Startseite » Anwendungen » Aufbewahrungsfristen 10– 8 – 6 Jahre: Ihr praktischer Leitfaden
Übersicht:
in diesem Artikel lesen Sie:
- Praxistipp für Unternehmer, Gewerbetreibende, Selbstständige & Freiberufler
- Welche Aufbewahrungsfrist gilt für welche Unterlagen?
- Die wichtigsten Ausnahmen
- Was gilt bei gemischten Akten
- Sortieren oder länger Lagern? Kosten & Nutzen
- FAQ Aufbewahrungsfristen 10 – 8 – 6 Jahre
- Welche Gesetzte regeln die Aufbewahrungsfristen.
Praxistipp für Unternehmer, Gewerbetreibende, Selbstständige & Freiberufler
Gerade durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) zum 01.01.2025 sind viele Unternehmer verunsichert:
6, 8 oder doch 10 Jahre Aufbewahrungspflicht? Was gilt jetzt? In diesem Praxistipp zeigen wir Ihnen klar und knapp, welche Frist für welche Dokumente gilt – und wie Sie Ordnung in Ihre Archive bringen.
Kurzüberblick:
Welche Aufbewahrungsfrist gilt für welche Unterlagen?
Unterlagen
Frist
Handelsbücher, Inventare, Jahres-/Konzernabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen.
Aber auch Zollpapiere, Akten aus Gesellschaftsrecht, Patientenakten*
10 Jahre
Empfangene und abgesandte Handels-/Geschäftsbriefe, sonstige Geschäftspapiere
6 Jahre
Buchungsbelege (Rechnungen, Kassen-/Bankbelege, Lohn-/Gehalts-/Bewirtungsbelege) (seit 1. 1. 2025)
8 Jahre
Die wichtigsten Ausnahmen
Unterlagen
Frist
Buchungsbelege von Zahlungsdienstleister oder Unternehmen die dem Kreditwesengesetz, dem Versicherungsaufsichtsgesetz, dem Wertpapierinstitutsgesetz unterliegen
UPDATE: BMF 06.08.2025: Das Kabinett hat heute beschlossen, die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute auf zehn Jahre zu verlängern.
10 Jahre
*Patientenakten: grundsätzlich
Aber bei
- klinischen Arzneimittelstudien
(EU-GCP/RiLi-BÄK)
- künstlicher Befruchtung (ESchG § 11)
10 Jahre
25 Jahre
25 Jahre
Arbeitszeit- & Mindestlohndokumente (ArbZG, MiLoG § 17)
2 Jahre
Strahlenschutz (StrlSchG): Mess-/Prüfberichte
30 Jahre
Was gilt bei gemischten Akten
Befinden sich in einem Ordner verschiedene Dokumententypen, die unterschiedliche Aufbewahrungsfristen haben, gilt immer die längste anwendbare Aufbewahrungsfrist.
Sortieren oder länger Lagern? Kosten & Nutzen
Häufig in der Praxis anzutreffen: der komplette Vorgang wird zusammen abgeheftet und beinhaltet beispielsweise den Lieferschein (6 Jahre) , die Rechnung (8 Jahre) und Zollpapiere (10 Jahre). Lohnt es neu zu sortieren?
Sichtung & Trennung nach Fristengruppen:
ca. 1 Stunde Arbeitszeit pro Ordner
Archivkosten bei blitzarchiv.de für die Lagerung für zwei zusätzliche Jahre:
1,58 € netto pro Ordner
Fazit: Länger lagern, schont die Nerven und spart Aufwand
FAQ Aufbewahrungsfristen 10 – 8 – 6 Jahre
Nein. Die 8-Jahres-Frist betrifft ausschließlich Buchungsbelege im Sinne von § 147 AO bzw. § 257 HGB (Rechnungen, Kassen- und Bankbelege, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Bewirtungsbelege). Für Handelsbücher, Inventare, Jahres- und Lageabschlüsse sowie für z. B. Zollpapiere oder Patientenakten gilt dagegen weiterhin 10 Jahre, und für Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre.
Bei gemischten Aktenordnern oder Mappen gilt immer die längste einzeln anwendbare Frist.
• Beispiel: Rechnung (8 J.), Zollpapiere (10 J.) → 10 Jahre
Sortieren Sie daher idealerweise nach Fristengruppen, um die Ablage und das spätere Fristen-Monitoring zu erleichtern.
- Reguläre Patientenakten: § 630f BGB → 10 Jahre nach Behandlungsende
- Klinische Studien (AMG § 40 in Verbindung mit EU-GCP) → 25 Jahre
- Künstliche Befruchtung (ESchG § 11) → 25 Jahre
- Betäubungsmittel-Rezepte (BtMG) → 3 Jahre
Ja, wenn die Digitalisierung ordnungsgemäß erfolgt:
- revisionssicheres Scan-Verfahren
- maschinelle Volltextsuche
- Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Dateien
- Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum
Beachten Sie: Papier-Originale dürfen nach erfolgreicher Digitalisierung vernichtet werden, sofern keine anderen Rechtsvorschriften das Verbot der Vernichtung vorsehen.
- Steuerrechtliche Risiken: Versagung von Betriebsausgaben- oder Vorsteuerabzug, Schätzung durch das Finanzamt
- Bußgelder und Ordnungswidrigkeiten (z. B. Geldwäschegesetz, Sozialversicherungsrecht)
- Zivilrechtliche Folgen: Nachweispflichten in Vertrags- oder Schadenersatzfällen
- Vertrauensverlust bei Geschäftspartnern und Behörden
Tipp: Setzen Sie sich Fristen-Reminder (z. B. digital im Kalender) oder lagern Sie Dokumente rechtzeitig bei einem externen Archivdienst wie blitzarchiv.de aus.
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurden zum 1. 1. 2025 folgende Fristen angepasst:
- Buchungsbelege (§ 147 AO Abs. 3 S. 1 i. V. m. § 257 HGB):
- Vorher: 10 Jahre
- Neu: 8 Jahre
- Rechnungen zum Vorsteuerabzug (§ 14b UStG):
- Vorher: 10 Jahre
- Neu: 8 Jahre
Alle anderen Fristen bleiben unverändert:
Unterlagen | Frist |
Handelsbücher, Inventare, Jahres-/Lageabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Zoll-/Gesellschafts-/Patientenakten¹ | 10 Jahre |
Empfangene und abgesandte Handels-/Geschäftsbriefe, sonstige Geschäftspapiere | 6 Jahre |
Arbeitszeit- & Mindestlohndokumente (§ ArbZG, MiLoG) | 2 Jahre |
Mess- und Prüfberichte im Strahlenschutz (§ StrlSchG) | 30 Jahre |
Merke: Für gemischte Unterlagen gilt nach wie vor die längste Frist.
Welche Gesetzte regeln die Aufbewahrungsfristen.
§ 257 HGB
- Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen →
10 Jahre - Empfangene und abgesandte Handelsbriefe, sonstige Geschäftspapiere → 6 Jahre
- Buchungsbelege seit 01.01.2025 (z. B. Rechnungen, Kassen-/Bankbelege) → 8 Jahre
§ 147 AO / § 148 AO
- Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Urkunden → 10 Jahre
§ 14b UStG
- Rechnungen zum Vorsteuerabzug → 8 Jahre
§ 22 UStG (Zahlungsdienstleister) → 10 Jahre
Aktiengesetz (AktG)
- § 264 AktG: Aufbewahrung von Jahresabschluss, Lagebericht und Prüfungsbericht –
10 Jahre
GmbH-Gesetz (GmbHG)
- § 30 GmbHG: Aufbewahrung der Gesellschafterliste – 10 Jahre
Genossenschaftsgesetz (GenG)
- § 12 GenG: Aufbewahrung der Mitgliederdatei und Geschäftsunterlagen – 10 Jahre
Publizitätsgesetz (PublG)
- § 3 PublG: Offenlegung von Jahresabschlüssen und Lageberichten – 10 Jahre
Fristen zum öffentlichen Abruf
Sozialgesetzbuch (SGB)
- SGB IV, § 28f: Aufbewahrung von Beitrags- und Abrechnungsunterlagen – 6 Jahre
- SGB V, § 300 ff.: Abrechnungen mit den Krankenkassen – 6 Jahre
Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
- § 16 ArbZG: Aufzeichnung der Arbeitszeit – 2 Jahre
Mindestlohngesetz (MiLoG)
- § 17 MiLoG: Aufzeichnungspflichten – 2 Jahre
Rechtsquelle / Regelung | Inhalt | Aufbewahrungsfrist |
§ 630f BGB | Patientenakten in Praxis/Klinik | 10 Jahre nach Behandlungsende |
§ 23 MPG | Chargendokumentationen für Medizinprodukte | 5 Jahre nach letztem Inverkehrbringen |
Rili-BÄK, Anlage 23 | Dokumentation radiologischer Untersuchungen | 10 Jahre |
BtMG | Betäubungsmittel-Rezepturen und Abgabebelege | 3 Jahre |
AMG § 40 in Verbindung mit EU-GCP-Verordnung (EU) 536/2014 | Dokumentation klinischer Arzneimittelstudien | 25 Jahre ab Studienende |
Embryonenschutzgesetz (ESchG) § 11 | Unterlagen zu künstlichen Befruchtungen in Kinderwunschzentren | 25 Jahre nach letzter Behandlung |
Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG)
- §§ 50–52 KrWG: Aufbewahrung von Wiege- und Beförderungsnachweisen, Begleitscheinen – 3 Jahre
Nachweisverordnung (NachwV)
- §§ 3, 5: Besondere Formularnachweis-Dokumentation – 3 Jahre
Wasserhaushaltsgesetz (WHG)
- § 62 WHG: Aufbewahrung wasserwirtschaftlicher Unterlagen – 6 Jahre
Strahlenschutzgesetz (StrlSchG)
- §§ 147–150 StrlSchG: Aufbewahrung von Mess- und Prüfberichten –
30 Jahre (z. B. bei Ionisierender Strahlung)
Gefahrstoffverordnung (GefStoffV)
- § 16 GefStoffV: Betriebsanweisungen, Expositionsdaten – 5 Jahre
Produktsicherheitsgesetz (ProdSG)
- § 11 ProdSG: Aufbewahrung von Konformitätsbewertungsunterlagen – 10 Jahre
Maschinenverordnung (9. ProdSV)
- Anlage I: Technische Dokumentation – 10 Jahre
Telekommunikationsgesetz (TKG)
- § 113 Abs. 2 TKG: Vorratsspeicherung von Verkehrsdaten – 6 Monate
- § 96 TKG: Aufbewahrung von Vertragsunterlagen – 3 Jahre
Gesetz über Funkanlagen und Telekommunikationsendeinrichtungen (FTEG)
- § 5 FTEG: Nachweis über Prüfergebnisse – 10 Jahre
Geldwäschegesetz (GwG)
- § 10 GwG: Aufbewahrung von Kundendaten und Geschäftsunterlagen – 5 Jahre
Wertpapierhandelsgesetz (WpHG)
- § 34 WpHG: Aufbewahrung von Handelsunterlagen – 5 Jahre
Verpackungsgesetz (VerpackG)
- § 15 VerpackG: Melde- und Dokumentationspflichten für Verpackungen – 3 Jahre
Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuch (LFGB)
- § 43 LFGB: Chargenrückverfolgung – 5 Jahre
Hinweis: Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit – es existieren zahlreiche weitere Spezialvorschriften (z. B. in Verkehrsrecht, Energie- und Bergrecht, Forstwirtschaft, Luft- und Seerecht etc.).
Alle Informationen sind nach bestem Wissen zusammengestellt und erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Informationen ersetzen im konkreten Fall weder eine juristische noch eine steuerrechtliche Beratung.
Übersicht:
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- Praxistipp für Unternehmer, Gewerbetreibende, Selbstständige & Freiberufler
- Welche Aufbewahrungsfrist gilt für welche Unterlagen?
- Die wichtigsten Ausnahmen
- Was gilt bei gemischten Akten
- Sortieren oder länger Lagern? Kosten & Nutzen
- FAQ Aufbewahrungsfristen 10 – 8 – 6 Jahre
- Welche Gesetzte regeln die Aufbewahrungsfristen.
