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Archivierung von Patientenakten in Deutschland *
Die Archivierung von Patientenakten ist für Ärzte in Deutschland ein wichtiges Thema, das sowohl rechtliche Vorgaben als auch Aspekte des Datenschutzes umfasst. Im Folgenden beantworten wir die häufigsten Fragen zur Aufbewahrung, Einsichtnahme und externen Lagerung von Patientenunterlagen – stets mit Blick auf die gesetzlichen Bestimmungen und die praktische Umsetzung durch spezialisierte Archivierungsdienste wie Blitzarchiv.
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
Ärzte sind verpflichtet, Patientenakten mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Diese allgemeine Aufbewahrungsfrist ist in § 630f Abs. 3 BGB verankert. Sie kann jedoch durch spezielle Vorschriften verlängert werden: So verlangt z. B. das Strahlenschutzgesetz (StrlSchG) für Röntgenaufnahmen eine Archivierung von zehn Jahren (bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres) und für Unterlagen aus Strahlenbehandlungen sogar 30 Jahre.
Eine interaktive Tabelle zu allen Dokumentenarten und den dazugehörenden Aufbewahrungspflichten von Patientenakten finden Sie hier.
Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit Abschluss der Behandlung. Bei langen Behandlungsverläufen (z. B. chronischen Patienten) startet die Frist also nach dem letzten Eintrag. Außerdem sollten Unterlagen im Zweifel eher länger als nötig aufbewahrt werden, falls andere Gesetze dies erfordern oder um Ansprüche (z. B. aus der Berufs-Haftung) abzusichern.
Übersicht:
in diesem Artikel lesen Sie:
- Wie lange müssen Patientenakten aufbewahrt werden?
- Wer darf Patientenakten einsehen?
- Dürfen Patientenakten extern archiviert werden?
- Welche Vorteile bietet die externe Archivierung von Patientenakten?
- Was geschieht mit Patientenakten bei Praxisaufgabe oder -übergabe?
- Was passiert mit Patientenakten, wenn der Arzt verstirbt?
- Wann und wie dürfen Patientenakten vernichtet werden?
Wer darf Patientenakten einsehen?
Die Patientenakte unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Grundsätzlich darf nur der behandelnde Arzt und das von ihm befugte Personal die Unterlagen nutzen. Patienten haben jedoch ein Recht auf Einsicht in ihre eigenen Akten. Dieses Recht ist im Patientenrechtegesetz verankert – laut § 630g BGB muss der Arzt dem Patienten auf Verlangen unverzüglich Einsicht in die vollständige, ihn betreffende Dokumentation gewähren (haufe.de). Auch Kopien der Akte müssen Patienten auf Wunsch (gegen Kostenerstattung) ausgehändigt werden. Dieses Einsichtsrecht kann nur in Ausnahmefällen eingeschränkt werden, etwa wenn erhebliche therapeutische Gründe entgegenstehen.
Dritte Personen (z. B. Angehörige) dürfen ohne Einwilligung des Patienten nicht einfach die Akten einsehen. Auch nach dem Tod des Patienten bleibt das Arztgeheimnis bestehen – Einsichtsrechte haben dann nur Erben zur Wahrung vermögensrechtlicher Interessen oder nächste Angehörige für immaterielle Interessen, sofern kein entgegenstehender Wille des Patienten bekannt ist. In der Praxis sollte jede Herausgabe oder Einsicht durch Dritte genau geprüft und vom Patienten (bzw. berechtigten Personen) genehmigt werden. Blitzarchiv trägt dem Rechnung, indem die Archivbehälter von dem Arzt oder der Praxis selbst verschlossen werden und Unbefugte keinen Zugriff auf den Inhalt haben.
Dürfen Patientenakten extern archiviert werden?
Ja, Ärzte können Patientenakten auch extern archivieren lassen, sofern dabei alle Datenschutz- und Berufsrechtsvorgaben eingehalten werden. Externe Archivierung bedeutet, die physischen Akten in einem darauf spezialisierten Archiv auszulagern, anstatt sie in der Praxis aufzubewahren. Dies ist zulässig, solange die Vertraulichkeit gewährleistet ist. Praktisch erfolgt dies durch vertragliche Vereinbarungen und technische Maßnahmen:
- Datenschutz: Patientendaten zählen zu sensiblen Gesundheitsdaten und unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ein Arzt, der Akten an einen Archivdienst übergibt, muss mit diesem einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag (§ 28 DSGVO) schließen. Darin wird geregelt, dass der Dienstleister die Unterlagen nur zu den vereinbarten Zwecken lagert und schützt. Blitzarchiv etwa schließt mit seinen Kunden entsprechende Verträge, sodass die Anforderungen der DSGVO erfüllt sind.
- Sicherheit: Extern eingelagerte Patientenakten müssen genauso sicher verwahrt sein wie in der Praxis. Das bedeutet: Zugangsbegrenzung, Schutz vor Feuer, Feuchtigkeit und unbefugtem Zugriff. Spezialisierte Archivierungsunternehmen verfügen über gesicherte Lagerbereiche. Bei Blitzarchiv werden z. B. versiegelte Archivbehälter verwendet, die vom Kunden verschlossen und eindeutig gekennzeichnet sind. So ist klar, welche Praxis der Behälter gehört, während der Inhalt für den Dienstleister tabu bleibt.
- Schweigepflicht: Auch bei externer Lagerung bleibt die ärztliche Schweigepflicht unberührt. Weder Mitarbeiter des Archivdienstes noch Dritte dürfen Einsicht in die Akten nehmen. Blitzarchiv respektiert dies, indem es die Behälter ungeöffnet lagert und im Abruffall unversehrt zurücksendet. Ein Zugriff auf einzelne Patienteninformationen durch das Archivpersonal erfolgt nicht ohne ausdrückliche Weisung des berechtigten Arztes oder seiner Rechtsnachfolger.
- Hoheitliche Tätigkeit: Einzelne Kammern betrachten den Zugang zu Patientendaten als hoheitliche Tätigkeit des Arztes selbst. Auch unterstützt Blitzarchiv die Arztpraxis durch das Handling von ungeöffneten versigelten Behältern, sodass nur der Arzt selbst Zugriff hat.
Kurz gesagt: Externe Archivierung ist erlaubt und verbreitet, wenn ein hoher Datenschutzstandard eingehalten wird. Ärzte sollten einen seriösen Anbieter wählen und die vertraglichen Grundlagen (Datenschutz, Haftung, Verfahren bei Bedarf und Vernichtung) genau festlegen. So lassen sich rechtliche Risiken vermeiden und zugleich die Vorteile der Auslagerung nutzen.
Archivmanagement mit BlitzArchiv
BlitzArchiv ist das erste komplett automatisierte und anonymisierte Aktenlager. BlitzArchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes und der Aufbewahrung von Akten. Mit wenigen Klicks im gesicherten und verschlüsselten Onlineportal bestimmt der Kunde die Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten Aufbewahrungsfristen.
Welche Vorteile bietet die externe Archivierung von Patientenakten?
Das Auslagern von Patientenakten an einen externen Archivservice bietet Praxen und Kliniken zahlreiche Vorteile:
Platzersparnis: Patientenakten (insbesondere in Papierform) nehmen viel Raum ein. Durch externe Lagerung gewinnen Praxen wertvollen Platz für Behandlungs- oder Büroräume, da Archivkartons nicht mehr vor Ort stapeln müssen.
Professionelle Lagerung: Spezialunternehmen lagern Akten unter optimalen Bedingungen (klimatisiert, vor Licht geschützt, brandsicher). Die Unterlagen bleiben über Jahre hinweg lesbar und unversehrt. Dies erfüllt auch die Anforderungen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht besser, als wenn Akten z. B. im Keller der Praxis feuchten Bedingungen ausgesetzt wären.
Schneller Zugriff bei Bedarf: Trotz Auslagerung sind die Akten im Bedarfsfall schnell verfügbar. Blitzarchiv zum Beispiel verwahrt jede Lieferung in versiegelten, beschrifteten Archivbehältern. Benötigt der Kunde eine bestimmte Akte oder einen ganzen Behälter zurück, kann er sie anfordern – der versiegelte Behälter wird dann kurzfristig im Originalzustand zurückgesendet. Somit ist die Praxis handlungsfähig, als wären die Akten vor Ort, muss jedoch nicht dauerhaft die Last der Lagerung tragen.
Datenschutz und Sicherheit: Ein externer Dienst wie Blitzarchiv investiert gezielt in Sicherheitstechnik. Unbefugter Zugriff wird verhindert, etwa durch Zutrittskontrollen und Videoüberwachung im Lager. Gleichzeitig verbleiben die Schlüssel im übertragenen Sinne beim Kunden: Durch das vom Kunden selbst verschlossene Archivgut wahrt Blitzarchiv das Arztgeheimnis. Diese doppelte Absicherung – physische Sicherheitsmaßnahmen beim Dienstleister plus Versiegelung durch den Arzt – stellt einen besonders hohen Datenschutzstandard dar.
Dienstleistungen rund um die Akte: Viele Archivdienstleister übernehmen auf Wunsch Zusatzaufgaben. Blitzarchiv etwa bietet an, am Ende der Aufbewahrungsfrist die gesetzeskonforme Aktenvernichtung durchzuführen oder im Falle einer Praxisübernahme die Akten an den Nachfolger zu Verfügung zu stellen. Ausschließlich auf Weisung kann auch eine Akte aus dem Bestand recherchiert und dem Patienten zu Verfügung gestellt werden. Solche Services entlasten die Ärzte und deren Personal erheblich.
Zusammengefasst profitieren Praxen durch externe Archivierung von weniger Verwaltungsaufwand, besserer Einhaltung aller Vorschriften und mehr Platz für das Kerngeschäft – die Patientenversorgung.
Wichtige Gesetze zur Archivierung von Patientenakten
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
§ 630f BGB – Dokumentationspflicht und Aufbewahrungsfristen
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Art. 5, Art. 9, Art. 28 – Verarbeitung und Schutz personenbezogener Gesundheitsdaten
Bundesärzteordnung (BÄO)
Berufsrechtliche Regelungen für Ärzte hinsichtlich Dokumentation und Schweigepflicht
Musterberufsordnung der Ärzte (MBO-Ä)
§ 10 Dokumentationspflichten
Berufsrechtliche Anforderungen an Ärzte hinsichtlich Dokumentationspflichten, Schweigepflicht und Aufbewahrung
Link zur Musterberufsordnung (Bundesärztekammer)
Patientenrechtegesetz
(im BGB integriert, speziell §§ 630a–630h BGB)
Regelungen zum Recht der Patienten auf Einsichtnahme und Kopien ihrer Akten
Strahlenschutzgesetz (StrlSchG)
Besondere Aufbewahrungsfristen für Patientenunterlagen im Bereich radiologischer Diagnostik und Therapie
Was geschieht mit Patientenakten bei Praxisaufgabe oder -übergabe?
Wenn ein Arzt seine Praxis aufgibt, stellt sich die Frage, was mit den Patientenunterlagen passiert. Laut der ärztlichen Musterberufsordnung (MBO) sind Ärzte verpflichtet, nach Praxisaufgabe ihre Aufzeichnungen weiter gemäß den geltenden Fristen zu verwahren oder in gehörige Obhut zu geben (bundesaerztekammer.de.) Praktisch gibt es zwei Szenarien:
- Praxisübergabe an einen Nachfolger: Übernimmt ein anderer Arzt oder eine andere Ärztin die Praxis, können die Patientenakten in der Regel an diese(n) übergeben werden, sofern die Patienten nicht widersprechen. Oft wird dies im Übernahmevertrag und durch Informationen an die Patienten geregelt. Der Nachfolger führt dann die Akten fort oder bewahrt sie für die Restdauer der Aufbewahrungsfrist auf. Wichtig ist, dass die Patienten über den Inhaberwechsel informiert sind und ihr Recht kennen, ggf. die Herausgabe oder Löschung ihrer Daten zu verlangen. Im Idealfall erklärt der Patient sein Einverständnis, dass seine Akte an den Praxisnachfolger übergeht.
- Praxisaufgabe ohne Nachfolger: Beendet ein Arzt seine Tätigkeit (z. B. aus Altersgründen) und es gibt keinen direkten Nachfolger, bleibt die Pflicht zur Aufbewahrung bestehen. Der Arzt muss selbst dafür sorgen, dass alle Patientenakten noch mindestens bis zum Ende der 10-Jahres-Frist sicher gelagert bleiben. Hier bietet sich die Übergabe an ein Archiv oder einen Kollegen an. Einige Ärztekammern empfehlen, die Akten an die Kammer oder an einen hierfür benannten Vertrauensarzt zu übergeben, falls der Arzt sie nicht selbst lagern kann. Eine praktische Lösung ist die externe Archivierung: Der scheidende Arzt übergibt die verschlossenen Akten an einen Dienstleister wie Blitzarchiv, der die gesetzliche Aufbewahrungspflicht treuhänderisch erfüllt. Die Akten bleiben vertraulich verwahrt und können im Bedarfsfall (z. B. wenn ein ehemaliger Patient Jahre später Unterlagen anfordert) vom Archiv an den anfordernden Patienten oder einen nachbehandelnden Arzt herausgegeben werden – natürlich nur mit dokumentierter Berechtigung.
Durch solche Vorkehrungen wird sichergestellt, dass Patienten auch nach Schließung der Praxis Zugang zu ihren medizinischen Unterlagen erhalten können. Niemand soll wegen einer Praxisaufgabe benachteiligt sein: Ärzte, die frühzeitig einen Archivierungsplan haben, erfüllen hier ihre Sorgfaltspflicht und entlasten zudem ihre Erben oder Vertreter.
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Was passiert mit Patientenakten, wenn der Arzt verstirbt?
Patientenakten im Todesfall des Arztes: Verstirbt ein niedergelassener Arzt, geht die Verantwortung für die Patientenakten zunächst auf die Erben bzw. Nachlassverwalter über. Die Unterlagen dürfen nicht einfach entsorgt werden, sondern sind weiterhin vertraulich aufzubewahren – im Sinne der Patienten und gemäß der ärztlichen Schweigepflicht, die über den Tod hinaus gilt. In der Praxis wird oft die zuständige Ärztekammer eingeschaltet, um eine Lösung zu finden. Blitzarchiv bietet in diesem Sonderfall einen besonderen Service: War der Verstorbene Kunde und wurden dessen Akten bei Blitzarchiv gelagert, können die Erben das Unternehmen zusätzlich beauftragen, eine Recherche im Archivbestand vorzunehmen. Auf dieser Basis sendet Blitzarchiv die jeweiligen Patientenakten einzeln an die betroffenen Patienten per Einschreiben zurück. Die Patienten erhalten so ihre Unterlagen ausgehändigt, auch wenn die Praxis nicht mehr existiert. Dieser serviceorientierte Ansatz entlastet die Erben erheblich – sie müssen sich nicht selbst um jede Aktenanforderung kümmern – und gewährleistet, dass Patienten im Falle des Arzt-Todes schnell und sicher an ihre Krankenunterlagen gelangen.
Wann und wie dürfen Patientenakten vernichtet werden?
Eine Vernichtung von Patientenakten kommt erst in Betracht, wenn die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Vor Ablauf von 10 Jahren (oder einer längeren Frist, z. B. 30 Jahren bei bestimmten Röntgenunterlagen (buzer.de)) dürfen Akten nicht routinemäßig entsorgt werden. Nach Ablauf der Frist besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr – allerdings bedeutet das nicht automatisch, dass alle Unterlagen sofort vernichtet werden müssen. In manchen Fällen bewahren Ärzte Akten freiwillig länger auf, etwa um bei eventuellen Spätfolgen oder Rechtsstreitigkeiten gerüstet zu sein. Grundsätzlich gilt jedoch: Patientendaten sollten nicht länger als nötig aufbewahrt werden, um den Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 DSGVO) einzuhalten.
Wenn die Zeit zur Vernichtung gekommen ist, muss diese fachgerecht und datenschutzkonform erfolgen. Patientenakten enthalten höchst vertrauliche Informationen (Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO) und dürfen keinesfalls über den Hausmüll entsorgt werden. Üblich ist die Aktenvernichtung durch Schreddern, wobei ein hoher Sicherheitsstandard einzuhalten ist (z. B. Partikelgröße nach DIN 66399 für Schutzklasse 3). Viele Praxen beauftragen dafür spezialisierte Aktenvernichter oder Archivierungsdienste. Blitzarchiv etwa übernimmt auf Wunsch die gesetzeskonforme Aktenvernichtung für seine Kunden: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die betreffenden Behälter mit Zustimmung des Kunden vernichtet und es wird ein Vernichtungszertifikat ausgestellt. So ist dokumentiert, dass die Unterlagen ordnungsgemäß und irreversibel beseitigt wurden.
Wichtig ist, dass vor der Entsorgung geprüft wird, ob wirklich keine Aufbewahrungspflicht oder kein laufender Bedarf mehr besteht – insbesondere wenn Patientenakten elektronische Datenträger oder Röntgenbilder enthalten, gelten eventuell besondere Regelungen. Ist alles geprüft und freigegeben, sorgt eine professionelle Aktenvernichtung dafür, dass keine personenbezogenen Daten mehr aus den Unterlagen rekonstruiert werden können. Damit ist der Datenschutz auch am Ende des Lebenszyklus der Patientenakte gewährleistet.
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Die Idee von BlitzArchiv ist, uns von der Aktenflut zu befreien, die die gesetzliche Aufbewahrungspflicht mit sich bringt – und dies ganz einfach!
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