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Katalogisierung und Verschlagwortung von Akten in der Praxis
Nachfolgend finden Sie Praxisbeispiele zur Verwaltung eines Bestandes* von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten:
Wozu benötigt man eine Aktenkatalogisierung oder Aktenverschlagwortung?
Unter Katalogisierung versteht man das eindeutige Erfassen eines einzelnen Archivstückes oder einer Aktengruppe in einem Archivbestand. Auch der Aufbewahrungszeitraum (Aufbewahrungspflicht) gehört zur Katalogisierung. Die Verschlagwortung dient zusätzlich der einfachen Auffindbarkeit des Aktenstückes nach inhaltlichen Kriterien.
Wie unterstützt Blitzarchiv die Katalogisierung?
Um die Katalogisierung brauchen Sie sich nicht zu kümmern, denn die erledigt das System von Blitzarchiv automatisch. Pro Karton wird neben der Kundenzugehörigkeit, eine eindeutige Nummer, das Aktenjahr, das Lagerende, das Verfahren zum Lagerende und ein vorläufiger Kartonname – selbstverständlich verschlüsselt – angelegt.
Wie funktioniert die Verschlagwortung bei BlitzArchiv?
Für die Verschlagwortung ist nur entscheidend, welche Zugriffszenarien Sie während der Mietzeit erwarten. Beispiele: Für eine eventuelle Betriebsprüfung würde man nach einem ganzen Aktenjahr suchen, also genügt auch als Schlagwort das Aktenjahr. Gibt es bei Ihnen eine Innenrevision macht eine zusätzliche Verschlagwortung nach Quartalen oder Monaten oder Sinn. Oder nach den Hauptgruppen: Fibu / L&G / Bilanz. Entsprechend wählt man bei Aufträgen den Nummernkreis, bei Namensakten die alphabetische Ablage, usw. Blitzarchiv stellt Ihnen viele frei wählbare Kriterien zur Verfügung nach denen Sie suchen und filtern können.
Übersicht:
in diesem Artikel lesen Sie:
- Wozu benötigt man eine Aktenkatalogisierung oder Aktenverschlagwortung?
- Wie unterstützt Blitzarchiv die Katalogisierung?
- Wie funktioniert die Verschlagwortung bei BlitzArchiv?
- Spielt die Kartonmenge bei der Verschlagwortung eine Rolle?
- Praxistipps zur Verschlagwortung
- Branchenbeispiele für Aktenverschlagwortung?
- Klassische Archive
Spielt die Kartonmenge bei der Verschlagwortung eine Rolle?
Am Beispiel Buchhaltungsarchiv sehen Sie eine schematische Darstellung zur Kartonmenge und Verschlagwortungstiefe.
Archivgröße 70-140
(Ordner über 10 Jahre)-
Kartons pro Aktenjahr:
1-2 -
Verschlagwortung Karton:
Aktenjahr genügt
Archivgröße 210-630
(Ordner über 10 Jahre)-
Kartons pro Aktenjahr:
3-9 -
Verschlagwortung Karton:
Hauptkategorie:
z.B. Debitoren, Kreditoren, Bank, Kasse, Lieferscheine, Aufträge oder: Fibu L+G Bilanz
Archivgröße >700
(Ordner über 10 Jahre)-
Kartons pro Aktenjahr:
>10 -
Verschlagwortung Karton:
Bitte fragen Sie hierzu unsere Experten von BlitzArchiv - wir beraten Sie gerne!
Praxistipps zur Verschlagwortung
Für eine effiziente Verschlagwortung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gilt:
- so wenig Schlagworte wie möglich, so viel wie nötig.
- Übernehmen Sie ihre bisherige Systematik, denn die hat sich über Jahre bewährt.
Selbstverständlich stehen wir Ihnen mit unserer Erfahrung aus hunderten Auslagerungen auch in Ihrem konkreten Fall zur Verfügung, Bitte kontaktieren Sie uns.
Diese Datenfelder stehen zur Verfügung
Systemseitig automatisiert: KartonID, Aktenjahr, Bestelldatum, Abholdatum, Lagereingang, Lagerzeit, geplanter Lagerausgang, geplante Lagerausgasart, Kartontyp
Kundenseitig editierbar: Kartonname, div. Schlagwortfelder
Nach DSGVO einstellbar: Datenarten, Datenkategorien
Branchenbeispiele für Aktenverschlagwortung
Im Folgenden finden Sie Beispiele zu verschiedenen Verschlagwortungen nach Branche.
In der Praxis findet man häufig Kombinationen, wie z.B. „Branche“ und „Buchhaltung“ oder „Personal“
Ziel: Jährlich Auslagerung erledigter Mandate.
Zugriffserwartung: Einzelakte.
Verschlagwortung: Kartonname anpassen auf Aktennummernbereich (z.B. RA-MICRO). Tiefere Erfassung meist nicht erforderlich.
Automatisiert: Aktenjahr, Aufbewahrungsfrist und -zeit, Endejahr , Verfahren am Lagerende (Aktenvernichtung, Rücksendung).
Ziel: jährlich Auslagerung erledigter Patientendaten.
Zugriffserwartung: Einzelakte.
Verschlagwortung: Kartonname anpassen auf Alphabetbereich (z.B Aaa-Dzz) ggfs. Trennung PKV GKV. Tiefere Erfassung meist nicht erforderlich.
Automatisiert: Aktenjahr, Aufbewahrungsfrist und -zeit, Endejahr, Verfahren am Lagerende (Aktenvernichtung, Rücksendung).
Verschlagwortung: Kartonname anpassen auf den Nummernkreis der Projekt- oder Personalnummer oder den Alphabetbereich des Projekt- oder Mitarbeiternames.
Automatisiert: Aktenjahr, Aufbewahrungsfrist und -zeit, Endejahr , Verfahren am Lagerende (Aktenvernichtung, Rücksendung).
Ziel: Mit minimalem Aufwand jährliche Platz schaffen für das neue Aktenjahr.
Zugriffserwartung: eventuelle Betriebsprüfung (D.h. Rückforderung von ganzen Geschäftsjahren).
Hintergrund: Das Auslagerungskonzept richtet sich nach der Häufigkeit von Betriebsprüfungen (BP). Bei „sporadischen“ Prüfungen (Mittel-, Klein- und Kleinstbetriebe) werden üblicherweise die drei letzten bilanzierten Jahre geprüft. Bei Großbetrieben schließt der jeweilige Prüfungszeitraum an den vorhergehenden Prüfungszeitraum an.
Konzept: Alle bereits geprüften und die davorliegenden Aktenjahre (Typ1) werden ausgelagert. Falls es bisher noch keine BP gab: Alle Aktenjahre (Typ1) außer den letzten drei bilanzierten Jahre werden auslagert. Sollten auch die letzten drei Jahre n ausgelagert werden, so erfolgt die Verschlagwortung nach (Typ2).
Typ der Verschlagwortung: Da bei Typ1 eine Rückforderungserwartung sehr gering ist, sollte eine grobe Verschlagwortung genügen. Bei dem Typ2 kann eine feingliedrige Verschlagwortung Sinn machen, auch im Hinblick wir auf die verschiedenen Prüfungsarten (Betriebsprüfung, Prüfung der DRV, etc).
Automatisiert: Aktenjahr, Aufbewahrungsfrist und -zeit, Endejahr , Verfahren am Lagerende (Aktenvernichtung, Rücksendung).
Anwendung: Bestandsauslagerung Buchhaltung**
Zugriffserwartung: selten bzw. wenn Betriebsprüfung (D.h. Rückforderung von ganzen Geschäftsjahren. Das Geschäftsjahr ist systemseitig bereits angelegt).
Typ der Verschlagwortung: Hauptkategorien Ihrer Buchhaltung (z.B. Fibu / L&G / Bilanz).
Automatisiert: Aktenjahr, Aufbewahrungsfrist und -zeit, Endejahr , Verfahren am Lagerende (Aktenvernichtung, Rücksendung.
**Unterlagen, die nicht zur Buchhaltung gehören, wie z.B. Personalakten bitte unter der gleichnamigen Rubrik nachsehen.
Klassische Archive
Planen Sie die Auslagerung von einem klassischen Archiv, stehen wir Ihnen gerne bereits im Vorfeld zur Verfügung.
Klassische Archive bewahren das Archivgut zeitlich unbegrenzt im Rahmen der Zuständigkeit des Archivs oder des jeweiligen Sammlungsschwerpunktes auf.
Hinweise
*Hier dargestellt sind Praxisbeispiele. Falls Sie weitere tiefgehende Informationen suchen, schauen Sie einfach nach unserem ausführlichen Leitfaden Dokumentenaufbewahrung und Dokumentenmanagement.
Alle Informationen sind nach bestem Wissen zusammengestellt und erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Informationen ersetzen im konkreten Fall weder eine juristische noch eine steuerrechtliche Beratung.
Natürlich unterstützen wir Sie in Ihrem konkreten oder geplanten Projekt. Bitte kontaktieren Sie uns.
