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Akten archivieren FAQ

Für Erstbesteller

Ja, Sie müssen nicht alle Kartons zu einem Stichtag zur Abholung bereitstellen sondern können auch succesive über mehrere Abholungen einlagern.

Ja, unser Dienst richtet sich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands.

Einen Aktenbestand kann direkt bei Auftragserteilung über die komplette Laufzeit (sinnvoll z.B. bei Liquidationen) beauftragt und abgerechnet werden aber auch in kürzeren Intervallen. Im Bestellformular können Sie im Abschitt „2. Ihre Verteilung nach Aktenjahren“ das Mietende frei bestimmen.

Zum Ablauf der Mietzeit erhalten Sie automatisch eine Erinnerung und können im Bedarfsfall die Mietdauer entsprechend verlängern.

Mitbestellte Blitzkartonsets oder Startersets werden unmittelbar nach Zahlungseingang an Sie verschickt.

Den Wunschabholtermin für die gepackten Aktenkartons geben Sie uns einfach vor. Der früheste Abholtermin bei gleichzeitiger Lieferung von Blitzkartons ist eine Woche nach Auftragsdatum.

Ihr ControlCenter ist der Passwort geschützte und verschlüsselte Loginbereich von blitzarchiv. Die Daten können nur von Ihnen eingesehen werden und die Nutzung ist für unsere Kunden kostenlos. Im ControlCenter steuern Sie alles rund um Ihre Akten und Vorgänge, wie einlagern, rückfordern, Aktenvernichtung, Bestandsliste, Mietvertängerung, etc.

Den Abholtermin geben Sie uns einfach vor. Zu diesem Termin werden die verschlossenen Aktenkartons bei Ihnen abgeholt und in unser Sicherheitslager gebracht. Der Abholtermin ist gleichzeitig der Mietbeginn.

Mitbestellte Blitzkartonsets werden unmittelbar nach Zahlungseingang an Sie verschickt. Der früheste Abholtermin bei gleichzeitiger Lieferung von Blitzkartons ist eine Woche nach Auftragsdatum.

Ein Starterset zum Preis von 99,00 EUR brutto beinhaltet 9 Blitzkartonsets für 63 Aktenordner(8 cm Rückenbreite) inclusive einer Jahresmiete.
Ausführliche Information und Bestellung hier.

Wenn Sie noch nicht genau wissen welche Akten Sie auslagern mögen, ist das Starterset ideal. Sie packen zuerst und erst in einem zweiten Vorgang bestimmen Sie die Auslagerungszeit und den Abholtermin.

Versteckte Kosten kennen wir nicht – unsere Preise sind Endpreise.

Verpacken Sie in einen Karton nur Akten aus einem Aktenjahr. Das erleichtert Ihnen eine Akte zurückzufordern und z.B. die optionale Aktenvernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu überwachen.

Benutzen Sie eine für Sie schlüssige Benennung pro Karton, um einzelne Inhalte im Bedarfsfall leicht zu finden.

Bei größeren Mengen empfehlen wir zusätzlich mit der kostenlosen Datenbank in Ihrem ControlCenter den Inhalt detaillierter zu verschlagworten. Umso einfacher ist die Suche.

Lagern Sie gleich nach Abschluss eines Projektes oder Jahresabschlusses aus – und Sie haben ein perfektes Aktenarchivsystem.

Nein, da wir nur verschlossene und versiegelte Kartons handhaben, haben wir nie Berührung mit Ihren Akten und daher ist kein ADV erforderlich.

Bringen Sie den oberen Teil des Ausdruckes mit einer selbstklebenden Lieferscheinhülle auf einer kurzen Seite des Kartons an.

Nach Ihrer Bestellung werden Sie direkt in das ControlCenter weitergeleitet.

Im ControlCenter können Sie unter „meine Kartons“ ausgewählte und unter „meine Aufträge“ alle Kartonaufkleber des Auftrages ausdrucken. Vergeben Sie vorher mit der Funktion „Kartoninhalt verwalten“ eine schlüssige Benennung pro Karton oder Inhalt. Nach dem ersten Ausdruck ist aus Sicherheitsgründen diese Funktion gesperrt. Bringen Sie den oberen Teil des Ausdruckes mit einer Lieferscheinhülle auf einer kurzen Seite des Kartons an.

Bei einer Anforderung bis 12:00 Uhr geht Ihr Karton noch am selben Tag in die Auslieferung. Die Transportlaufzeit beträgt üblicherweise einen Arbeitstag.

Längere Lieferzeiten können bei Auslieferungen auf die Inseln der Nord- und Ostsee vorkommen.

Sie können bei Blitzarchiv bereits verpackte Kundenkartons einlagern und Ordner mit unseren Blitzkartonsets. Bitte legen dazu Sie zwei Bestellungen an:

  • Bestellung 1: „Kartons einlagern“ bzw. „Kundenkartons einlagern“
  • Bestellung 2: „Ordner einlagern“ bzw. „Blitzkartons mitbestellen“

Bitte berücksichtigen Sie bei der Bestellung zwei, dass Sie noch Zeit zum Verpacken benötigen und wählen Sie einen entsprechenden Abholtermin.

Funktionen im Control Center

Menü „meine Kartons“, markieren Sie die gewünschten Kartons.

Verwenden Sie die Aktion „nach Mietablauf vernichten“ für die markierten Kartons, die nach Mietende nicht zurückgesandt sondern vernichtet werden sollen. Sie werden anschließend zur Bestellzusammenfassung weitergeleitet.

ACHTUNG: Diese Funktion ist nur für Kartons möglich, die in der Spalte „nach Ende“ mit „zum Kunden“ gekennzeichnet sind. Markierte Kartons, die nicht den o.a. Bedingung entsprechen, werden die der Aktion ignoriert.

Menü „meine Kartons“, markieren Sie die gewünschten Kartons.

Verwenden Sie die Aktion „nach Mietablauf zurücksenden“ für die markierten Kartons, die nach Mietende nicht vernichtet sondern zurückgesandt werden sollen. Sie werden anschließend zur Bestellzusammenfassung weitergeleitet und können dort auch die Abholadresse anpassen.

ACHTUNG: Diese Funktion ist nur für Kartons möglich, die in der Spalte „nach Ende“ mit „vernichten“ gekennzeichnet sind. Markierte Kartons, die nicht den o.a. Bedingung entsprechen, werden die der Aktion ignoriert.

Wählen Sie das Menü „neuer Auftrag“ dort können Sie einen Einlagerungsauftrag erteilen.

Wählen Sie „Blitzkartons nur Einlagern“, wenn Sie z.B. ein Starterset bestellt haben und nun einlagern wollen.

Mit „Blitzkartons mitbestellen“ liefern wir Ihnen vor der Abholung die benötigten Blitzkartons.

Wenn Ihr Abholtermin bereits fest steht, können Sie den Karton-Aufkleber-Ausdruck aus dem ControlCenter unter „meine Aufträge“ starten.

Steht der Abholtermin (z.B. bisher nur ein Starterset bestellt) noch nicht fest, bitte zuerst im ControlCenter unter „neuer Auftrag“ die Einlagerung beauftragen, um anschließend den Ausdruck zu starten.

Hinweis: Nach dem Ausdruck lassen sich aus Sicherheitsgründen kein Daten mehr in der Verschlagwortung ändern.

Menü „meine Kartons“, markieren Sie die gewünschten Kartons.

Wählen Sie am Ende der Liste „Karton anfordern“, wenn wir Ihnen Kartons zur Einsicht zurückschicken sollen. Sie werden anschließend zur Bestellzusammenfassung weitergeleitet und können dort auch die Lieferadresse anpassen.

ACHTUNG: Diese Funktion ist nur für Kartons möglich, die den Status „im Lager“ haben. Markierte Kartons, die nicht den o.a. Bedingung entsprechen, werden die der Aktion ignoriert.

Hinweis: Nach dem Ausdruck lassen sich aus Sicherheitsgründen kein Daten mehr in der Verschlagwortung ändern.

Menü „meine Kartons“, markieren Sie die gewünschten Kartons.

Wählen Sie „Karton wiedereinlagern“, wenn Sie Kartons, die Sie zuvor angefordert haben, wieder einlagern wollen. Sie werden anschließend zur Bestellzusammenfassung weitergeleitet und können dort auch die Abholadresse anpassen.

ACHTUNG: Diese Funktion ist nur für Kartons möglich, die den Status „Beim Kunden“ haben. Markierte Kartons, die nicht den o.a. Bedingung entsprechen, werden die der Aktion ignoriert.

Menü „meine Kartons“, markieren Sie die gewünschten Kartons.

Wählen Sie „Mietdauer um 1 Jahr verlängern“, wenn Sie das Lagernde der markierten Kartons um ein Jahr verlängern wollen. Sie werden anschließend zur Bestellzusammenfassung weitergeleitet. Die gleiche Funktion gibt es auch für 2 oder 3 Jahre.

ACHTUNG: Diese Funktion ist nur für Kartons möglich, die den Status „im Lager“ oder „In Vernichtung“ (Ankündigung anstehende Aktenvernichtung) haben. Markierte Kartons, die nicht den o.a. Bedingung entsprechen, werden die der Aktion ignoriert.

Menü „meine Kartons“, markieren Sie die gewünschten Kartons oder wählen Sie am Ende der Liste „alle Kartons“.

Wählen Sie diese Funktion wenn Sie das aktuelle Mietende bereits eingelagerter Kartons bis zum Ende der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist verlängern wollen.

Berechnet wird nur die Differenz den neuen Mietendes zu dem aktuellen Mietende.

Die gleiche Funktion gibt es auch für „Mietdauer verlängern bis Aktenjahr + 6 Jahre“.

ACHTUNG: Diese Funktion ist nur für Kartons möglich, die den Status „im Lager“ oder „In Vernichtung“ (Ankündigung anstehende Aktenvernichtung) haben. Markierte Kartons, die nicht den o.a. Bedingung entsprechen, werden die der Aktion ignoriert.

TIPP: Falls der Beginn der Aufbewahrungsfrist nicht das Aktenjahr sondern ein Folgejahr ist, wählen Sie zuerst „Mietdauer bis Aktenjahr + 10 Jahre verlängern“ und anschließend „Mietdauer um 1 (oder 2) Jahr verlängern“. (Beispiel: späterer Bilanzerstellung).

Wählen Sie das Menü „neuer Auftrag“ dort können Sie ein oder mehrere Startersets bestellen.

Öffnet die Maske zur Verwaltung / Verschlagwortung des Kartoninhaltes. Dort können Sie die entsprechenden Daten einsehen oder bei neuen Kartons erfassen.

ACHTUNG: Nach dem Auslösen der Funktion „Kartonaufkleber drucken“ ist aus Sicherheitsgründen das Editieren des Kartoninhaltes gesperrt.

Info: Zusätzlich wird zu jedem Karton bei der Bestellung das Aktenjahr, das Mietende und die Aktion zum Mietende hinterlegt. Wenn Sie nichts tun, nummeriert das System die Kartons nach Aktenjahr fortlaufend.

Menüpunkte im Control Center erklärt

Der Menüpunkt „Mein Profil“ dient zur Pflege Ihre Kontaktdaten und zur Verwaltung des Zugangspasswort.

Weitere Einstellungen: Abreichende Rechnungs-Email, eigene Referenznummer auf der Rechnung, Ausdruck ADV.

Hinweis: Abweichende Abhol-/Lieferadresse können Sie direkt im jeweiligen Auftrag bei der Bestellzusammenfassung ändern.

Unter „Meine Aufträge“ verwalten Sie Ihre Aufträge. Sie können nach Auftragsjahr oder Auftragsnummer suchen und sehen alle Auftragsdetails.

Funktionen: Rechnungsnachdruck, Kartoinaufkleberdruck.

Möchten Sie Ihre Kartons verwalten, wählen Sie bitte den Menüpunkt „meine Kartons“.

Unter „meine Kartons“ verwalten Sie Ihre eingelagerten Kartons. Sie können nach Aktenjahr, Kartonname oder Schlagwörtern suchen und selektieren.

Weitere Funktionen: Verschlagwortung, Kartonaufkleberdruck, Anforderung eingelagerter Kartons, Abholung Rückgesendeter Kartons, Verlängerung der Mietzeit, Änderung des Verfahren am Lagernde auf Rücksendung oder Vernichtung.

Die Zahl in der eckigen Klammer [XX] entspricht der bestellten Aufbewahrung in Jahren ab dem Aktenjahr.

Ist die Kartonnummer fett markiert, haben Sie das Merkmal personenbezogene Daten aktiviert.

Mit dem Menüpunkt „neuer Auftrag“ können Sie neue Einlagerungsaufträge erteilen und Blitzkartonsets bestellen.

Sie haben bereits ein Starterset bekommen, dann können Sie mit neuer Auftrag auch nur die Einlagerung bestellen.

Unter „Auswertungen“ können Sie sich eine Lagerliste Ihrer Kartons als PDF oder CVS exportieren.

Gleichzeitig finden Sie hier Ihre Zertifikat zur Aktenvernichtung, sofern Sie solche beauftragt haben.

Der Menüpunkt DSGVO-AuftragV. vereinfacht Ihre Pflichtangaben nach DSGVO:

Unter diesem Register finden Sie eine Liste aller Ihrer Kartons mit Kartonname und Karton-ID. Sie können mit der Mehrfachauswahl die fehlende Erklärung für einen oder mehrere Kartons speichern.

Laut der DSGVO müssen Sie uns gegenüber erklären ob (ja/nein) und wenn ja in welcher Art personenbezogene Daten in den Kartons enthalten sind.

Allgemeines

Sobald er fertig ist, denn die Überwachung der Aufbewahrungspflicht nebst der optionalen Aktenvernichtung haben Sie dann outgesourct und das Thema ist für Sie erledigt. Sollten Sie eine Akte nochmals brauchen, fordern Sie sie einfach in Ihrem ControlCenter an.
Manche Betriebe, bei denen z.B. eine jährliche Außenprüfung vom Finanzamt durchgeführt wird, lagern erst nach der Außenprüfung ein.

In den Karton gehören nur die Geschäftsakten, deren Bedeutung oder Wert mit Ende der Aufbewahrungspflicht endet.

Entsprechend gehören nicht in den Aktenkarton:
Geld, Urkunden, Wertpapiere sowie sonstige geldwerte Güter und Dokumente, die länger als die übliche Aufbewahrungspflicht Gültigkeit haben. Wie z.B. Verträge, die ein offenes Ende haben, da sie sich verlängern, Vollstreckungstitel, Gesellschafter- ,Franchise- Miet-, Telefon-, Lieferantenverträge, Baupläne, etc.

Sicherheitsgewinn: Bei in Ihren Räumen gelagerten Akten weiß jeder, dass sie zu Ihrem Unternehmen gehören. Bei uns eingelagerte Kartons haben keinen Namen und keine Anschrift – nur einen Zahlencode. Ein anonymer Aktenkarton inmitten tausender anonymer Kartons – quasi die Stecknadel im Heuhaufen.

Raum für Neues: Es gibt sicher bessere Verwendungen für knappen Raum im Büro als das Lagern von Akten.

Entlastung: Wir sind dafür da, dass Sie Ihren Aufbewahrungspflichten gerecht werden – passgenau von der Aufbewahrungszeit bis zur Fachentsorgung. Und Ihre Akten sind jederzeit rückrufbar.

Ausführliche Infos und ein interaktives Berechnungstool finden Sie auf unserer Seite Aufbewahrungsfristen.

Hauptsächlich sind die Aufbewahrungsfristen von Dokumente und Daten im Handels- und Steuerrecht geregelt. Die wesentlichen Gesetze zur kaufmännischen Aufbewahrungspflicht sind: § 238 HGB, § 257 HGB, § 147 AO.

Eine vereinfachte Zusammenfassung:

Sechs Jahre aufzubewahren sind:

empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandte Handelsbriefe, Arbeitskarten (Nachweise), Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung. Alles, was zu Streitigkeiten führen könnte.

Zehn Jahre aufzubewahren sind:

Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken. Alles, was zu Buchungsvorgängen herangezogen wurde.

Dauerhaft aufzubewahren sind:

Gerichtsurteile und Baupläne.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres.

Darüberhinaus gibt es branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten. Beispielhaft genannt in: Pharmaindustrie, Krankenhauswesen, Bauwesen, Qualitätssicherung, Umweltschutz…

Blitzarchiv ist skalierbar. D.h. wir fakturieren nur den tatsächlich genutzen Raum bzw. Sie haben nur eine Mietpflicht für die tatsächlich eingelagerten Kartons. Daher sind für unsere Kunden sprungfixe Kosten Vergangenheit.

Aufbewahrungsfirsten – Eine vereinfachte Zusammenfassung:

Sechs Jahre aufzubewahren sind:

Empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandte Handelsbriefe, Arbeitskarten (Nachweise), Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung. Alles, was zu Streitigkeiten führen könnte.


Zehn Jahre aufzubewahren sind:

Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken. Alles, was zu Buchungsvorgängen herangezogen wurde.


Dauerhaft aufzubewahren sind:

Gerichtsurteile und Baupläne.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres.

Darüber hinaus gibt es branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten. Beispielhaft genannt in: Pharmaindustrie, Krankenhauswesen, Bauwesen, Qualitätssicherung, Umweltschutz
Was gehört nicht in einen Aktenordner? In den Karton gehören nur die Geschäftsakten, deren Bedeutung oder Wert mit Ende der Aufbewahrungspflicht endet.

Entsprechend gehören nicht in den Aktenkarton:
Geld, Urkunden, Wertpapiere sowie sonstige geldwerte Güter und Dokumente, die länger als die übliche Aufbewahrungspflicht Gültigkeit haben. Wie z.B. Verträge, die ein offenes Ende haben, da sie sich verlängern, Vollstreckungstitel, Gesellschafter- ,Franchise- Miet-, Telefon-, Lieferantenverträge, Baupläne, etc.

Ausführliche Informationen zu unseren Aufbewahrungsfristen finden Sie in unserer übersichtlichen Tabelle.

 

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Externe Archivierung – so geht das

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