Akten archivieren FAQ

Für Erstbesteller:

Wie sollen wir vorgehen, wenn wir die Aktenmenge noch nicht abschätzen können?

Gerne liefern wir Ihnen Kartonsets vorab und Sie beauftragen die Einlagerung einfach später.

Ist Blitzarchiv ein bundesweiter Anbieter?

Ja, unser Dienst richtet sich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands.

Muß immer bis Aufbewahrungsfristende beauftragt werden?

Einen Aktenbestand kann direkt bei Auftragserteilung über die komplette Laufzeit (sinnvoll z.B. bei Liquidationen) beauftragt und abgerechnet werden aber auch in kürzeren Intervallen. Im Bestellformular können Sie im Abschitt “2. Ihre Verteilung nach Aktenjahren” das Mietende frei bestimmen.

Zum Ablauf der Mietzeit erhalten Sie automatisch eine Erinnerung und können im Bedarfsfall die Mietdauer entsprechend verlängern.

Wie Lange dauert die Rücksendung eines Kartons?

Bei einer Anforderung bis 12:00 Uhr geht Ihr Karton noch am selben Tag in die Auslieferung. Die Transportlaufzeit beträgt üblicherweise einen Arbeitstag.

Längere Lieferzeiten können bei Auslieferungen auf die Inseln der Nord- und Ostsee vorkommen.

Besteht die Möglichkeit einer Teileinlagerung?

Ja, Sie müssen nicht alle Kartons zu einem Stichtag zur Abholung bereitstellen sondern können auch succesive über mehrere Abholungen einlagern.

Werden die Akten in Ihrem Lager umgepackt?

Nein, da wir nur verschlossene und versiegelte Kartons handhaben, haben wir nie Berührung mit Ihren Akten und daher ist kein ADV erforderlich.

Welche Kosten kommen nach der Anmeldung noch auf mich zu?

Versteckte Kosten kennen wir nicht – unsere Preise sind Endpreise.

Wie drucke ich den Kartonaufkleber aus?

Nach Ihrer Bestellung werden Sie direkt in das ControlCenter weitergeleitet.

Im ControlCenter können Sie unter „meine Kartons“ ausgewählte und unter „meine Aufträge“ alle Kartonaufkleber des Auftrages ausdrucken. Vergeben Sie vorher mit der Funktion „Kartoninhalt verwalten“ eine schlüssige Benennung pro Karton oder Inhalt. Nach dem ersten Ausdruck ist aus Sicherheitsgründen diese Funktion gesperrt. Bringen Sie den oberen Teil des Ausdruckes mit einer Lieferscheinhülle auf einer kurzen Seite des Kartons an.

Wie bringe ich den Kartonaufkleber an?

Bringen Sie den oberen Teil des Ausdruckes mit einer selbstklebenden Lieferscheinhülle auf einer kurzen Seite des Kartons an.

Wann werden die bestellten Blitzkartonsets geliefert?

Mitbestellte Blitzkartonsets oder Startersets werden unmittelbar nach Zahlungseingang an Sie verschickt.

Den Wunschabholtermin für die gepackten Aktenkartons geben Sie uns einfach vor.  Der früheste Abholtermin bei gleichzeitiger Lieferung von Blitzkartons ist eine Woche nach Auftragsdatum.

Was ist der Abholtermin?

Den Abholtermin geben Sie uns einfach vor. Zu diesem Termin werden die verschlossenen Aktenkartons bei Ihnen abgeholt und in unser Sicherheitslager gebracht. Der Abholtermin ist gleichzeitig der Mietbeginn.

Mitbestellte Blitzkartonsets werden unmittelbar nach Zahlungseingang an Sie verschickt. Der früheste Abholtermin bei gleichzeitiger Lieferung von Blitzkartons ist eine Woche nach Auftragsdatum.

Was ist ein Starterset und wie bestelle ich es?

Ein Starterset zum Preis von 99,00 EUR brutto beinhaltet 9 Blitzkartonsets für 63 Aktenordner(8 cm Rückenbreite) inclusive einer Jahresmiete. Ausführliche Information und Bestellung hier.

Wenn Sie noch nicht genau wissen welche Akten Sie auslagern mögen, ist das Starterset ideal. Sie packen zuerst und erst in einem zweiten Vorgang bestimmen Sie die Auslagerungszeit und den Abholtermin.

Was ist das ControCenter?

Ihr ControlCenter ist der Passwort geschützte und verschlüsselte Loginbereich von blitzarchiv. Die Daten können nur von Ihnen eingesehen werden und die Nutzung ist für unsere Kunden kostenlos. Im ControlCenter steuern Sie alles rund um Ihre Akten und Vorgänge, wie einlagern, rückfordern, Aktenvernichtung, Bestandsliste, Mietvertängerung, etc.

Wir wollen Kartons und Ordner einlagern. Wie sollen wir vorgehen?

Sie können bei Blitzarchiv bereits verpackte Kundenkartons einlagern und Ordner mit unseren Blitzkartonsets. Bitte legen dazu Sie zwei Bestellungen an:

Bestellung 1: „Kartons einlagern“ bzw. „Kundenkartons einlagern“

Bestellung 2: „Ordner einlagern“ bzw. „Blitzkartons mitbestellen“

Bitte berücksichtigen Sie bei der Bestellung zwei, dass Sie noch Zeit zum Verpacken benötigen und wählen Sie einen entsprechenden Abholtermin.

Welche Tipps gibt's für Erstbesteller?

  1. Verpacken Sie in einen Karton nur Akten aus einem Aktenjahr. Das erleichtert Ihnen eine Akte zurückzufordern und z.B. die optionale Aktenvernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu überwachen.
  2. Benutzen Sie eine für Sie schlüssige Benennung pro Karton, um einzelne Inhalte im Bedarfsfall leicht zu finden.
  3. Bei größeren Mengen empfehlen wir zusätzlich mit der kostenlosen Datenbank in Ihrem ControlCenter den Inhalt detaillierter zu verschlagworten. Umso einfacher ist die Suche.
  4. Lagern Sie gleich nach Abschluss eines Projektes oder Jahresabschlusses aus – und Sie haben ein perfektes Aktenarchivsystem.

Sie sind nicht fündig geworden? Bitte stellen Sie Ihre Frage:

Funktionen im ControlCenter

Wie fordere ich einen eingelagerten Karton zurück?

Loggen Sie sich im ControlCenter ein. Markieren Sie unter  „Meine Kartons“ die gewünschten Kartons – Aktion „Kartons anfordern“ ausführen – Zahlart wählen – Versandanschrift bestätigen oder ändern – fertig.
Die Menge der angezeigten Kartons können Sie mit „Suche“ z.B. nach Ihrem Kartonnamen, dem Aktenjahr oder Ihren Inhaltsschlagworten eingrenzen.

Was ist im ControllCenter der Unterschied zwischen"Meine Kartons" und "Meine Aufträge"?

Nur die Art der Darstellung Ihrer Aktenkartons: „Meine Kartons“ zeigt alle Ihre Kartons in einer Liste und Sie können auftragsübergreifend einzelne Kartons markieren, um z.B. diese Akten zurückzufordern.
„Meine Aufträge“ zeigt Ihre Aktenkartons auftragsbezogen zusammengefasst, um z.B. sich ein Rechnungsdoppel auszudrucken oder die Laufzeit über alle Kartons eines Auftrags zu ändern.

Wie ändere ich das Verfahren am Lagerende?

Loggen Sie sich im ControlCenter ein. Markieren Sie unter meine „Meine Kartons“ die gewünschten Kartons – Aktion „Änderung nach Mietablauf“ ausführen – Zahlart wählen – fertig.
Die Menge der angezeigten Kartons können Sie mit „Suche“ z.B. nach Ihrem Kartonnamen, dem Aktenjahr oder Ihren Inhaltsschlagworten eingrenzen.
Tipp: Die Kategorie „Lagerende zurücksenden“ oder „Lagerende vernichten“ erleichtert die Auswahl.

Wie verlängere ich die Akten-Lagerzeit?

Loggen Sie sich im ControlCenter ein. Markieren Sie unter meine „Meine Kartons“ die gewünschten Kartons, deren Mietzeit Sie verlängern möchten – Aktion „Mietdauer verlängern“ ausführen – Zahlart wählen – fertig.

Die Menge der angezeigten Kartons können Sie mit „Suche“ z.B. nach Ihrem Kartonnamen, dem Aktenjahr oder Ihren Inhaltsschlagworten eingrenzen. Die Auswahl ist über alle Aufträge möglich.

Ich habe viele Kartons eingelagert – Wie fordere ich den Richtigen an?

Loggen Sie sich im ControlCenter ein. Dort haben Sie verschiedene Möglichkeiten Ihre Suche einzugrenzen:

  • unter „meine Aufträge“ können Sie die Kartons auftragsbezogen eingrenzen. Mit der „Suche“ können Sie nach Aufrägen oder Kartons aus dem Auftragsjahr, den Auftragsnummernsuchen.
  • Unter „meine Kartons“ können Sie nach allen Kartons aus allen Aufträgen suchen. Mit der „Suche“ können Sie nach dem Kartonnamen, dem Aktenjahr oder nach Inhaltsschlagwörtern suchen. Zusätzlich grenzen Sie unter „Kategorie“ die Auswahl nach verschieden Kriterien z.B. Am „Lagerende zurücksenden“ ein.

Markieren Sie unter die gefundenen Kartons – Aktion „Kartons anfordern“ ausführen – Zahlart wählen – Versandanschrift bestätigen oder anpassen – fertig.

Wie bekomme ich einen Nachweis über die sachgerechte Vernichtung?

Im Menu “Auswertungen” können Sie das Vernichtungszertifikat einsehen und ausdrucken.
INFO: Sie können das bestellte Verfahren am Lagerende (Aktenvernichtung oder Zurücksenden) jederzeit im ControlCenter anpassen. Bevor wir einen erteilten Aktenvernichtungsauftrag ausführen, informieren wir Sie rechtzeitig, so dass Sie den Auftrag auch abändern können.

Wir sind umgezogen – Wie ändere ich die Anschrift?

Melden Sie sich mit dem Originalpasswort an. Geben Sie unter „mein Profil“ Ihre neue Adresse ein. Drücken Sie „speichern“ – fertig.
INFO: Wenn Sie eingelagerte Kartons zurückfordern, wird sicherheitshalber immer die Prüfung/Änderung der Versandanschrift abgefragt.

Wir möchten einen Karton direkt zur Steuerberatung rückfordern – Wie ändere ich die Anschrift?

Wenn Sie eingelagerte Kartons zurückfordern, wird sicherheitshalber immer die Prüfung/Änderung der Versandanschrift abgefragt. Mit dem Button “Ändern” können Sie die Lieferadresse ändern.

Wir möchten einen Karton in einer Filiale abholen lassen – Wie ändere ich die Abholadresse?

bei der Bestellzusammenfassung wird  immer die Abholadresse ausgewiesen. Mit dem Button “Ändern” können Sie Anpassungen vornehmen.

Ich habe die Einlagerungsrechnung verlegt und benötige ein Duplikat.

Loggen Sie sich im ControlCenter ein. Suchen Sie unter „Meine Aufträge“ den gewünschten Auftrag – Aktion „Rechnung nachdrucken“ – fertig.
INFO: Ein Duplikat des Kartonaufkleberformulars ist an dieser Stelle auch verfügbar. Im unteren Teil des Formulars finden Sie Ihre Inhaltsschlagwörter zu dem Auftrag für eine manuelle Ablage.

Habe mein Passwort vergessen? – Was nun?

Geben Sie im Login Ihre E-Mailadresse ein und klicken Sie „Passwort vergessen“. Sie erhalten per Mail ein neues Passwort. Das alte Passwort wird gleichzeitig zurückgesetzt.

Wie ändere ich mein Passwort?

Melden Sie sich mit dem Originalpasswort an. Geben Sie unter „mein Profil“ Ihr neues Passwort ein. Klicken Sie „ändern“ – fertig.

Wie erstelle ich eine Bestandsliste?

Im Menu “Auswertungen” können Sie eine aktuelle Bestandsliste in verschiedenen Formaten generieren, einsehen und ausducken.

Wie beauftrage ich die Einlagerung des Startersets?

Sobald Ihre Karonsets verpackt und versiegelt sind, melden Sie sich im ControlCenter an. Im Menu “neuer Auftrag” finden Sie die Funktion “Blitzkartons nur einlagern”. Mit dieser Funktion organisieren Sie die Abholung und Einlagerung von Blitzkartonsets, die Sie vorab bestellt haben. Bei der Bestellzusammenfassung geben sie bitte Ihren im Starterset enthaltenen Gutscheincode ein.

Allgemeines

Was ist der Vorteil einer Aktenauslagerung?

  • Sicherheitsgewinn: Bei in Ihren Räumen gelagerten Akten weiß jeder, dass sie zu Ihrem Unternehmen gehören. Bei uns eingelagerte Kartons haben keinen Namen und keine Anschrift – nur einen Zahlencode. Ein anonymer Aktenkarton inmitten tausender anonymer Kartons – quasi die Stecknadel im Heuhaufen.
  • Raum für Neues: Es gibt sicher bessere Verwendungen für knappen Raum im Büro als das Lagern von Akten.
  • Entlastung: Wir sind dafür da, dass Sie Ihren Aufbewahrungspflichten gerecht werden – passgenau von der Aufbewahrungszeit bis zur Fachentsorgung. Und Ihre Akten sind jederzeit rückrufbar.

Welche Bestimmungen gibt es zur Aktenaufbewahrung?

Ausführliche Infos und ein interaktives Berechnungstool  finden Sie auf unserer Seite Aufbewahrungsfristen.

Hauptsächlich sind die Aufbewahrungsfristen von Dokumente und Daten im Handels- und Steuerrecht geregelt. Die wesentlichen Gesetze zur kaufmännischen Aufbewahrungspflicht sind: § 238 HGB, § 257 HGB, § 147 AO.

Eine vereinfachte Zusammenfassung:

Sechs Jahre aufzubewahren sind:

empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandte Handelsbriefe, Arbeitskarten (Nachweise), Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung.  Alles, was zu Streitigkeiten führen könnte.

Zehn Jahre aufzubewahren sind:

Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken. Alles, was zu Buchungsvorgängen herangezogen wurde.

 

Dauerhaft aufzubewahren sind:

Gerichtsurteile und Baupläne.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres.
Darüberhinaus gibt es branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten. Beispielhaft genannt in: Pharmaindustrie, Krankenhauswesen, Bauwesen, Qualitätssicherung, Umweltschutz…

Wann lagert man einen Jahresabschluss am besten aus?

Sobald er fertig ist, denn die Überwachung der Aufbewahrungspflicht nebst der optionalen Aktenvernichtung haben Sie dann outgesourct und das Thema ist für Sie erledigt. Sollten Sie eine Akte nochmals brauchen, fordern Sie sie einfach in Ihrem ControlCenter an.
Manche Betriebe, bei denen z.B. eine jährliche Außenprüfung vom Finanzamt durchgeführt wird, lagern erst nach der Außenprüfung ein.

Wie berechnet sich die Lagermiete?

Blitzarchiv ist skalierbar. D.h. wir fakturieren nur den tatsächlich genutzen Raum bzw. Sie haben nur eine Mietpflicht für die tatsächlich eingelagerten Kartons. Daher sind für unsere Kunden sprungfixe Kosten Vergangenheit.

Was gehört nicht in einen Aktenordner?

In den Karton gehören nur die Geschäftsakten, deren Bedeutung oder Wert mit Ende der Aufbewahrungspflicht endet.
Entsprechend gehören nicht in den Aktenkarton:
Geld, Urkunden, Wertpapiere sowie sonstige geldwerte Güter und Dokumente, die länger als die übliche Aufbewahrungspflicht Gültigkeit haben. Wie z.B. Verträge, die ein offenes Ende haben, da sie sich verlängern, Vollstreckungstitel, Gesellschafter- ,Franchise- Miet-, Telefon-, Lieferantenverträge, Baupläne, etc.

Wie sicher ist das Ganze?

Sicherheit steht an erster Stelle!

Mehr über unser Sicherheitsarchiv finden Sie hier.