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Insolvenzakten: Aufbewahrungspflicht und Fristen nach dem Insolvenzverfahren
Die Aufbewahrungspflichten enden nicht mit der Insolvenz. Geschäftsunterlagen des insolventen Unternehmens müssen auch nach Verfahrenseröffnung und nach Abschluss fristgerecht aufbewahrt werden. Es gelten die normalen Fristen: 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für Jahresabschlüsse und Bücher, 6 Jahre für Geschäftsbriefe (§ 257 HGB, § 147 AO, Fassung BEG IV).
Wer die Pflicht trägt, hängt von der Verfahrensart ab. Dieser Leitfaden ordnet die Verantwortlichkeiten und zeigt die praktische Lösung.
Mehr zu dem Thema in unserer Liste gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder in unserer App Aufbewahrungsfristen für Apple IOS oder Google Android
Aktenarchivierung im Insolvenzverfahren – ein Ratgeber
Wer muss aufbewahren? Die Verantwortung je Verfahrensart
Regelinsolvenz mit Insolvenzverwalter
Mit der Eröffnung geht die Verwaltungs- und Verfügungsbefugnis auf den Insolvenzverwalter über (§ 80 InsO). Damit auch die Verantwortung für die Geschäftsunterlagen. Der Verwalter sichert die Unterlagen, hält sie für Gläubigerausschuss, Finanzamt und Gerichte verfügbar und wahrt die Fristen. Die Kosten zählen zur Insolvenzmasse.
Eigenverwaltung
In der Eigenverwaltung (§§ 270 ff. InsO) bleibt die Geschäftsführung im Amt. Sie verantwortet Aktenführung und Aufbewahrung weiter, überwacht vom Sachwalter.
Nach Abschluss und Löschung der Gesellschaft
Die Löschung der Gesellschaft löscht keine Frist. Bei der GmbH wird der Verwahrort der Akten im Zuge der Löschung dem Amt in der notariellen Urkunde mitgeteilt. Nur auf Antrag bestimmt das Gericht einen Verwahrer der Bücher und Papiere (§ 74 Abs. 2 GmbHG). In der Praxis übernehmen das ehemalige Geschäftsführer, Gesellschafter oder ein externer Aktentreuhänder. Anders die AG: Ihre Bücher und Schriften sind nach § 273 AktG an einem vom Gericht bestimmten sicheren Ort für zehn Jahre zu hinterlegen.
Anmerkung aus der Praxis: Da BlitzArchiv häufig von Amtsgerichten aus allen Bundesländern mit der Archivierung von AG-Unterlagen bestimmt wurde, können wir Ihnen beim Umgang mit den Ämtern behilflich sein. Sprechen Sie uns einfach an.
Nachlassinsolvenz und Privatinsolvenz
Bei der Nachlassinsolvenz treffen die Pflichten den Nachlassverwalter oder die Erben. In der Verbraucherinsolvenz gibt es keine handelsrechtlichen Pflichten; steuerliche Einzelfristen bleiben.
Die Fristen nach dem Insolvenzverfahren
| Unterlagen | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Jahresabschlüsse, Bilanzen, Bücher, Inventare | 10 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge) | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO (BEG IV, seit 1.1.2025) |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
| Personalunterlagen | 3 bis 30 Jahre je Dokumentart | s. Ratgeber Personalakten |
| Verfahrensunterlagen des Verwalters (Berichte, Tabellen) | 6 Jahre nach Verfahrensende | Berufsrecht/InsO |
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstand. Die Insolvenz verkürzt keine Frist. Sie wechselt nur den Verantwortlichen.
Die praktische Lösung: Akten in die Treuhand-Verwahrung
Für Insolvenzverwalter zählt Skalierbarkeit: viele Verfahren, verteilte Standorte, klare Kosten je Verfahren. BlitzArchiv nimmt versiegelte Kartons bundesweit an der Bürotür entgegen, auch an vielen Standorten am selben Tag. Lagert im Sicherheitsarchiv, überwacht jede Frist einzeln, vernichtet nach Ablauf mit Nachweis. Aus der Praxis: „…hier war es notwendig, dass unser Partner im Bereich Archivierung am gleichen Tag an 160 verschiedenen Punkten in Deutschland Aktenordner abholt. BlitzArchiv hat das tatsächlich geleistet.“ (Jochen Sedlitz, Fachanwalt für Insolvenzrecht, MENOLD BETZLER)
FAQ: Aufbewahrungspflicht in der Insolvenz
Müssen Akten nach einer Insolvenz aufbewahrt werden?
Ja. Die Fristen (8/10/6 Jahre) gelten unverändert. Die Insolvenz ändert nur, wer verantwortlich ist.
Wer bewahrt während des Verfahrens auf?
In der Regelinsolvenz der Insolvenzverwalter (§ 80 InsO), in der Eigenverwaltung die Geschäftsführung unter Aufsicht des Sachwalters.
Wer verwahrt nach Löschung einer GmbH?
Ein vom Gericht bestimmter Verwahrer (§ 74 Abs. 2 GmbHG). Häufig ehemalige Geschäftsführer, Gesellschafter oder ein Aktentreuhänder wie BlitzArchiv.
Wie lange gelten Buchungsbelege eines insolventen Unternehmens?
8 Jahre. Das BEG IV verkürzte die Frist zum 1.1.2025 von 10 auf 8 Jahre.
Wer zahlt die Aktenlagerung in der Insolvenz?
Während des Verfahrens die Insolvenzmasse, danach der bestimmte Verwahrer oder die Gesellschafter.
Dürfen Gläubiger oder das Finanzamt die Akten einsehen?
Berechtigte können Einsicht verlangen. Akten müssen deshalb auffindbar und kurzfristig verfügbar bleiben. Im ControlCenter genügt ein Klick.
Was droht bei zu früher Vernichtung?
Steuerliche Schätzungen, Beweisnachteile und Haftungsrisiken. Im Zweifel persönlich.
Was kostet die Einlagerung von Insolvenzakten?
Festpreis je Karton, keine Mindestmenge. Die Kalkulationsbox (Voreinstellung „Insolvenz“) liefert den Preis in zwei Minuten.
Im weiteren Artikel geht es ausschließlich um Insolvenzakten und die jeweiligen Aufbewahrungsverordnungen:
Übersicht:
in diesem Artikel lesen Sie:
- Aktenarchivierung im Insolvenzverfahren – ein Ratgeber
- Welche Unterlagen sind als Insolvenzakten aufzubewahren?
- Wie lange müssen Insolvenzakten aufbewahrt werden?
- Akteneinlagerung, Aktenauslagerung und Archivierung bei Insolvenzverfahren
- Datenschutz beim Insolvenzverfahren
- Aktenvernichtung der Insolvenzakten
Welche Unterlagen sind als Insolvenzakten aufzubewahren?
Handelsrechtlich ist jeder Kaufmann, d.h. jedes Unternehmen, Gewerbetreibender oder Freiberufler, verpflichtet, folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:
Buchungsunterlagen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse und -lageberichte sowie die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe, Kopien der versandten Handelsbriefe, Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern, usw.
Die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten entsprechen weitgehend den handelsrechtlichen Vorschriften, fordern aber zusätzlich zu den handelsrechtlich aufzubewahrenden Unterlagen die Aufbewahrung sämtlicher sonstigen Unterlagen, falls sie für das Besteuerungsverfahren von Bedeutung sind. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde die Frist für Buchungsbelege zum 1.1.2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt.
Wozu ist der Insolvenzverwalter verpflichtet?
Im Zuge eines Insolvenzverfahrens fallen üblicherweise zahlreiche Schriftstücke und Akten an. Der Insolvenzverwalter ist gesetzlich dazu verpflichtet, ein Verzeichnis der einzelnen Vermögensgegenstände der Insolvenzmasse gemeinsam mit ihrem Wert aufzustellen. Diese Insolvenzakten dienen den Gläubigern als Informationsquelle darüber, welche Vermögenswerte noch beim Schuldner vorhanden sind (die sogenannte „Insolvenzmasse“). Zur Insolvenzmasse gehört das gesamte Vermögen des Schuldners, das ihm bei der Eröffnung des Verfahrens gehört oder das er während des Verfahrens erwirbt.
Insolvenzakten bei BlitzArchiv
1 – BlitzArchiv lagert entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen die nach Geschäftsjahren sortierten Aktenkartons vor dem Schlusstermin ein.
2 – Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die Akten gemäß den Vorschriften des BDSG sukzessive vernichtet. Die gesetzlichen Pflichten des Insolvenzverwalters und des Schuldners werden erfüllt.
3 – BlitzArchiv rechnet die komplette Leistung vor dem Schlußtermin gegenüber dem Unternehmen (Schuldner) ab.
Wie lange müssen Insolvenzakten aufbewahrt werden?
Grundsätzlich richten sich die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen nach der Abgabenordnung und nach dem Handelsgesetzbuch. Sowohl das Steuerrecht als auch das Handelsrecht sehen also Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen vor. Danach gelten folgende Grundsätze: Empfangene Handelsbriefe, Kopien versandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit handelsrechtlicher und steuerlicher Bedeutung sind sechs Jahre aufzubewahren. Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse und –lageberichte sowie für die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen. Buchungsbelege sind seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV nur noch 8 Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO, seit 1.1.2025).
Auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Unterlagen aufzubewahren, wenn sie für bestimmte Sachverhalte von Bedeutung sind, wie zum Beispiel eine Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung oder ein anhängiges Ermittlungsverfahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt stets zum Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung in den Büchern vorgenommen wurde.
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Akteneinlagerung, Aktenauslagerung und Archivierung bei Insolvenzverfahren
Während des laufenden Konkursverfahrens gehören die Bücher und Schriftstücke des Unternehmens zur Insolvenzmasse. Nach Beendigung des Verfahrens geht die Verfügungsmacht über die Akten wieder auf den Schuldner über, der auch gundsätzlich zur Rücknahme verpflichtet ist. Der Insolvenzverwalter hat dafür zu sorgen, dass die Geschäftsbücher von der durch den Gesellschaftsvertrag oder durch Gesellschaftsbeschluss bestimmten Person in Verwahrung genommen werden, sofern dies vereinbart war.
Übersteigen die hinterlassenen Insolvenzakten eine gewisse Menge, ist oft die externe Archivierung mittels professioneller Dienstleister wie zum Beispiel über unseren Dienst BlitzArchiv der einzige gangbare Weg. Diese externen Anbieter erbringen neben der Archivierung der Akten auch weitere Dienstleistungen, wie beispielsweise die Aktenvernichtung. Die Kosten für diese Dienstleistungen sind durch immer effizientere Arbeitsstrukturen in den letzten Jahren im Allgemeinen deutlich zurückgegangen. BlitzArchiv beispielsweise hat alle Prozesse zur Akten-Aufbewahrung automatisiert und gibt die Kostenersparnis über ein Onlineportal an seine Kunden weiter.
Wichtig ist, dass die Archivierung nach den Grundsätzen einer ordnungsmäßigen Buchführung geschieht und die gespeicherten Daten nicht verändert werden können. Außerdem muss sichergestellt sein, dass die Unterlagen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Datenschutz beim Insolvenzverfahren
Gemäß der Insolvenzordnung erfolgt die Bekanntmachung eines Insolvenzverfahrens zentral und länderübergreifend im Internet. Dort veröffentlichen die deutschen Insolvenzgerichte die obligatorischen Bekanntmachungen. Außerdem wird das Konkursverfahren in Handelsregister und Handelsbücher eingetragen.
Zur Durchsetzung ihrer Interessen gegen insolvente Schuldner benötigen die betroffenen Gläubiger Einsicht in die Akten des Insolvenzverfahrens. Dazu muss der Gläubiger jedoch ein sogenanntes „berechtigtes Interesse“ vorweisen können. Ein solches Interesse ist nicht gegeben, wenn ein nicht am Verfahren beteiligter Dritter durch die Einsicht in die Insolvenzakten Informationen über eine verfahrensfremde Person, wie zum Beispiel den Geschäftsführer einer GmbH, erlangen will. Ebenso hat ein Gläubiger in einem mangels Masse abgewiesenen Verfahren kein Recht auf Akteneinsicht, wenn er nur prüfen möchte, ob Ansprüche gegen einen Dritten (beispielsweise einen Geschäftsführer der GmbH) bestehen. Hat der Gläubiger allerdings einen Gläubigerinsolvenzantrag gegen den Schuldner gestellt, so wird er nicht als ,,Dritter“, sondern als Beteiligter betrachtet, wodurch er jederzeit die Akten einsehen und sich Abschriften erteilen lassen darf.
Ein Punkt, der im Rahmen einer Insolvenz besondere Beachtung verdient, ist der Datenschutz, um sensible und personenbezogene Daten gegen den Zugriff unberechtigter Dritter zu schützen. Auch im Falle einer Akteneinlagerung, Aktenauslagerung oder Archivierung bei einem externen Dienstleister bleibt der Auftraggeber für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich.
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Aktenvernichtung der Insolvenzakten
Auch bei der endgültigen Vernichtung der Insolvenzakten muss der gesetzliche Datenschutz erfüllt werden. Vor der Aktenvernichtung muss unbedingt der Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen geprüft werden. Erst nach deren Ablauf dürfen die Daten vernichtet werden. Die Aktenvernichtung muss dabei in einer Form geschehen, die es Dritten unmöglich macht, vom Inhalt der Akten Kenntnis zu erlangen. Bei elektronischen Daten muss sichergestellt sein, dass alle Daten, die noch auf dem System verblieben sind, gelöscht werden. Auch bei der Aktenvernichtung kann es – insbesondere bei großen Datenmengen – sinnvoll sein, auf externe Dienstleister zurückzugreifen. In diesem Fall muss ebenfalls dafür gesorgt werden, die Möglichkeit, dass Unbefugte Einsicht nehmen, zu beschränken. Der Gesetzgeber schreibt im Zuge der Datensparsamkeit auch die unmittelbare Vernichtung nach Fristablauf vor. Auch hier können oft nur professionelle Dienstleister die Vorgaben exakt erfüllen.
Welche Rolle spielen Insolvenzverfahren in Deutschland?
Insolvenzverfahren sollen dazu dienen, das Vermögen eines Schuldners zu verwerten und den Erlös an seine Gläubiger zu verteilen, um ihre Ansprüche zu befriedigen. Auch der Erhalt des Unternehmens des Schuldners kann ein Ziel des Verfahrens sein. Für das Verfahren ist das Amtsgericht zuständig, in dessen Bezirk ein Landgericht seinen Sitz hat. Gründe für die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens sind Zahlungsunfähigkeit, drohende Zahlungsunfähigkeit sowie Überschuldung.
2025 registrierten die deutschen Amtsgerichte 24.064 beantragte Unternehmensinsolvenzen, 10,3 Prozent mehr als im Vorjahr. Die Gläubigerforderungen: rund 47,9 Milliarden Euro (Statistisches Bundesamt, PM Nr. 085/26). Jedes Verfahren stellt dieselbe Frage: Wohin mit den Akten? Oft Hunderte Ordner, für bis zu zehn Jahre.
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Die Idee von BlitzArchiv ist, uns von der Aktenflut zu befreien, die die gesetzliche Aufbewahrungspflicht mit sich bringt – und dies ganz einfach!
Ab jetzt kümmert sich das Archiv um mich und nicht umgekehrt. Kein Suchen, kein Schleppen, kein Aktenkeller, keine Aufbewahrungsfristen mehr rechnen. Und Alle Prozesse online gesteuert. Klick erledigt.