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Aufbewahrungsfristen Patientenakten: Fristen & Pflichten
Nach § 630f Abs.1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) müssen Ärzte und Angehörige anderer Heilberufe im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit einer Behandlung eine Patientenakte mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen für Patientenunterlagen zum Zwecke der Dokumentation führen. Gemäß § 630f § 3 BGB beträgt die Speicherdauer grundsätzlich zehn Jahre nach Beendigung der Verarbeitung. Dieser Zeitraum entspricht der ärztlichen Berufsordnung, § 10 Absatz 3 Berufsordnung der in Deutschland praktizierenden Ärzte (MBO-Ä). Auch Absatz 2 des Bundesärztevertrages (BMV-Ä) verlangt eine Aufbewahrung für mindestens zehn Jahre. Die Frist von zehn Jahren steht jedoch unter einem ausdrücklichen Vorbehalt anderer Rechtsvorschriften. Die aktuelle Position legt konkrete gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Patientenakten fest und befasst sich mit der Form der Aufbewahrung, einschließlich der Möglichkeit, über die Digitalisierung hinauszugehen. Daran schließen sich Aussagen zur Einbindung externer Dienstleister an.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Patientenunterlagen?
Mit unserer Tabelle* können Sie die aktuellen Aufbewahrungsfristen ermitteln:
| Dokumentenklasse | Dokumentenart | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|---|
| Patientendaten | Abrechnung mit der KV mittels EDV (Sicherungskopie der Quartals-Abrechnung / BSG-Urteil v. 12.05.2005; Az. B 3 KR 32/04 R) | 4 | 2017 |
| Patientendaten | Abrechungsunterlagen/ Privatrechnungen nach GOÄ | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Durchschrift des gelben Dreifachsatzes, Teil C) | 1 | 2020 |
| Patientendaten | Arztbriefe (eigene und fremde) nach Abschluss der Behandlung | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Ärztliche Aufzeichnungen, Behandlungsunterlagen und Untersuchungsbefunde z. B.: | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Aufzeichnungen über genetische Untersuchungen und Analysen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Behandlung mit radioaktiven Stoffen und ionisierenden Strahlen | 30 | 1991 |
| Patientendaten | Berufsunfähigkeitsgutachten | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Betäubungsmittelbücher (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) | 3 | 2018 |
| Patientendaten | Betäubungsmittel (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) | 3 | 2018 |
| Patientendaten | Blutprodukte – Angaben nach § 14 Abs. 2 TFG (u.a. Patientenidentifikationsnummer, Chargenbezeichnung, Pharmazentralnummer, Datum und Uhrzeit der Anwendung) | 30 | 1991 |
| Patientendaten | Blutprodukte – Anwendung von Blutprodukten sowie gentechnisch hergestellten Plasmaproteinen zur Behandlung von Hämastasestörungen | 15 | 2006 |
| Patientendaten | BTM-Karteikarten (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) | 3 | 2018 |
| Patientendaten | BTM-Rezeptdurchschriften (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) | 3 | 2018 |
| Patientendaten | D-Arzt-Verfahren (Behandlungsunterlagen über das Durchgangsverfahren einschließlich Röntgenbilder und Krankenblätter) | 15 | 2006 |
| Patientendaten | DMP-Dokumentation | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Dokumentation ambulantes Operieren | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Dokumentations-Bögen ambulantes Operieren | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Durchschläge für vertretenden Arzt Notfall-/Vertreterschein | 10 | 2011 |
| Patientendaten | EEG (-Oszillogramme) und EKG-Streifen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Einweisungen (Durchschrift) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Gesundheitsuntersuchungen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Gutachten | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Gutachten über Patienten insbesondere Gutachten/ Unfallunterlagen über Patienten für Krankenkassen, Versicherungen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | H-Ärzte (Behandlungsunterlagen über das Durchgangsverfahren einschließlich Röntgenbilder und Krankenblätter) | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Häusliche Krankenpflege (Verordnung von) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Heilmittelverordnungen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Jugendarbeitsschutzuntersuchung (Untersuchungsbogen) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Jugendgesundheitsuntersuchung (Berichtsvordrucke, Dokumentation) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Karteikarten (einschließlich ärztlicher Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde; auch bei verstorbenen Patienten) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Karteikarten und andere ärztliche Aufzeichnungen, einschl. gesonderter Untersuchungsbefunde, Durchschriften von Arztbriefen, Befundmitteilungen, etc. (auch bei verstorbenen Patienten) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Kinderfrüherkennungsuntersuchungen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Kontrollkarten über interne Qualitätssicherung und Zertifikate über erfolgreiche Teilnahme an Ringversuchen | 5 | 2016 |
| Patientendaten | Krankenhausbehandlung (Verordnung, Krankenhauseinweisung Teil C) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Krankenhausberichte (stationäre Behandlung) nach Abschluss der Behandlung | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Krankenkassenanfragen (Durchschriften) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Krebsfrüherkennungsuntersuchungen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Laborbefunde (evtl. auch durch Eintrag in Kartei/PC) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Labor-Befunde / Labor-Buch | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Labor – externe Qualitätssicherung (Zertifikate) | 5 | 2016 |
| Patientendaten | Labor – interne Qualitätssicherung | 5 | 2016 |
| Patientendaten | Labor (Zertifikate von Ringversuchen) | 5 | 2016 |
| Patientendaten | Langzeit-EKG (Computerauswertungen/ keine Tapes) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Langzeit-EKG (Computerauswertung; keine Tapes) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Lungenfunktionsdiagnostik (Diagramme) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Lungenfunktionsdiagnostik (Diagramme) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Notfall- und Vertretungsscheine (Durchschrift Muster 19) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Berufsgenossenschaftliche Verletzungsverfahren | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung | 3 | 2018 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Bundesmantelverträge, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen | 1 | 2020 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Durchgangsarzt-Verfahren | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Röntgen-Verordnung | 30 | 1991 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Strahlenschutz-Verordnung | 30 | 1991 |
| Patientendaten | Patientendaten, allg. nach Transfusions-Gesetz (Anwendung von Blutprodukten) | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Patienten-Unterlagen (s. unter A / Ärztliche Aufzeichnungen) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Psychotherapie (Mitteilung an Krankenkasse) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Röntgenbehandlungen/ -therapie (Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen nach der letzten Behandlung) | 30 | 1991 |
| Patientendaten | Röntgendiagnostik/ -untersuchung/ -aufnahmen (Ausnahme: D-Arzt ) | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Röntgendiagnostik/ -untersuchung/ -aufnahmen (Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 18. Lebensjahr des Patienten) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Röntgen (Konstanzprüfungen; auch Filmverarbeitung von Prüffilmen) | 2 | 2019 |
| Patientendaten | Sonographische Untersuchungen | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Sonographische Untersuchungen (Aufzeichnungen, Fotos, Disketten, Prints, Befunde, Tapes) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Strahlenschutz (Unterlagen über Mitarbeiterbelehrung) | 5 | 2016 |
| Patientendaten | Transfusionsgesetz (siehe Blutprodukte) | 15 | 2006 |
| Patientendaten | Transplantation (Aufzeichnungen gem. Transplantationsgesetz) | 30 | 1991 |
| Patientendaten | Überweisungsscheine | 1 | 2020 |
| Patientendaten | Überweisungsscheine | 1 | 2020 |
| Patientendaten | Zertifikate von Ringversuchen (externe Qualitätssicherung) | 5 | 2016 |
| Patientendaten | Zytologische Befunde (im Rahmen der Krebsfrüherkennung) | 10 | 2011 |
| Patientendaten | Zytologische Präparate | 10 | 2011 |
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Patientenakten
Für die Ergebnisse genetischer Untersuchungen und Analysen ist in § 12 Abs. 1 Genforschungsgesetz eine Frist von zehn Jahren ausdrücklich verankert. Eine Ausnahme von der Zehnjahresfrist regelt ein Spezialgesetz in § 85 Abs. 2 des Gesetzes zum Schutz vor der schädlichen Wirkung ionisierender Strahlen. Danach müssen bei Behandlungen, Aufnahmen und Röntgenaufnahmen digitale Bilddaten und andere Untersuchungsdaten für die Dauer von 30 Jahren und bei Untersuchungen Minderjähriger bis zum 28. Lebensjahr aufbewahrt werden.
Gemäß § 14 Abs. 3 Transfusionsgesetz sind Aufzeichnungen über die Verwendung von gentechnisch veränderten Blutprodukten und Plasmaproteinen mindestens 15 Jahre aufzubewahren. Die verwendeten Blutprodukte und Plasmaproteine sind mit spezifischen Informationen gekennzeichnet – z. B. mit der Patientenidentifikationsnummer, der Chargenbezeichnung, dem Datum und der Uhrzeit. Diese Daten müssen 30 Jahre gespeichert werden.
Papier- oder elektronische Form
Bei der Patientenakte in elektronischer Form ist auf jeden Fall sicherzustellen, dass die Akten während der Aufbewahrungsdauer jederzeit wieder zur Verfügung gestellt werden können. Nach § 630f Abs.1. BGB sind Änderungen und Berichtigungen von Eintragungen in der Patientenakte in aller Regel zulässig. Hierbei gibt es eine wichtige Besonderheit: Dies gilt jedoch nur, wenn der ursprüngliche Inhalt in der Datei erkennbar bleibt und das Änderungsdatum hinzugefügt wird. Dies ist auch bei elektronisch geführten Patientenakten sicherzustellen (§ 630f Abs. 1 S. 3 BGB). Die eingesetzte Software muss in diesem Fall sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben. Die Bundesärztekammer hat in Zusammenarbeit mit der Kassenärztlichen Bundesvereinigung Tipps und Empfehlungen entwickelt, die sich auch mit Dokumentationspflichten und Datensicherheit befassen. Wichtig ist hier der Einsichts- und Zugriffsschutz.
Stellung der digitalisierten Dokumente
Behandlungsdokumente mitsamt angegebener Aufbewahrungsfristen für Patientenakten können anstelle des Originals eingescannt und elektronisch gespeichert werden. Bei diesem sogenannten Ersatzscan hat das elektronische Dokument jedoch nicht die gleiche Beweiskraft wie das Original, um sich für eine Beglaubigung zu qualifizieren. Daher müssen Ärzte im Einzelfall prüfen, ob sie Papierdokumente nach dem Scannen vernichten oder aufbewahren. Die Beweiskraft sollte jedoch durch einen zertifizierten Digitalisierungsprozess verstärkt werden, der nachträgliche Eingriffe in die digitalisierten Dokumente und deren Veränderung verhindert. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat einen technischen Leitfaden veröffentlicht, der auch für das Gesundheitswesen geeignet ist. Darin heißt es: „Ziel ist es, den Beweiswert zu mindern, der immer mit der Vernichtung der Originalurkunde verbunden ist.“
In einigen Fällen nutzen Ärzte externe Dienstleister als Subunternehmer für die Archivierung, Wartung von Computersystemen oder die Vernichtung von Patientenakten. Soweit diese Leistungserbringer auf Patientendaten zugreifen können, ist eine datenschutzrechtliche Identifikation erforderlich. Dies findet sich vor allem in einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO.
Art. 28 DSGVO enthält darüber hinaus weitere spezifische Anforderungen an die Auftragsverarbeitung. Gemäß Art. 28 Abs. 1 DSGVO muss der Verantwortliche ausreichende Garantien dafür geben, dass angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, damit die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO und des Datenschutzes erfolgt. Sie darf personenbezogene Daten mit Aufbewahrungsfristen für Patientenunterlagen nur im Auftrag des Auftraggebers verarbeiten (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 Buchst. a und Art. 29 DSGVO).
Fazit zu den Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung
Wir empfehlen Ihnen, Patientenakten mindestens gemäß der Fristen aus der Saarbrücker Tabelle aufzubewahren. Mit BlitzArchiv archivieren wir Ihre Patientenakten und medizinischen Unterlagen. Unkompliziert und mit umfassendem Service.
Begriffe der Saarbrücker Tabelle:
Dokumentenklasse:
Die Dokumentenklasse Buchhaltung für alle Unterlagen betreffend der Buchführung eines Unternehmens.
Frist:
Die Anzahl der aufzubewahrenden Jahre nach den aktuellen Vorgaben.
Jahrgang / im Jahr:
Das berechnete Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.
Unterscheidung in Dokumentenarten
Dokumente in der Buchhaltung haben als Faustregel eine Frist von 10 Jahren.
Aufbewahrungspflichten:
Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
* Disclaimer: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.
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