Dokumentenaufbewahrung und Dokumentenmanagement - Leitfaden

Dokumentenaufbewahrung und Dokumentenmanagement - ein Leitfaden*

Gesetzliche Dokumentenaufbewahrungspflichten betreffen vor allem Unternehmen, wenngleich auch Privatpersonen bestimmte Schriftstücke wie Steuerunterlagen aufbewahren müssen. Häufig verursachen die Dokumentenaufbewahrung und das Dokumentenmanagement nicht unerhebliche Kosten und Aufwand in einem Unternehmen. Es ist daher im Interesse eines jeden Unternehmens, seiner Pflicht zur Dokumentenaufbewahrung soweit wie nötig nachzukommen, ohne unnötige Kosten entstehen zu lassen. Mithilfe der Plattform Blitzarchiv können Unternehmen ihr Dokumentenmanagement und ihre Dokumentenaufbewahrung vereinfachen und somit ihre Kosten senken, ohne die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu verletzen.

Unterschied zwischen aktiven und passiven Akten

Bei der Dokumentenarchivierung ist zwischen aktiven Akten und passiven Akten zu unterscheiden. Als aktive Akten werden solche Akten bezeichnet, die täglich oder zumindest regelmäßig im Unternehmen verwendet werden. Im Gegensatz dazu werden passive Akten nicht mehr verwendet, sondern nur noch aufgrund einer Aufbewahrungspflicht aufbewahrt.
Häufig ist es sinnvoll, aktive Akten digital zu führen, um den Arbeitsablauf effizienter zu gestalten. Hingegen ist es oft nicht lohnenswert, Altakten, die nur noch passiv aufbewahrt werden, zu digitalisieren, da die Digitalisierung einen höheren Aufwand im Vergleich zur Lagerung darstellt, der nicht durch eine gesteigerte Arbeitseffizienz wieder ausgeglichen wird, da die passiven Akten nicht mehr verwendet werden.

Übersicht:

in diesem Artikel lesen Sie:

►Unterscheidung aktive, passive Akten

►Lebenszyklus analoge Akten

►Lebenszyklus digitale Akten

►Tipps zur Archivierung

►Online-Kalkulation Archivierung

►Für wen gelten Aufbewahrungspflichten?

►Für welche Dokumente gelten sie?

►Wie lange bestehen die Aufbewahrungsfristen?

►Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Lebenszyklus von analogen und digitalen Akten

Der sogenannte Lebenszyklus von Akten spielt im Archivmanagement eine wichtige Rolle. Der Lebenszyklus von Akten sieht eine Kontrolle des Archivs während des gesamten Lebenszyklus der Akten vor. Auf diese Weise sollen eine Übernahme in die Aktenarchivierung und das Archivmanagement erleichtert werden. Der Lebenszyklus von analogen und digitalen Akten unterscheidet sich wesentlich.

Lebenszyklus von analogen Akten

Der Lebenszyklus analoger Akten wird in vier Phasen unterteilt. In der ersten Phase wird die analoge Akte neu angelegt bzw. geht als bereits vorhandene Akte erstmals beim Empfänger ein. Daran schließt sich die zweite Phase der aktiven Benutzung der Akte an. Die dritte Phase ist die sogenannte halbaktive Phase, in der die Akte kaum oder gar nicht mehr benutzt wird und in der Registratur aufbewahrt wird. In der vierten Phase wird entschieden, ob die Akte vernichtet oder der Aktenarchivierung zugeführt wird.

Phasen analoge Akten

Unser Tipp: Der erste Schritt zum papierlosen Büro ist das Auslagern von Altakten.

Online-Kalkulator für analoge Akten:

Kostenlos und ohne Anmeldung

Lebenszyklus von digitalen Akten

Wie bei den analogen Akten werden auch bei elektronischen Akten vier Phasen unterschieden. In der ersten Phase wird die Akte neu angelegt. Im Gegensatz zur analogen Akte, bei der Inhalte in der Regel auch nachträglich noch rekonstruierbar sind, ist bei digitalen Akten bereits in dieser ersten Phase die Angabe von Metadaten notwendig. Diese Metadaten sollen das Verständnis und eine Verarbeitung der Akten ermöglichen.
Mit der Schließung der Akte in Phase zwei gilt der Vorgang als abgeschlossen. Nun können die Unterlagen in die revisionssichere Ablage gelangen. Falls nach dem Verschieben in die revisionssichere Ablage keine weitere Bearbeitung mehr erfolgt, endet die zweite Phase damit, dass die Akte in die Altregistratur verlagert wird. In der dritten Phase werden abgeschlossene Vorgänge auf andere Speicher ausgelagert, um den aktiven Dokumentenbestand zu entlasten. Die vierte Phase beginnt, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Die Akte wird dann entweder der Dokumentenarchivierung zugeführt oder vernichtet.

digitale Akten die Phasen im Leneszyklus

Unser Tipp: Digitalisiern von Altakten ist meistens kostenintensiver als das Auslagern.

Archivmanagement mit Blitzarchiv

Blitzarchiv ist das erste komplett automatisierte und anonymisierte Aktenlager. Blitzarchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes und der Aufbewahrung von Akten. Mit wenigen Klicks im gesicherten und verschlüsselten Onlineportal bestimmt der Kunde die Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten Aufbewahrungsfristen.

Tipps zur sicheren Dokumentenarchivierung

Um eine sichere externe Archivierung und ein komfortabeles Archivmanagement zu gewährleisten, sollten ein paar Punkte beachtet werden. So ist die richtige Kennzeichnung der Akten wichtig, um sie bei Bedarf wieder auffinden zu können. Hierzu ist die Indexierung oder Verschlagwortung von Bedeutung. Dabei werden einem Dokument Bezeichnungen zur inhaltlichen Beschreibung zugeordnet. Die Indexierung kann entweder als sogenannte kontrollierte Indexierung, d.h. mit einem fest vorgegeben Schlagwortkatalog, oder aber als sogenannte freie Indexierung mit nicht vorgegebenen Begriffen erfolgen.
Außerdem ist auch die richtige Lagerungsanweisung von Bedeutung. Die Frage, ob es sich bei den Dokumenten um aktive oder inaktive Akten handelt, ist sowohl für den Lagerort als auch für einen eventuell notwendigen erhöhten Schutz personenbezogener Daten relevant. Bei aktiven Akten bietet sich eine Lagerung im direkten Zugriff an, um Arbeitsprozesse effizient zu gestalten. Für inaktive Akten ist eine Lagerung im Archiv bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist am sinnvollsten.
Bevor die inaktiven Akten aus dem Archivmanagement der Aktenvernichtung zugeführt werden, muss geprüft werden, ob die Aufbewahrungspflichten bereits abgelaufen sind. Andernfalls kann ein Verstoß gegen die Buchführungspflicht vorliegen. Kann der Gewerbetreibende beispielsweise Geschäftsunterlagen oder Buchungsbelege nicht mehr vorlegen, ist die Finanzverwaltung befugt, die Steuerlast zu schätzen.

Datenschutz - Investitionskosten

Die gesetzlichen Vorschriften zur Aktenarchivierung und Datensicherung personenbezogener Daten sind hoch. Sie erfordern meistens erhebliche technische Investitionen in die eigenen Archivräume entsprechend den Bestimmungen des BDSG §9.

 

Alternativ ist die externe Aktenarchivierung, sofern dort die gesetzlichen Vorschriften zu personenbezogenen Daten erfüllt werden. (BDSG §3). Diese Vorschriften gelten sowohl für die Datenträgerarchivierung als auch das Aufbewahren in Papierform oder Mikrofilm.

Für wen gelten Dokumentenaufbewahrungspflichten?

Für Privatpersonen existiert nur für Handwerkerrechnungen eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von zwei Jahren. Steuerpflichtige Arbeitnehmer mit einem positivem Einkommen von mehr als 500.000 € jährlich sind außerdem verpflichtet, ihre Kontoauszüge sechs Jahre lang aufzuheben, sofern diese steuerrechtlich relevant sein könnten. Ist ein Steuerbescheid vorläufig ergangen, sollten die Steuerunterlagen bis zur vollständigen Klärung aufgehoben werden. Bei allen anderen Unterlagen existiert für Privatpersonen keine Aufbewahrungspflicht. Allerdings sollten bestimmte Dokumente, wie Kaufquittungen oder Kontoauszüge, aufbewahrt werden, solange sie noch gebraucht werden könnten.
Für Gewerbetreibende sehen sowohl das Handelsrecht auch als das Steuerrecht bestimmte Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen vor. Dabei gelten je nach Art der Schriftstücke grundsätzlich zwei unterschiedliche Aufbewahrungsfristen: zum einen sechs Jahre, zum anderen zehn Jahre. Diese Aufbewahrungsfristen gelten für alle Kaufleute, d.h. Einzelkaufleute, Personen- und Kapitalgesellschaften, Genossenschaften und juristische Personen, die ein Handelsgewerbe betreiben.

Für welche Dokumente gelten Aufbewahrungspflichten?

Jeder Gewerbetreibende ist gesetzlich verpflichtet, die nachfolgend aufgezählten Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Konzernabschlüsse, Lageberichte sowie zugehörige Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen,
  • empfangene Handelsbriefe,
  • Kopien der versandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den von ihm zu führenden Büchern.

Zusätzlich zu den vorgenannten nach dem Handelsrecht aufzubewahrenden Unterlagen fordert das Steuerrecht die Aufbewahrung sämtlicher sonstiger Unterlagen, soweit sie für eine Steuerprüfung relevant sind.

Rechtsgrundlage Dokumenten- aufbewahrung.

Die wichtigsten Gesetze zum Aufbewahren von Dokumenten:

Beachten Sie auch die Gesetzesänderung zu Lieferscheinen 2017

Wie lange bestehen die Aufbewahrungsfristen?

Hinsichtlich der Fristen für die Dokumentenaufbewahrung gelten handelsrechtlich und steuerrechtlich grundsätzlich dieselben Fristen. Empfangene Handelsbriefe, Kopien versandter Handelsbriefe, Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Relevanz müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Zehn Jahre lang müssen Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zugehörigen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aufbewahrt werden, ebenso wie Buchungsbelege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen und Einnahmenüberschussrechnungen. Eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren gilt für Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere Unterlagen, soweit der Leistungsempfänger kein Unternehmer ist oder die Leistung für seinen privaten Bereich verwendet.
Auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind Unterlagen noch weiter aufzubewahren, soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für eine Steuerfestsetzung unter Vorbehalt,
  • für anhängige rechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Steuerprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
  • zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt.

Dokumentenaufbewahrungsfristen interaktiv berechnen

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Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Der Lauf der Aufbewahrungsfrist beginnt am Schluss des jeweiligen Kalenderjahres, in dem

  • die letzte Eintragung in das Handelsbuch vorgenommen wurde,
  • das Inventar, die Bilanz oder der Jahresabschluss aufgestellt wurden,
  • der Geschäftsbrief empfangen oder versandt wurde,
  • die Buchungsbelege entstanden.

Soweit Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt bzw. auf Datenträgern aufbewahrt werden, müssen die Aufzeichnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit unverzüglich lesbar gemacht und ausgewertet werden können. Bei elektronischer Aufbewahrung gelten die gleichen Fristen wie bei analoger Aufbewahrung.

*Alle Informationen sind nach bestem Wissen zusammengestellt und erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Informationen ersetzen im konkreten Fall weder eine juristische noch eine steuerrechtliche Beratung.