Aufbewahrung von Insolvenzakten

Insolvenzakten und die Aufbewahrungspflicht im Insolvenzverfahren *

Aktenarchivierung im Insolvenzverfahren – ein Ratgeber

Dieser Ratgeber beschäftigt sich mit den Aufbewahrungspflichten im Falle einer Insolvenz. Neben Informationen zum Verfahren der Einlagerung der Akten gibt er auch Einblicke in den erforderlichen Datenschutz im Aktenlager sowie die Aufbewahrungsfristen und die Aktenvernichtung.

Welche Unterlagen sind als Insolvenzakten aufzubewahren?

 

Handelsrechtlich ist jeder Kaufmann, d.h. jedes Unternehmen, Gewerbetreibender oder Freiberufler, verpflichtet, folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:

Buchungsunterlagen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse und -lageberichte sowie die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe, Kopien der versandten Handelsbriefe, Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern, usw.

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Die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten entsprechen weitgehend den handelsrechtlichen Vorschriften, fordern aber zusätzlich zu den handelsrechtlich aufzubewahrenden Unterlagen die Aufbewahrung sämtlicher sonstigen Unterlagen, falls sie für das Besteuerungsverfahren von Bedeutung sind. Im Zuge des zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes sollen diese Pflichten allerdings ab 2017 reduziert werden.

Im Zuge eines Insolvenzverfahrens fallen üblicherweise zahlreiche Schriftstücke und Akten an. Der Insolvenzverwalter ist gesetzlich dazu verpflichtet, ein Verzeichnis der einzelnen Vermögensgegenstände der Insolvenzmasse gemeinsam mit ihrem Wert aufzustellen. Diese Insolvenzakten dienen den Gläubigern als Informationsquelle darüber, welche Vermögenswerte noch beim Schuldner vorhanden sind (die sogenannte „Insolvenzmasse“). Zur Insolvenzmasse gehört das gesamte Vermögen des Schuldners, das ihm bei der Eröffnung des Verfahrens gehört oder das er während des Verfahrens erwirbt.

Insolvenzakten bei blitzarchiv

1 – Blitzarchiv lagert entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen die nach Geschäftsjahren sortierten Aktenkartons vor dem Schlusstermin ein.

2 – Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die Akten gemäß den Vorschriften des BDSG sukzessive vernichtet. Die gesetzlichen Pflichten des Insolvenzverwalters und des Schuldners werden erfüllt.

3 – Blitzarchiv rechnet die komplette Leistung vor dem Schlußtermin gegenüber dem Unternehmen (Schuldner) ab.

4 – Nochmals benötigte Unterlagen können einfach übers Internet rückbestellt werden.

Wie lange müssen Insolvenzakten aufbewahrt werden?

Grundsätzlich richten sich die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen nach der Abgabenordnung und nach dem Handelsgesetzbuch. Sowohl das Steuerrecht als auch das Handelsrecht sehen also Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen vor. Danach gelten folgende Grundsätze: Empfangene Handelsbriefe, Kopien versandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit handelsrechtlicher und steuerlicher Bedeutung sind sechs Jahre aufzubewahren. Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Buchungsunterlagen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse und –lageberichte, für die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie für Buchungsbelege.

Auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Unterlagen aufzubewahren, wenn sie für bestimmte Sachverhalte von Bedeutung sind, wie zum Beispiel eine Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung oder ein anhängiges Ermittlungsverfahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt stets zum Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung in den Büchern vorgenommen wurde.

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Akteneinlagerung, Aktenauslagerung und Archivierung bei Insolvenzverfahren

Während des laufenden Konkursverfahrens gehören die Bücher und Schriftstücke des Unternehmens zur Insolvenzmasse. Nach Beendigung des Verfahrens geht die Verfügungsmacht über die Akten wieder auf den Schuldner über, der auch gundsätzlich zur Rücknahme verpflichtet ist. Der Insolvenzverwalter hat dafür zu sorgen, dass die Geschäftsbücher von der durch den Gesellschaftsvertrag oder durch Gesellschaftsbeschluss bestimmten Person in Verwahrung genommen werden, sofern dies vereinbart war.

Übersteigen die hinterlassenen Insolvenzakten eine gewisse Menge, ist oft die externe Archivierung mittels professioneller Dienstleister wie zum Beispiel über unseren Dienst Blitzarchiv der einzige gangbare Weg. Diese externen Anbieter erbringen neben der Archivierung der Akten auch weitere Dienstleistungen, wie beispielsweise die Aktenvernichtung. Die Kosten für diese Dienstleistungen sind durch immer effizientere Arbeitsstrukturen in den letzten Jahren im Allgemeinen deutlich zurückgegangen. Blitzarchiv beispielsweise hat alle Prozesse zur Akten-Aufbewahrung automatisiert und gibt die Kostenersparnis über ein Onlineportal an seine Kunden weiter.

Durch die archivmäßige Erfassung des Datenbestandes im externen Aktenlager besteht – im Gegensatz zu einer unstrukturierten Einlagerung von Aktenbeständen – die Möglichkeit, Anfragen sinnvoll zu bearbeiten. Zu den Leistungen eines Archivs zählen insbesondere auch die elektronische Überwachung der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen, die Dokumentation des Datenzugriffs sowie Aktenvernichtungszertifikate.

Wichtig ist, dass die Archivierung nach den Grundsätzen einer ordnungsmäßigen Buchführung geschieht und die gespeicherten Daten nicht verändert werden können. Außerdem muss sichergestellt sein, dass die Unterlagen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

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Datenschutz beim Insolvenzverfahren

Gemäß der Insolvenzordnung erfolgt die Bekanntmachung eines Insolvenzverfahrens zentral und länderübergreifend im Internet. Dort veröffentlichen die deutschen Insolvenzgerichte die obligatorischen Bekanntmachungen. Außerdem wird das Konkursverfahren in Handelsregister und Handelsbücher eingetragen.
Zur Durchsetzung ihrer Interessen gegen insolvente Schuldner benötigen die betroffenen Gläubiger Einsicht in die Akten des Insolvenzverfahrens. Dazu muss der Gläubiger jedoch ein sogenanntes „berechtigtes Interesse“ vorweisen können. Ein solches Interesse ist nicht gegeben, wenn ein nicht am Verfahren beteiligter Dritter durch die Einsicht in die Insolvenzakten Informationen über eine verfahrensfremde Person, wie zum Beispiel den Geschäftsführer einer GmbH, erlangen will. Ebenso hat ein Gläubiger in einem mangels Masse abgewiesenen Verfahren kein Recht auf Akteneinsicht, wenn er nur prüfen möchte, ob Ansprüche gegen einen Dritten (beispielsweise einen Geschäftsführer der GmbH) bestehen. Hat der Gläubiger allerdings einen Gläubigerinsolvenzantrag gegen den Schuldner gestellt, so wird er nicht als ,,Dritter“, sondern als Beteiligter betrachtet, wodurch er jederzeit die Akten einsehen und sich Abschriften erteilen lassen darf.
Ein Punkt, der im Rahmen einer Insolvenz besondere Beachtung verdient, ist der Datenschutz, um sensible und personenbezogene Daten gegen den Zugriff unberechtigter Dritter zu schützen. Auch im Falle einer Akteneinlagerung, Aktenauslagerung oder Archivierung bei einem externen Dienstleister bleibt der Auftraggeber für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich.

Aktenvernichtung der Insolvenzakten

Auch bei der endgültigen Vernichtung der Insolvenzakten muss der gesetzliche Datenschutz erfüllt werden. Vor der Aktenvernichtung muss unbedingt der Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen geprüft werden. Erst nach deren Ablauf dürfen die Daten vernichtet werden. Die Aktenvernichtung muss dabei in einer Form geschehen, die es Dritten unmöglich macht, vom Inhalt der Akten Kenntnis zu erlangen. Bei elektronischen Daten muss sichergestellt sein, dass alle Daten, die noch auf dem System verblieben sind, gelöscht werden. Auch bei der Aktenvernichtung kann es – insbesondere bei großen Datenmengen – sinnvoll sein, auf externe Dienstleister zurückzugreifen. In diesem Fall muss ebenfalls dafür gesorgt werden, die Möglichkeit, dass Unbefugte Einsicht nehmen, zu beschränken. Der Gesetzgeber schreibt im Zuge der Datensparsamkeit auch die auch die unmittelbare Vernichtung nach Fristablauf vor. Auch hier können oft nur professionelle Dienstleister die Vorgaben exakt erfüllen.

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Welche Rolle spielen Insolvenzverfahren in Deutschland?

Maßgebende Rechtsquelle für Insolvenzverfahren in Deutschland ist die Insolvenzordnung (InsO). Die Verfahren können sowohl über das Vermögen einer natürlichen oder juristischen Person als auch über das Vermögen einer Gesellschaft ohne eigene Rechtspersönlichkeit eröffnet werden.

Insolvenzverfahren sollen dazu dienen, das Vermögen eines Schuldners zu verwerten und den Erlös an seine Gläubiger zu verteilen, um ihre Ansprüche zu befriedigen. Auch der Erhalt des Unternehmens des Schuldners kann ein Ziel des Verfahrens sein. Für das Verfahren ist das Amtsgericht zuständig, in dessen Bezirk ein Landgericht seinen Sitz hat. Gründe für die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens sind Zahlungsunfähigkeit, drohende Zahlungsunfähigkeit sowie Überschuldung.

In Deutschland gab es im Jahr 2015 nach Angaben des Statistischen Bundesamtes 127.683 Insolvenzen, davon 23.123 Unternehmensinsolvenzen. Die meisten Insolvenzen gab es in Nordrhein-Westfalen. In 116.092 Fällen wurde ein Insolvenzverfahren eröffnet, in 9.715 Fällen wurde die Eröffnung mangels Masse abgelehnt. In 1.876 Fällen wurde ein Vergleichsverfahren eröffnet. Schätzungsweise 2.000 Insolvenzverwalter, davon 25 bis 40 Prozent hauptberuflich, sind in Deutschland tätig.

*Alle Informationen sind nach bestem Wissen zusammengestellt und erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Informationen ersetzen im konkreten Fall weder eine juristische noch eine steuerrechtliche Beratung.