Datenschutzerklärung

Wir nehmen die Belange des Datenschutzes sehr ernst und möchten sicherstellen, dass Ihre Privatsphäre sowie die personenbezogenen Daten Dritter bei der Nutzung unserer Angebote jederzeit geschützt werden. In der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Ihnen daher erläutern, wie in unserem Unternehmen mit diesen Daten umgegangen wird.

1. Zugriffsdaten ohne Personenbezug

Um das Angebot unseres Portals zu verbessern, erheben und speichern wir bestimmmte Zugriffsdaten ohne Personenbezug. Sobald Sie eine Datei von unserer Webseite anfordern, werden standardmäßig Zugriffsdaten erhoben und gespeichert.
Dieser Datensatz besteht u. a. aus:

  • der Seite, von der ausgehend die Datei angefordert wurde,
  • dem Namen der Datei,
  • dem Datum und der Uhrzeit der Anforderung,
  • der übertragenen Datenmenge,
  • dem Zugriffsstatus (d. h. ob die Datei übertragen oder möglicherweise nicht gefunden wurde etc.),
  • einer Beschreibung des Typs sowie der Version des verwendeten Webbrowsers,
  • dem installierten Betriebssystem und der eingestellten Auflösung,
  • der verwendeten IP-Adresse.

Diese Daten werden zu internen statistischen Zwecken sowie zur technischen Administration des Portals ausgewertet; eine Weitergabe an Dritte, auch in Auszügen, findet nicht statt. Diese anonymen Daten werden getrennt von den personenbezogenen Datensätzen gespeichert und von uns in keinem Fall mit Ihren personenbezogenen Daten in Verbindung gebracht, sodass keine Rückschlüsse auf eine bestimmte Person möglich sind.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden von uns nur erhoben, wenn Sie uns diese freiwillig mitteilen. Im Zuge Ihres Auftrags werden vor allem folgende personenbezogene Daten erhoben: Anrede, Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer. Zusätzlich werden bei Beauftragung ggf. Zahlungsinformationen (Bankverbindung etc.) erhoben.

Bei der Anmeldung zu unserer Mail-Info werden folgende personenbezogene Daten erhoben: Ihre E-Mail-Adresse.

Die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten (Anrede, Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bankverbindung) werden rechtmäßig und entsprechend den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telemediengesetzes (TMG) gespeichert. Selbstverständlich werden Ihre Daten vertraulich behandelt.

3. Nutzung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden ohne Ihre gesonderte Einwilligung allein zur Auftragsabwicklung verwendet. Für die Speditionsleistungen ist allerdings eine Weitergabe Ihrer Adressdaten an unsere Paket- bzw. Kurierdienstleister erforderlich. Diese sind verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und ausschließlich zum Zwecke der Lieferung zu verwenden. Für die Zahlungsabwicklung werden Ihre Zahlungsdaten ggf. an das beauftragte Kreditinstitut weitergegeben. Eine darüber hinausgehende Weitergabe von personenbezogenen Nutzerdaten an Dritte findet nicht statt. Jedoch sind wir befugt, den zuständigen Behörden im Einzelfall Auskunft über Ihre Daten zu erteilen, soweit diese Ihre Daten zum Zwecke der Erfüllung der gesetzlichen Befugnisse (z.B. Strafverfolgung) anfordern.

Ohne Ihre Einwilligung nutzen wir die erhobenen Daten nicht für Zwecke der Werbung, Markt- oder Meinungsforschung. Bei Bestellung unserer Mail-Info erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihre E-Mail-Adresse für eigene Werbezwecke nutzen. Ihre Einwilligung zur Speicherung und zur Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse zum Versand der Mail-Info können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4. Mail-Info

Falls Sie unsere Mail-Info bestellen, haben Sie durch die nachstehende Einwilligung Ihr Einverständnis zur Speicherung und Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse gesondert erklärt. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch formlose Mitteilung widerrufen, z. B. indem Sie eine E-Mail senden an: service(at)blitzarchiv.de, oder indem Sie die Mail-Info abbestellen.

Erlaubnis zum Versand der Mail-Info:
„Ich möchte regelmäßig über meinen aktuellen Lagerbestand, das bevorstehende Ende der Lagerzeit und mit der Aktenlagerung in Zusammenhang stehende Angebote (Aktenvernichtung o. ä.) per E-Mail informiert werden. Diese Einwilligung zur Nutzung meiner E-Mail-Adresse kann ich jederzeit widerrufen.“

5. Cookies

Dieses Portal verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Internet-Browser auf Ihrem Rechner speichert. Rufen Sie die entsprechende Seite erneut auf, ermöglichen die Cookies eine Wiedererkennung Ihres Rechners. Dies führt z.B. dazu, dass von Ihnen einmal eingegebene Daten bei erneutem Ausfüllen des Auftragsformulars bereitstehen. Zumeist verwenden wir Cookies, die nach Beendigung des Internet-Browsers automatisch von Ihrer Festplatte gelöscht werden (sog. Session-Cookies). Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Rechner, und bewirken, dass wir Ihren Rechner bei Ihrem nächsten Besuch wiedererkennen (sog. dauerhafte Cookies).
Sie können das Speichern von Cookies in Ihren Browsereinstellungen jederzeit ändern, indem Sie die Funktion „keine Cookies akzeptieren“ auswählen. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass in diesem Fall unser Portal möglicherweise nicht mehr in vollem Umfang genutzt werden kann.

6. Auskunft, Berichtigung, Sperrung und Löschung

Sie können jederzeit unentgeltlich Auskunft über die von Ihnen gespeicherten Daten verlangen. Ggf. haben Sie das Recht, dass die von Ihnen gespeicherten Daten berichtigt, gesperrt oder gelöscht werden. Sofern einer Löschung gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, werden wir die Daten sperren.

Wir werden Ihnen auf Verlangen jederzeit über den über Sie oder Ihr Unternehmen gespeicherten Datenbestand vollständig und unentgeltlich Auskunft erteilen, Ihre Daten berichtigen, sperren oder löschen sowie Ihre Fragen zur Erhebung, Speicherung und Nutzung Ihrer Daten gerne beantworten. Wenden Sie sich hierfür bitte an folgende für Belange des Datenschutzes verantwortliche Stelle:

Aktentreuhand DE GmbH
– Geschäftsführung –
Zum Gerlen 1
66131 Saarbrücken
Deutschland

Telefon: 0681 / 99688 – 0
Telefax: 0681 / 99688 – 88
E-Mail: service(at)blitzarchiv.de

7. Datensicherheit

Da uns die Sicherheit Ihrer Daten wichtig ist, sichern wir unser Portal und sonstigen EDV-Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen. Trotz regelmäßiger Kontrollen ist ein vollständiger Schutz gegen alle Gefahren jedoch nicht möglich.

8. Auftragsdatenverarbeitung (Verfahren bei Aktenlagerung)

Werden personenbezogene Daten im Auftrag erhoben, verarbeitet oder genutzt, so ist der Auftraggeber grds. nach § 11 BDSG für die Einhaltung der Vorschriften des BDSG und anderer Vorschriften über den Datenschutz verantwortlich. Der Auftragnehmer ist unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig auszuwählen. Der Auftrag ist gemäß § 11 Abs. 2 S. 2 BDSG schriftlich zu erteilen, wobei insbesondere im Einzelnen festzulegen sind:

  1. Gegenstand und Dauer des Auftrags,
  2. Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten, die Art der Daten und der Kreis der Betroffenen,
  3. die nach § 9 BDSG zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen,
  4. Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten,
  5. die nach § 11 Abs. 4 BDSG bestehenden Pflichten des Auftragnehmers, insbesondere die von ihm vorzunehmenden Kontrollen,
  6. die etwaige Berechtigung zur Begründung von Unterauftragsverhältnissen,
  7. Kontrollrechte des Auftraggebers und die entsprechenden Duldungs- und Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers,
  8. mitzuteilende Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen,
  9. Umfang der Weisungsbefugnisse, die sich der Auftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer vorbehält,
  10. Rückgabe überlassener Datenträger und Löschung beim Auftragnehmer gespeicherter Daten nach Beendigung des Auftrags.

Nach § 9 BDSG sind insbesondere Maßnahmen zu treffen, die je nach der Art der zu schützenden personenbezogenen Daten oder Datenkategorien geeignet sind,

  1. Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren (Zutrittskontrolle),
  2. zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle),
  3. zu gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle),
  4. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist (Weitergabekontrolle),
  5. zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind (Eingabekontrolle),
  6. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle),
  7. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind (Verfügbarkeitskontrolle),
  8. zu gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.

Unser Ablaufprozess ermöglicht keinen Zugriff auf einzelne Aktenstücke. Entgegengenommen und eingelagert werden von uns nur Aktenbestände in verschlossenen und unbeschrifteten Archivierungskartons.

Die einzulagernden Kartons müssen also bereits anonymisiert in unseren Verantwortungsbereich gelangen, wobei die Kartons vor allem keinen Personenbezug aufweisen dürfen. Falls sich trotzdem einmal von außen sichtbare Hinweise auf einer Kiste befinden, so werden diese schon bei der Eingangskontrolle überklebt.

In unseren Verantwortungsbereich gelangt, werden die Kartons zudem foliert bzw. versiegelt.

Nur über einen an der Archivierungskiste angebrachten Aktencode kann über unsere EDV (mit entsprechender Rechtevergabe) eine Zuordnung des Kartoninhalts zum jeweiligen Nutzer erfolgen.

Von außen ist somit eine Zuordnung der Kartons zum jeweiligen Nutzer des Portals oder gar eine Bestimmung des Inhalts bzw. Einsicht in die enthaltenen Daten nicht möglich.

Die Aktenbestände werden ferner in einem gegen unbefugten Zugriff Dritter passwortgeschützten und abgegrenzten Bereich eines automatischen Hochlagers untergebracht.

Wir sind nach alledem der Auffassung, aufgrund des vorab dargestellten Procedere sicherstellen zu können, dass im Rahmen der Aktenlagerung regelmäßig keine personenbezogenen Daten Dritter erhoben, verarbeitet oder genutzt werden und somit auch kein Fall der Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG vorliegt.

Dennoch bieten wir Ihnen – etwa im Falle der Einlagerung datenschutzrechtlich besonders sensibler Aktenbestände – gerne den Abschluss eines gesonderten schriftlichen Auftrags zur Datenverarbeitung nach den oben aufgezählten Maßgaben des § 11 Abs. 2 S. 2 BDSG an.

Bitte zögern Sie nicht, uns ggf. hierauf anzusprechen.

9. Webanalysedienste (Google Analytics)

Diese Webseite nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Firma Google Inc. (Google). Google Analytics verwendet sog. Cookies, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Webseite durch Sie ermöglichen.

Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Nutzung dieser Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Webseite, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Wir weisen darauf hin, dass diese Webseite Google Analytics mit der Erweiterung „_anonymizeIp()“ verwendet und die IP-Adressen daher nur gekürzt verarbeitet werden, sodass eine personenbezogene Bestimmbarkeit ausgeschlossen ist.

Im Auftrag des Betreibers dieser Webseite wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitennutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Webseitenbetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Webseite vollumfänglich werden nutzen können.

Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Webseite bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren:
http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de
Weitere Informationen erhalten Sie hier:
http://www.google.com/intl/de/policies/privacy/

10. Social-Plugins (Facebook)

In unsere Webseite sind folgende sog. Social-Plugins des externen Social-Network-Dienstes Facebook eingebunden:

  • „Gefällt mir“-Button (= „Like“-Button)
Diese Plugins werden durch die Firma Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA (Facebook) betrieben. Dies ist durch das entsprechende Logo von Facebook erkennbar. Weitere Informationen zu den Social-Plugins von Facebook sind unter folgender Internetadresse erhältlich:
http://developers.facebook.com/plugins
Wenn ein Besucher Webseite aufruft, die ein solches Plugin enthält, wird eine Verbindung zwischen dem Browser des Besuchers und den Servern von Facebook aufgebaut. Facebook erhält und speichert hierbei Daten (IP-Adresse und Cookie-ID), die Facebook erlauben zu erkennen, welche Seite unserer Internetpräsenz von dem Besucher aufgerufen wurde. Dies gilt unabhängig davon, ob das Social-Plugin aktiviert wird oder nicht. Wenn der Besucher ein Social-Plugin betätigt (etwa durch Anklicken des „Gefällt mir“-Button oder das Hinterlassen eines Kommentars) werden die entsprechenden Informationen an Facebook in den USA übertragen und dort gespeichert. Wenn der Besucher zeitgleich mit seinem persönlichen Facebook-Account eingeloggt ist, können die weitergeleiteten Daten dem konkreten Account zugeordnet werden. Facebook setzt hierzu – bei registrierten und nicht registrierten Nutzern – sog. Cookies ein.
Art, Umfang, Zweck der Erhebung, Verwendung sowie die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Facebook sowie die Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz der Privatsphäre des Nutzers, können in den Datenschutzhinweisen von Facebook (https://www.facebook.com/about/privacy) nachgelesen und angepasst werden. Darüber hinaus sind uns die genauen Datenverarbeitungsvorgänge bzw. Speicherfristen und -zwecke im Hause Facebook jedoch unbekannt.