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Liquidation GmbH: Aktenaufbewahrung - Ein Leitfaden für Liquidatoren *
1. Wer muss die Geschäftsunterlagen nach der Liquidation einer GmbH aufbewahren?
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. HGB §157, GmbHG §74 und diverse steuerrechtliche Bestimmungen) enden nicht mit der Liquidation der GmbH, sondern bestehen üblicherweise 10 Jahre fort und werden nach der Löschung zur Pflicht der Gesellschafter. Explizit ist die Verpflichtung zur Aktenverwahrung auch ein Bestandteil der notariellen Urkunde zum Erlöschen der Gesellschaft. Erfolgt keine Verständigung (z.B. fehlende Bestimmung im Gesellschaftervertrag / Gesellschafterbeschluss) zur Aktenverwahrung, so bestimmt das zuständige Gericht von Amts wegen.
2. Ist das Thema „Aktenaufbewahrung“ zeitkritisch bei einer Liquidation der GmbH?
Ja erheblich – vor allem zu der Frage des Kostenträgers:
Aktenauslagerung nach Liquidationsende
- Die Mietkosten nach Löschung tragen die Gesellschafter persönlich.
- Die Kosten der Aktenvernichtung tragen die Gesellschafter persönlich.
- Das Handling der Aktenvernichtung ist Aufgabe der Gesellschafter.
- Nachwirkender Zeitraum: 10 Jahre nach Auflösung der Gesellschaft.
- Die bestehende Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen muss in der Liquidationsschlussbilanz erfolgswirksam aufgelöst werden und kann den Liquidationserlös steigern.
- Unter den Gesellschaftern muss betreffend der Kosten und dem Handling ein Modus vivendi gefunden werden.
Aktenauslagerung vor Liquidationsende
- Alle Kosten (Miete, Aktenvernichtung, Handling) trägt das zu liquidierende Unternehmen.
- Das jährliche Handling der Aktenvernichtung ist ausgelagert.
- Die bestehende Rückstellung der Gesellschaft wird ebenfalls aufgelöst aber mit den tatsächlich angefallenen Kosten „verrechnet“.
- Die Gesellschafter erfüllen weiter ihre Pflicht, haben aber Aufwand und Kosten gespart.
Übersicht:
in diesem Artikel lesen Sie:
Liquidation GmbH: eine Kundenerfahrung:
Die Subitec GmbH löst ihren Geschäftsbetrieb in Deutschland auf. Wir standen vor dem Problem, die Aufbewahrung der Akten professionell lösen zu lassen. Es geht uns nicht nur um die Aufbewahrung, sondern auch um die sukzessive Vernichtung und vor allem um einen schnellen, unkomplizierten und zielsicheren Zugriff auf unsere Dokumente in den nächsten 10 Jahren.
Wir haben verschiedene Dienstleister angesprochen, haben insgesamt 5 Angebote erhalten und haben die Leistungsfähigkeit von den besten Dreien getestet. Wir haben dazu ein Prioritätenschema mit individueller Punktezuordnung aufgestellt.
BlitzArchiv war der deutliche Sieger!
In der Folge hat das Unternehmen unsere hohe Erwartungshaltung noch übertroffen: Sehr professionell, sehr zuverlässig, hohe Geschwindigkeit und in jeder Phase extrem flexibel – eine echte Benchmark für den Markt. Abgerundet wurde die Leistung durch die sehr angenehme und hilfreiche Art der Mitarbeiter. Ein echter Tipp – eine Top-Empfehlung!
Dr. Mohme (Liquidator der Subitec GmbH)
3. Akten der Gesellschaft an einen Dienstleister auslagern oder selbst Räume anmieten?
Drei Themenbereiche sind für die Liquidatoren zu beachten:
A – das Handling
Die Aktenaufbewahrungspflicht nach einer Liquidation erzeugt in erster Linie kein Lager- sondern ein Handlingsproblem. Jährlich müssen die Akten, deren Aufbewahrungspflicht verstrichen ist, ordnungsgemäß und zeitnah (BDSG) vernichtet werden. Das heißt nicht nur der Umtransport in das neue Aktenlager fällt an, sondern auch das jährliche Heraussuchen der fälligen Akten und die Verbringung zum Aktenvernichter.
B – die Lagerkosten und Lagergröße
Die richtige Lagergröße stellt die nächste Hürde dar, denn jährlich vermindert sich der Aktenbestand durch die Vernichtung um etwa ein Zehntel. Das Lager in Eigenregie verursacht über zehn Jahre gleich hohe Kosten, während z.B. BlitzArchiv auf Grund der Skalierbarkeit nur die tatsächlich genutzte Lagerfläche in Rechnung stellt.
C – der Datenschutz
Neben den Kosten für die Lagerfläche sind auch technische und organisatorische Maßnahmen (Investitionen) zu treffen, die das BDSG (z.B. §9) vorschreibt: Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Verfügbarkeitskontrolle…
Der Lösungsansatz bei BlitzArchiv
1 – BlitzArchiv lagert entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen Ihre nach Geschäftsjahren sortierten Aktenkartons vor dem Auflösungsbeschluß ein.
2 – Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die Akten gemäß den Vorschriften des BDSG sukzessive vernichtet. Die gesetzlichen Pflichten der Gesellschaft und der Gesellschafter werden erfüllt.
3 – BlitzArchiv rechnet die komplette Leistung vor dem Liquidationsende gegenüber dem Unternehmen ab: In der Liquidationsschlussbilanz können so die Kosten für die Archivierung und Vernichtung in voller Höhe und in einer Summe gelten gemacht werden.
4 – Nochmals benötigte Unterlagen können einfach übers Internet rückbestellt werden.
4. Aufbewahrung Unterlagen nach Liquidation – Vergleichsrechnung
Testen Sie es – mit unserer blauen Kalkulationsbox
Kostenlos und ohne Anmeldung erhalten Sie die garantierten Gesamtkosten Ihrer Liquidationsaulagerung für die kommenden 10 Jahre.
- Menge eingeben
- Ordner oder Kartons auswählen
- Anwendung „Liquidation“ wählen
Erfahren Sie mehr über:
Nutzen Sie die Kalkulationsbox für einen schnellen Kostenüberblick. Nur die Menge und Ihr Anwendungsfall eingeben und schon erhalten Sie Ihre Kalkulation.
Die Idee von BlitzArchiv ist, uns von der Aktenflut zu befreien, die die gesetzliche Aufbewahrungspflicht mit sich bringt – und dies ganz einfach!
Ab jetzt kümmert sich das Archiv um mich und nicht umgekehrt. Kein Suchen, kein Schleppen, kein Aktenkeller, keine Aufbewahrungsfristen mehr rechnen. Und Alle Prozesse online gesteuert. Klick erledigt.
