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Aufbewahrungsfristen Buchhaltung: Diese Pflichten gelten
Auf dieser Seite erklären wir Ihnen, wie Sie die Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung einhalten. Konkret müssen entweder Originalbelege oder Bild- und
Datenträger aufbewahrt werden, wenn diese in zügig lesbar gemacht werden können. Hier schreibt das Gesetzt (HGB) die Mindestdauer zur Aufbewahrung vor.
Welche Aufbewahrungsfristen sind für Buchhaltungsunterlagen wichtig?
Mit unserer Tabelle* können Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen direkt ermitteln:
| Dokumentenklasse | Dokumentenart | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|---|
| Buchhaltung | Abrechnungsunterlagen - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Aktenvermerke - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Änderungsnachweis der EDV-Buchführung | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Ausgangsrechnungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Außendienstabrechnungen - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Bankbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Belege (Offene-Posten-Buchhaltung) - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Beleglisten - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Betriebskostenabrechnungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Bewertungsunterlagen - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Bewirtungsunterlagen - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | CRM -Frachtbriefe - soweit zum Nachweis Ust-Freiheit | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Debitorenbuchhaltung | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Debitorenliste - soweit Bilanzunterlage | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Depotauszüge, -bücher - soweit nicht Inventare | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Doppel von Ausgangsrechnungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Effektenquittungen, -empfangsbescheinigungen, -bücher - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Eigen- Ersatzbelege - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Eingangsrechnungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Einnahmeüberschussrechnungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | E-Mail - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Essensmarkenabrechnungen - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Fahrtenbücher | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Fahrtkostenerstattungsunterlagen - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Freistemplerabrechnungen - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Gehaltslisten | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Geschäftsberichte | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Gutschriften | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Handelsbriefe - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Handelsbücher | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Hauptabschlussübersicht - wenn anstelle der Bilanz | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Inkassobücher, -belege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Kassenberichte | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Kassenbücher und -blätter | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Kassenzettel | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Kontenregister | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Kontoauszüge - Girokonten, Postgiro | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Kostenträgerberechnungen - bei Organschaften | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Kreditorenbuchhaltung | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Kreditunterlagen - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Lagerbuchführungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Lastschriftanzeigen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Lieferscheine - soweit Buchungsbelege (z.B. wegen Leistungsdatum) | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Lohnkonten - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Lohnlisten | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Lohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Lohnsteuerunterlagen - ausgestellt für Beschäftigte zum Lohnsteuerjahressausgleich | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Nachnamebelege - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | OP-Listen (EDV) | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Pfändungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Portokassenbücher | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Postgirobelege - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Prämienunterlagen z.B. Versicherungen - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Provisionsabrechnungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Quittungen - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Rechnungsdoppel - innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Registrierkassenstreifen - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Reisekostenabrechnungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Repräsentationsaufwendungen - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Sammelbelege - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Scheckunterlagen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Spendenbescheinigungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Stornorechnungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Stornoreserven bei Provisionsabrechnungen - nach Ablauf/Vertragsende | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Telefonkostenbelege - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Überweisungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Verkaufsbücher | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Wechselunterlagen - soweit Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Werbegeschenknachweise | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Zahlungsanweisungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Zinsabrechnungen | 10 | 2011 |
| Buchhaltung | Zollbelege | 10 | 2011 |
Dokumente in der Buchhaltung richtig archivieren
Zur Buchhaltung gehören zahlreiche Belege, die korrekt archiviert werden müssen. Zum Beispiel Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Kassenberichte und Quittungen.
Darüber hinaus auch Warenbücher oder Fahrtenbücher. Unternehmen sind in der Pflicht diese Unterlagen zu archivieren und Verstöße stellen eine Ordnungswidrigkeit dar. Außerdem können weitere Strafen hinzukommen.
Fazit zu den Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung
Wir empfehlen Ihnen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben, Dokumente in der Buchführung 10 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Aufzeichnungen zu dem Geschäftsjahr getätigt wurden, aufzubewahren. Mit BlitzArchiv legen Sie schon bei der Bestellung die Aufbewahrungszeit Ihre Akten fest. Sie brauchen sich danach um nichts mehr zu kümmern, denn BlitzArchiv erinnert Sie rechtzeitig vor jeder geplanten Aktenvernichtung
Begriffe der Saarbrücker Tabelle:
Dokumentenklasse:
Die Dokumentenklasse Buchhaltung für alle Unterlagen betreffend der Buchführung eines Unternehmens.
Frist:
Die Anzahl der aufzubewahrenden Jahre nach den aktuellen Vorgaben.
Jahrgang / im Jahr:
Das berechnete Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.
Unterscheidung in Dokumentenarten
Dokumente in der Buchhaltung haben als Faustregel eine Frist von 10 Jahren.
Wen betrifft die Aufbewahrungspflicht, wer muss Akten lagern:
Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen auch den Aufbewahrungspflichten.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)
Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:
Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
* Disclaimer: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.
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