patientenidentifikationsnummer, Chargenbezeichnung, Pharmazentralnummer, Datum und Uhrzeit der Anwendung) | 30 | 1991 |
| Patientendaten | Blutprodukte – Anwendung von Blutprodukten sowie gentechnisch hergestellten Plasmaproteinen zur Behandlung von Hämastasestörungen | 15 | 2006 |
| Patientendaten | BTM-Karteikarten (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) | 3 | 2018 |
| Patientendaten | BTM-Rezeptdurchschriften (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) | 3 | 2018 |
| Patientendaten | D-Arzt-Verfahren (Behandlungsunterlagen über das Durchgangsverfahren einschließlich Röntgenbilder und Krankenblätter) | 15 | 2006 |
| Patientendaten | DMP-Dokumentation | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Dokumentation ambulantes Operieren | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Dokumentations-Bögen ambulantes Operieren | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Durchschläge für vertretenden Arzt Notfall-/Vertreterschein | 10 | 2011 |
| Patientendaten | EEG (-Oszillogramme) und EKG-Streifen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Einweisungen (Durchschrift) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Gesundheitsuntersuchungen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Gutachten | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Gutachten über Patienten insbesondere Gutachten/ Unfallunterlagen über Patienten für Krankenkassen, Versicherungen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | H-Ärzte (Behandlungsunterlagen über das Durchgangsverfahren einschließlich Röntgenbilder und Krankenblätter) | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Häusliche Krankenpflege (Verordnung von) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Heilmittelverordnungen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Jugendarbeitsschutzuntersuchung (Untersuchungsbogen) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Jugendgesundheitsuntersuchung (Berichtsvordrucke, Dokumentation) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Karteikarten (einschließlich ärztlicher Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde; auch bei verstorbenen Patienten) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Karteikarten und andere ärztliche Aufzeichnungen, einschl. gesonderter Untersuchungsbefunde, Durchschriften von Arztbriefen, Befundmitteilungen, etc. (auch bei verstorbenen Patienten) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Kinderfrüherkennungsuntersuchungen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Kontrollkarten über interne Qualitätssicherung und Zertifikate über erfolgreiche Teilnahme an Ringversuchen | 5 | 2016 |
| Patientendaten | Krankenhausbehandlung (Verordnung, Krankenhauseinweisung Teil C) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Krankenhausberichte (stationäre Behandlung) nach Abschluss der Behandlung | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Krankenkassenanfragen (Durchschriften) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Krebsfrüherkennungsuntersuchungen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Laborbefunde (evtl. auch durch Eintrag in Kartei/PC) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Labor-Befunde / Labor-Buch | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Labor – externe Qualitätssicherung (Zertifikate) | 5 | 2016 |
| Patientendaten | Labor – interne Qualitätssicherung | 5 | 2016 |
| Patientendaten | Labor (Zertifikate von Ringversuchen) | 5 | 2016 |
| Patientendaten | Langzeit-EKG (Computerauswertungen/ keine Tapes) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Langzeit-EKG (Computerauswertung; keine Tapes) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Lungenfunktionsdiagnostik (Diagramme) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Lungenfunktionsdiagnostik (Diagramme) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Notfall- und Vertretungsscheine (Durchschrift Muster 19) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Berufsgenossenschaftliche Verletzungsverfahren | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung | 3 | 2018 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Bundesmantelverträge, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen | 1 | 2020 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Durchgangsarzt-Verfahren | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Röntgen-Verordnung | 30 | 1991 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Strahlenschutz-Verordnung | 30 | 1991 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Transfusions-Gesetz (Anwendung von Blutprodukten) | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Patienten-Unterlagen (s. unter A / Ärztliche Aufzeichnungen) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Psychotherapie (Mitteilung an Krankenkasse) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Röntgenbehandlungen/ -therapie (Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen nach der letzten Behandlung) | 30 | 1991 |
| Patientendaten | Röntgendiagnostik/ -untersuchung/ -aufnahmen (Ausnahme: D-Arzt ) | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Röntgendiagnostik/ -untersuchung/ -aufnahmen (Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 18. Lebensjahr des Patienten) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Röntgen (Konstanzprüfungen; auch Filmverarbeitung von Prüffilmen) | 2 | 2019 |
| Patientendaten | Sonographische Untersuchungen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Sonographische Untersuchungen (Aufzeichnungen, Fotos, Disketten, Prints, Befunde, Tapes) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Strahlenschutz (Unterlagen über Mitarbeiterbelehrung) | 5 | 2016 |
| Patientendaten | Transfusionsgesetz (siehe Blutprodukte) | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Transplantation (Aufzeichnungen gem. Transplantationsgesetz) | 30 | 1991 |
| Patientendaten | Überweisungsscheine | 1 | 2020 |
| Patientendaten | Überweisungsscheine | 1 | 2020 |
| Patientendaten | Zertifikate von Ringversuchen (externe Qualitätssicherung) | 5 | 2016 |
| Patientendaten | Zytologische Befunde (im Rahmen der Krebsfrüherkennung) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Zytologische Präparate | 10 | 2011 |
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Patientenakten
Für die Ergebnisse genetischer Untersuchungen und Analysen ist in § 12 Abs. 1 Gendiagnostikgesetz (GenDG) eine Frist von zehn Jahren ausdrücklich verankert. Eine Ausnahme von der Zehnjahresfrist regelt ein Spezialgesetz in § 85 Abs. 2 des Gesetzes zum Schutz vor der schädlichen Wirkung ionisierender Strahlen. Danach müssen bei Behandlungen, Aufnahmen und Röntgenaufnahmen digitale Bilddaten und andere Untersuchungsdaten für die Dauer von 30 Jahren und bei Untersuchungen Minderjähriger bis zum 28. Lebensjahr aufbewahrt werden.
Gemäß § 14 Abs. 3 Transfusionsgesetz sind Aufzeichnungen über die Verwendung von gentechnisch veränderten Blutprodukten und Plasmaproteinen mindestens 15 Jahre aufzubewahren. Die verwendeten Blutprodukte und Plasmaproteine sind mit spezifischen Informationen gekennzeichnet – z. B. mit der Patientenidentifikationsnummer, der Chargenbezeichnung, dem Datum und der Uhrzeit. Diese Daten müssen 30 Jahre gespeichert werden.
Papier- oder elektronische Form
Bei der Patientenakte in elektronischer Form ist auf jeden Fall sicherzustellen, dass die Akten während der Aufbewahrungsdauer jederzeit wieder zur Verfügung gestellt werden können. Nach § 630f Abs.1. BGB sind Änderungen und Berichtigungen von Eintragungen in der Patientenakte in aller Regel zulässig. Hierbei gibt es eine wichtige Besonderheit: Dies gilt jedoch nur, wenn der ursprüngliche Inhalt in der Datei erkennbar bleibt und das Änderungsdatum hinzugefügt wird. Dies ist auch bei elektronisch geführten Patientenakten sicherzustellen (§ 630f Abs. 1 S. 3 BGB). Die eingesetzte Software muss in diesem Fall sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben. Die Bundesärztekammer hat in Zusammenarbeit mit der Kassenärztlichen Bundesvereinigung Tipps und Empfehlungen entwickelt, die sich auch mit Dokumentationspflichten und Datensicherheit befassen. Wichtig ist hier der Einsichts- und Zugriffsschutz.
Stellung der digitalisierten Dokumente
Behandlungsdokumente mitsamt angegebener Aufbewahrungsfristen für Patientenakten können anstelle des Originals eingescannt und elektronisch gespeichert werden. Bei diesem sogenannten Ersatzscan hat das elektronische Dokument jedoch nicht die gleiche Beweiskraft wie das Original, um sich für eine Beglaubigung zu qualifizieren. Daher müssen Ärzte im Einzelfall prüfen, ob sie Papierdokumente nach dem Scannen vernichten oder aufbewahren. Die Beweiskraft sollte jedoch durch einen zertifizierten Digitalisierungsprozess verstärkt werden, der nachträgliche Eingriffe in die digitalisierten Dokumente und deren Veränderung verhindert. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat einen technischen Leitfaden veröffentlicht, der auch für das Gesundheitswesen geeignet ist. Darin heißt es: „Ziel ist es, den Beweiswert zu mindern, der immer mit der Vernichtung der Originalurkunde verbunden ist.“
In einigen Fällen nutzen Ärzte externe Dienstleister als Subunternehmer für die Archivierung, Wartung von Computersystemen oder die Vernichtung von Patientenakten. Soweit diese Leistungserbringer auf Patientendaten zugreifen können, ist eine datenschutzrechtliche Identifikation erforderlich. Dies findet sich vor allem in einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO.
Art. 28 DSGVO enthält darüber hinaus weitere spezifische Anforderungen an die Auftragsverarbeitung. Gemäß Art. 28 Abs. 1 DSGVO muss der Verantwortliche ausreichende Garantien dafür geben, dass angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, damit die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO und des Datenschutzes erfolgt. Sie darf personenbezogene Daten mit Aufbewahrungsfristen für Patientenunterlagen nur im Auftrag des Auftraggebers verarbeiten (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 Buchst. a und Art. 29 DSGVO).
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Patientenakten in Arztpraxen und Gemeinschaftspraxen
Für jede Arztpraxis und jede Ärztin sowie jeden Arzt ist es wichtig, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Patientenakten genau zu kennen und einzuhalten. Dies gilt sowohl für Einzelpraxen als auch für eine Arzt Gemeinschaftspraxis. Durch die Einhaltung dieser Fristen sichern Ärzte die Verfügbarkeit wichtiger Patientendaten und erfüllen gleichzeitig gesetzliche Vorgaben, was zu einer erhöhten Rechtssicherheit und verbesserten Patientenversorgung führt.
Fazit zu den Aufbewahrungsfristen für Patientenakten
Wir empfehlen Ihnen, Patientenakten mindestens gemäß der Fristen aus der Saarbrücker Tabelle aufzubewahren. Mit BlitzArchiv archivieren wir Ihre Patientenakten und medizinischen Unterlagen. Unkompliziert und mit umfassendem Service.
Begriffe der Saarbrücker Tabelle:
Dokumentenklasse:
Die Dokumentenklasse Patientenakten für alle Unterlagen der medizinischen Behandlungsdokumentation.
Frist:
Die Anzahl der aufzubewahrenden Jahre nach den aktuellen Vorgaben.
Jahrgang / im Jahr:
Das berechnete Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.
Unterscheidung in Dokumentenarten
Dokumente in der Buchhaltung haben als Faustregel eine Frist von 10 Jahren.
Aufbewahrungspflichten:
Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
* Disclaimer: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.
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