Berechnung der Aufbewahrungsfristen

Saarbrücker Tabelle

Ermitteln Sie mit der Saarbrücker Tabelle interaktiv die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und Dokumente gemäß der gesetzlichen* Aufbewahrungspflicht.

Aufbewahrungsfristen einfach berechnen
Akten aus welchem Jahrgang dürfen im Jahr vernichtet werden?
In welchem Jahr können die Akten aus dem Jahrgang vernichtet werden?
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Begriffe der Saarbrücker Tabelle:
Dokumentenklasse: Gliederung nach Themenschwerpunkten und einer einheitlicher Aufbewahrungsfrist.
Dokumentenart: gebrauchsüblicher Name eines Aktenstückes im Geschäftsverkehr mit Erläuterungen.
Frist: Jahre Aufbewahrungsfrist nach den gesetzlichen Vorgaben.
Jahrgang / im Jahr: berechnetes Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.
Dokumentenart „genau prüfen“: Manche Dokumente können trotz abgelaufener Aufbewahrungsfrist Bedeutung behalten – bitte genau prüfen.

Berechnungsergebnis

Im Jahr 2016 dürfen aus den folgenden Jahrgängen und davor vernichtet werden*:

DokumentenklasseDokumentenartFristJahrgang
amtliche DokumenteAnmeldung zur Liquidation102005
amtliche DokumenteBetriebsprüfungsberichte102005
amtliche DokumenteEinheitswertbescheide und -unterlagen102005
amtliche DokumentePrüfungsberichte des Abschlussprüfers102005
amtliche DokumenteSteuerbescheide102005
amtliche DokumenteSteuererklärungen102005
amtliche DokumenteSteuerunterlagen zu Steuererklärungen102005
BuchhaltungAbrechnungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungAktenvermerke - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungÄnderungsnachweis der EDV-Buchführung102005
BuchhaltungAusgangsrechnungen102005
BuchhaltungAußendienstabrechnungen - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungBankbelege102005
BuchhaltungBelege (Offene-Posten-Buchhaltung) - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungBeleglisten - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungBetriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen102005
BuchhaltungBetriebskostenabrechnungen102005
BuchhaltungBewertungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungBewirtungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungBuchungsbelege102005
BuchhaltungCRM -Frachtbriefe - soweit zum Nachweis Ust-Freiheit102005
BuchhaltungDebitorenbuchhaltung102005
BuchhaltungDebitorenliste - soweit Bilanzunterlage102005
BuchhaltungDepotauszüge, -bücher - soweit nicht Inventare102005
BuchhaltungDoppel von Ausgangsrechnungen102005
BuchhaltungEffektenquittungen, -empfangsbescheinigungen, -bücher - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungEigen- Ersatzbelege - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungEingangsrechnungen102005
BuchhaltungEinnahmeüberschussrechnungen102005
BuchhaltungE-Mail - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungEssensmarkenabrechnungen - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungFahrtenbücher102005
BuchhaltungFahrtkostenerstattungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungFreistemplerabrechnungen - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungGehaltslisten102005
BuchhaltungGeschäftsberichte102005
BuchhaltungGutschriften102005
BuchhaltungHandelsbriefe - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungHandelsbücher102005
BuchhaltungHauptabschlussübersicht - wenn anstelle der Bilanz102005
BuchhaltungInkassobücher, -belege102005
BuchhaltungJournale für Hauptbuch und Kontokorrent102005
BuchhaltungKassenberichte102005
BuchhaltungKassenbücher und -blätter102005
BuchhaltungKassenzettel102005
BuchhaltungKontenpläne und Kontenplanänderungen102005
BuchhaltungKontenregister102005
BuchhaltungKontoauszüge - Girokonten, Postgiro102005
BuchhaltungKostenträgerberechnungen - bei Organschaften102005
BuchhaltungKreditorenbuchhaltung102005
BuchhaltungKreditunterlagen - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungLagerbuchführungen102005
BuchhaltungLastschriftanzeigen102005
BuchhaltungLieferscheine - soweit Buchungsbelege (z.B. wegen Leistungsdatum)102005
BuchhaltungLohnkonten - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungLohnlisten102005
BuchhaltungLohnnachweise für Berufsgenossenschaften102005
BuchhaltungLohnsteuerunterlagen - ausgestellt für Beschäftigte zum Lohnsteuerjahressausgleich102005
BuchhaltungNachnamebelege - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungOP-Listen (EDV)102005
BuchhaltungPfändungsunterlagen102005
BuchhaltungPortokassenbücher102005
BuchhaltungPostgirobelege - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungPrämienunterlagen z.B. Versicherungen - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungProvisionsabrechnungen102005
BuchhaltungQuittungen - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungRechnungen und Rechnungsunterlagen102005
BuchhaltungRechnungsdoppel - innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen102005
BuchhaltungRegistrierkassenstreifen - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungReisekostenabrechnungen102005
BuchhaltungRepräsentationsaufwendungen - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungSammelbelege - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungScheckunterlagen102005
BuchhaltungSpendenbescheinigungen102005
BuchhaltungStornorechnungen102005
BuchhaltungStornoreserven bei Provisionsabrechnungen - nach Ablauf/Vertragsende102005
BuchhaltungTelefonkostenbelege - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungÜberweisungsbelege102005
BuchhaltungUmsatzsteuervoranmeldungen102005
BuchhaltungVerkaufsbücher102005
BuchhaltungWareneingangsbücher und Warenausgangsbücher102005
BuchhaltungWechselunterlagen - soweit Buchungsbelege102005
BuchhaltungWerbegeschenknachweise102005
BuchhaltungZahlungsanweisungen102005
BuchhaltungZinsabrechnungen102005
BuchhaltungZollbelege102005
keine PflichtAngebote - die keinen Auftrag zur Folge hattenkeine-
keine PflichtAnzeigen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtMitteilungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine Pflichtöffentliche Bekanntmachungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtWerbebriefe - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
BilanzwesenAbschreibungsunterlagen102005
BilanzwesenAnlagenverzeichnis102005
BilanzwesenAnlagevermögensbücher102005
BilanzwesenAnlagezu- und Abgangsmeldungen102005
BilanzwesenBilanzanlagen102005
BilanzwesenBilanzen102005
BilanzwesenBilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste)102005
BilanzwesenDubiosenbücher (Unterlagen über dubiose Forderungen)102005
BilanzwesenEinzelnachweis Berichtigung102005
BilanzwesenEröffnungsbilanz102005
BilanzwesenGewinn- und Verlustrechnung - Jahresbilanz102005
BilanzwesenHandelsbilanz102005
BilanzwesenHauptversammlung: Beschlüsse, Protokolle102005
BilanzwesenInventare und Inventarunterlagen102005
BilanzwesenInventurdokumente - soweit zur Bilanzerstellung 102005
BilanzwesenJahresabschlüsse102005
BilanzwesenJahresabschlusserläuterungen102005
BilanzwesenJahresabschlusslisten102005
BilanzwesenKonzernabschlüsse102005
BilanzwesenKonzernlageberichte - nebst zum Verständnis erforderlichen Unterlagen 102005
BilanzwesenLageberichte102005
BilanzwesenNebenbücher102005
BilanzwesenSaldenbilanzen102005
BilanzwesenVerbindlichkeiten (Zusammenstellungen)102005
BilanzwesenVermögensverzeichnis102005
BilanzwesenWarenbestandsaufnahmen (Inventur)102005
Branchenspez.Betriebstagebücher - EfbV52010
Branchenspez.Patentienakten - Krankengeschichte301985
Branchenspez.Strahlenschutz - Aufnahme Röntgen - RöV102005
Branchenspez.Strahlenschutz - Behandlung Röntgen - RöV301985
Branchenspez.Strahlenschutz - Belehrungen - RöV301985
Branchenspez.Strahlenschutz - Gesundheitsakte - RöV301985
Branchenspez.Strahlenschutz - Messergebnisse - RöV301985
FinanzenAbtretungserklärungen - nach Erledigung62009
FinanzenAkkreditive - soweit keine Buchungsbelege62009
FinanzenBankbürgschaften - nach Erledigung/Ablauf62009
FinanzenBürgschaftsinformationen - nach Erledigung/Ablauf62009
FinanzenDarlehensunterlagen - nach Erledigung/Ablauf bzw. und soweit nicht Buchungsgrundlage62009
FinanzenFinanzberichte62009
FinanzenInvestitionszulage - Unterlagen 62009
FinanzenKreditunterlagen - nach Ablauf des Vertrages62009
FinanzenSEPA Umwidmung Lastschriftverfahren62009
FinanzenZessionen62009
FrachtpapiereAusfuhrunterlagen62009
FrachtpapiereBeförderungspapiere im Güterkraftverkehr62009
FrachtpapiereEinfuhrunterlagen62009
FrachtpapiereExportunterlagen62009
FrachtpapiereFrachtbriefe62009
FrachtpapiereVersand- und Frachtunterlagen62009
Genau prüfenBeteiligungsunterlagen102005
Genau prüfenGebäude- und Grundstückunterlagen - (z.B. Pläne, Schätzgenehmigungen, Abrechnungen, Kostenermittlungen)102005
Genau prüfenGesellschafterversammlungen: Protokolle, Beschlüsse102005
Genau prüfenGewerbeschein - nach Ablauf/Vertragsende102005
Genau prüfenGläubigerID SEPA Lastschriftverfahren102005
Genau prüfenGrundbuchauszug - soweit Inventar102005
Genau prüfenGrundstücksverzeichnis - soweit Inventar102005
Genau prüfenGründungsakten einer Gesellschaft102005
Genau prüfenGutachten102005
Genau prüfenMahnungen und -bescheide62009
Genau prüfenMietunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62009
Genau prüfenMietverträge - soweit Buchungsbelege102005
Genau prüfenPachtunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62009
Genau prüfenPatente Patentunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62009
Genau prüfenPatente Patentunterlagen102005
Genau prüfenPensionskassenunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende102005
Genau prüfenRechtsstreitigkeiten, Klageakte und Unterlagen - nach Ablauf/Verfahrensende62009
Genau prüfenRufnummernzuteilung Bundesnetzagentur102005
Genau prüfenTreuhandverträge - soweit steuelich relevant und nach Ablauf/Vertragsende102005
Genau prüfenUrteile des Finanzgerichtes102005
Genau prüfenUST ID Mitteilungen102005
Genau prüfenVermögensauskünfte - im Zuge der Zwangsvollstreckung62009
Genau prüfenVersicherungspolicen - nach Ablauf/Vertragsende62009
Genau prüfenVerträge - soweit keine Buchungsbelege und erst nach Erledigung/Ablauf62009
operative TätigkeitAktenvermerke62009
operative TätigkeitAngebote - die einen Auftrag zur Folge hatten62009
operative TätigkeitAuftrags- und Bestellunterlagen62009
operative TätigkeitBestell- und Auftragsunterlagen62009
operative TätigkeitDauerauftragsunterlagen - nach Auftragsablauf und soweit nicht Buchungsgrundlage62009
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) * - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200262009
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original)* - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200362009
operative TätigkeitGeschäftsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62009
operative TätigkeitGeschenknachweise - soweit nicht Buchungsgrundlage62009
operative TätigkeitHandelsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62009
operative TätigkeitHandelsregisterauszüge62009
operative TätigkeitKalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten)62009
operative TätigkeitPreislisten62009
operative TätigkeitProtokolle (allgemeiner Art)62009
operative TätigkeitSchadensunterlagen62009
operative TätigkeitSchriftwechsel (allgemein)62009
operative TätigkeitTelefonkostennachweise - soweit keine Buchungsbelege62009
PersonalwesenBeitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger - soweit Buchungsbelege62009
PersonalwesenDoppelbesteuerungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62009
PersonalwesenLohnbelege - soweit Buchungsbelege62009
PersonalwesenLohnkonten - ausgeschiedene Mitarbeiter (§41 EkSTG)62009
PersonalwesenPersonalunterlagen - soweit Buchungsbelege62009
PersonalwesenSozialversicherungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62009
PersonalwesenÜberstundenlisten - soweit Buchungsbelege62009
PersonalwesenVermögenswirksame Leistungen - soweit Buchungsbelege62009
System/AnweisungenArbeitsanweisungen für EDV-Buchführung102005
System/AnweisungenBuchungsanweisungen102005
System/AnweisungenEDV- Unterlagen - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102005
System/AnweisungenFehlerprotokolle bei EDV-Buchführung102005
System/AnweisungenMagnetbänder mit Buchungsfunktion102005
System/AnweisungenOrganisationsunterlagen der EDV-Buchführung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102005
System/AnweisungenOrganisationsvorschriften zur Buchhaltung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102005
System/AnweisungenProgrammbeschreibung für das Buchführungsprogramm - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102005
System/AnweisungenQualitätsmanagerment Unterlagen102005
System/AnweisungenSachkonten102005
System/AnweisungenSaldenlisten102005


Disclaimer*: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.

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Wen betrifft die Aufbewahrungspflicht, wer muss Akten lagern:

Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen auch den Aufbewahrungspflichten.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:

Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Wann ist der Fristbeginn der Aufbewahrungsfrist für die Akten:

Fristbeginn ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen vorgenommen wurden oder sonstige Unterlagen entstanden sind.
Hinweis Vertragsunterlagen: Hier beginnt die Frist erst mit Ablauf des jeweiligen Vertrages.

Wie lange sind Akten aufzubewahren, welche Aufbewahrungsfristen gelten:

Unser interaktiver Aufbewahrungsfristrechner listet die meisten Dokumentenarten mit der entsprechenden Aufbewahrungspflicht bzw. Aufbewahrungsfrist auf.
(die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrungspflicht: § 238 HGB, § 257 HGB, § 147 AO )

Kosten zu den Aktenaufbewahrungs-pflichten von Geschäftsakten:

Das OFD Hannover hat in seinem Urteil zu den Aufwendungen im Grunde nach und zu deren Höhe Stellung bezogen. So kann eine Rückstellung zu jedem Jahr gesondert ermittelt werden (Aufbewahrungskosten bis zu 10 Jahre) oder pauschal für einen ganzen Aktenbestand (Faktor 5,5 Jahre) erfolgen.
Unser kostenloses Kalkulationstool zur Aktenlagerung und Aktenarchivierung auf der Startseite hilft Ihnen bei der individuellen Berechnung.
(Eine Entscheidung im Detail: OFD Hannover vom 27.6.2007: S 2137 - 106 - StO 222/221 – siehe auch BFH XR 14/09)

Was ist außer dem Steuer- und Handelsrecht bei der Aktenaufbewahrung zu beachten:

Beweiszwecke: Bei zivil- oder öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann gerade wegen einer eventuellen Beweissicherung zur Abwehr oder Durchsetzung eines Anspruches eine längere Aufbewahrung von Aktenstücken gegeben sein.
Spezialvorschriften: In verschiedenen Branchen gibt es diverse Sonderregelungen und Vorschriften, die in dieser Auflistung nicht berücksichtigt sind.
(die gesetzlichen Regelungen zur den Aufbewahrungspflichten: Aktiengesetz AktG, Banken- und Versicherungsgesetz, Beamtenrecht, Produkthaftungsgesetz ProdHaftG, Röntgenverordnung RöV, Steuergesetze EStG + KStG + GewStG, Strahlenschutzverordnung StrlSchV, Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV, Verwaltungsverordnungen, Zivilrecht zB. BGB)

Folgen bei einem Verstoß:

Wenn auf Grund eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten die Buchführung nicht den Bestimmungen der §140bis 148 der AO entspricht, ist die jeweilige Finanzbehörde berechtigt die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Darüber hinaus kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten sogar ein Straftatbestand eintreten.

Ausnahmen zu den oben genannten Aufbewahrungsfristen bzw. Fristenden:

Soweit folgende Sachverhalte eingetreten sind, müssen Akten und Dokumente auch länger aufbewahrt werden:
  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • ein schwebendes oder zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • eine begonnene Außenprüfung
  • eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
  • zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtige
Anmerkung für Blitzarchivkunden: Als Kunde können Sie im ControlCenter jederzeit und für jeden einzelnen eingelagerten Aktenkarton die Aufbewahrungszeit verlängern und so die Aktenlagerung den jeweiligen Aufbewahrungspflichten anpassen.

Aufbewahrungspflicht Privatpersonen:

Rechnungen und andere Unterlagen, Akten oder Belege, die im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück stehen unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Steuerpflichtige, deren positive Einkünfte mehr als 500T€ (§2Abs1 EkStG) betragen haben auch besondere Aufbewahrungspflichten über sechs Jahre zu beachten.
(die gesetzlichen Regelungen: §2Abs1 EkStG ; §147a AO)

Unsere Tipps zu Aktenaufbewahrung und Aufbewahrungsfristen:

Um in vielen Jahren noch genau zu wissen, wie lange Akten schon lagern oder noch gelagert werden müssen, unsere Tipps:
  • Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahrt werden.
  • Direkt bei der Einlagerung sollten die Akten gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden.
  • Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollten von den übrigen Akten getrennt verwaltet werden.