Aufbewahrungsfristen berechnen

mit der Saarbrücker Tabelle

Ermitteln Sie mit der Saarbrücker Tabelle interaktiv die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und Dokumente gemäß der gesetzlichen* Aufbewahrungspflicht.

Aufbewahrungsfristen einfach berechnen
Akten aus welchem Jahrgang dürfen im Jahr vernichtet werden?
In welchem Jahr können die Akten aus dem Jahrgang vernichtet werden?
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Berechnungsergebnis


Im Jahr 2017 dürfen aus den folgenden Jahrgängen und davor vernichtet werden*:

DokumentenklasseDokumentenartFristJahrgang
amtliche DokumenteAnmeldung zur Liquidation102006
amtliche DokumenteBetriebsprüfungsberichte102006
amtliche DokumenteEinheitswertbescheide und -unterlagen102006
amtliche DokumentePrüfungsberichte des Abschlussprüfers102006
amtliche DokumenteSteuerbescheide102006
amtliche DokumenteSteuererklärungen102006
amtliche DokumenteSteuerunterlagen zu Steuererklärungen102006
BuchhaltungAbrechnungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungAktenvermerke - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungÄnderungsnachweis der EDV-Buchführung102006
BuchhaltungAusgangsrechnungen102006
BuchhaltungAußendienstabrechnungen - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungBankbelege102006
BuchhaltungBelege (Offene-Posten-Buchhaltung) - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungBeleglisten - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungBetriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen102006
BuchhaltungBetriebskostenabrechnungen102006
BuchhaltungBewertungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungBewirtungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungBuchungsbelege102006
BuchhaltungCRM -Frachtbriefe - soweit zum Nachweis Ust-Freiheit102006
BuchhaltungDebitorenbuchhaltung102006
BuchhaltungDebitorenliste - soweit Bilanzunterlage102006
BuchhaltungDepotauszüge, -bücher - soweit nicht Inventare102006
BuchhaltungDoppel von Ausgangsrechnungen102006
BuchhaltungEffektenquittungen, -empfangsbescheinigungen, -bücher - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungEigen- Ersatzbelege - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungEingangsrechnungen102006
BuchhaltungEinnahmeüberschussrechnungen102006
BuchhaltungE-Mail - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungEssensmarkenabrechnungen - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungFahrtenbücher102006
BuchhaltungFahrtkostenerstattungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungFreistemplerabrechnungen - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungGehaltslisten102006
BuchhaltungGeschäftsberichte102006
BuchhaltungGutschriften102006
BuchhaltungHandelsbriefe - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungHandelsbücher102006
BuchhaltungHauptabschlussübersicht - wenn anstelle der Bilanz102006
BuchhaltungInkassobücher, -belege102006
BuchhaltungJournale für Hauptbuch und Kontokorrent102006
BuchhaltungKassenberichte102006
BuchhaltungKassenbücher und -blätter102006
BuchhaltungKassenzettel102006
BuchhaltungKontenpläne und Kontenplanänderungen102006
BuchhaltungKontenregister102006
BuchhaltungKontoauszüge - Girokonten, Postgiro102006
BuchhaltungKostenträgerberechnungen - bei Organschaften102006
BuchhaltungKreditorenbuchhaltung102006
BuchhaltungKreditunterlagen - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungLagerbuchführungen102006
BuchhaltungLastschriftanzeigen102006
BuchhaltungLieferscheine - soweit Buchungsbelege (z.B. wegen Leistungsdatum)102006
BuchhaltungLohnkonten - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungLohnlisten102006
BuchhaltungLohnnachweise für Berufsgenossenschaften102006
BuchhaltungLohnsteuerunterlagen - ausgestellt für Beschäftigte zum Lohnsteuerjahressausgleich102006
BuchhaltungNachnamebelege - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungOP-Listen (EDV)102006
BuchhaltungPfändungsunterlagen102006
BuchhaltungPortokassenbücher102006
BuchhaltungPostgirobelege - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungPrämienunterlagen z.B. Versicherungen - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungProvisionsabrechnungen102006
BuchhaltungQuittungen - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungRechnungen und Rechnungsunterlagen102006
BuchhaltungRechnungsdoppel - innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen102006
BuchhaltungRegistrierkassenstreifen - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungReisekostenabrechnungen102006
BuchhaltungRepräsentationsaufwendungen - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungSammelbelege - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungScheckunterlagen102006
BuchhaltungSpendenbescheinigungen102006
BuchhaltungStornorechnungen102006
BuchhaltungStornoreserven bei Provisionsabrechnungen - nach Ablauf/Vertragsende102006
BuchhaltungTelefonkostenbelege - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungÜberweisungsbelege102006
BuchhaltungUmsatzsteuervoranmeldungen102006
BuchhaltungVerkaufsbücher102006
BuchhaltungWareneingangsbücher und Warenausgangsbücher102006
BuchhaltungWechselunterlagen - soweit Buchungsbelege102006
BuchhaltungWerbegeschenknachweise102006
BuchhaltungZahlungsanweisungen102006
BuchhaltungZinsabrechnungen102006
BuchhaltungZollbelege102006
keine PflichtAngebote - die keinen Auftrag zur Folge hattenkeine-
keine PflichtAnzeigen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtLieferscheine - Anmerkung zur Aufbewahrungpflicht: sofern kein Buchungsbeleg (gültig ab 2017)keine-
keine PflichtMitteilungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine Pflichtöffentliche Bekanntmachungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtWerbebriefe - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
BilanzwesenAbschreibungsunterlagen102006
BilanzwesenAnlagenverzeichnis102006
BilanzwesenAnlagevermögensbücher102006
BilanzwesenAnlagezu- und Abgangsmeldungen102006
BilanzwesenBilanzanlagen102006
BilanzwesenBilanzen102006
BilanzwesenBilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste)102006
BilanzwesenDubiosenbücher (Unterlagen über dubiose Forderungen)102006
BilanzwesenEinzelnachweis Berichtigung102006
BilanzwesenEröffnungsbilanz102006
BilanzwesenGewinn- und Verlustrechnung - Jahresbilanz102006
BilanzwesenHandelsbilanz102006
BilanzwesenHauptversammlung: Beschlüsse, Protokolle102006
BilanzwesenInventare und Inventarunterlagen102006
BilanzwesenInventurdokumente - soweit zur Bilanzerstellung 102006
BilanzwesenJahresabschlüsse102006
BilanzwesenJahresabschlusserläuterungen102006
BilanzwesenJahresabschlusslisten102006
BilanzwesenKonzernabschlüsse102006
BilanzwesenKonzernlageberichte - nebst zum Verständnis erforderlichen Unterlagen 102006
BilanzwesenLageberichte102006
BilanzwesenNebenbücher102006
BilanzwesenSaldenbilanzen102006
BilanzwesenVerbindlichkeiten (Zusammenstellungen)102006
BilanzwesenVermögensverzeichnis102006
BilanzwesenWarenbestandsaufnahmen (Inventur)102006
Branchenspez.Betriebstagebücher - EfbV52011
Branchenspez.Patentienakten - Krankengeschichte301986
Branchenspez.Strahlenschutz - Aufnahme Röntgen - RöV102006
Branchenspez.Strahlenschutz - Behandlung Röntgen - RöV301986
Branchenspez.Strahlenschutz - Belehrungen - RöV301986
Branchenspez.Strahlenschutz - Gesundheitsakte - RöV301986
Branchenspez.Strahlenschutz - Messergebnisse - RöV301986
FinanzenAbtretungserklärungen - nach Erledigung62010
FinanzenAkkreditive - soweit keine Buchungsbelege62010
FinanzenBankbürgschaften - nach Erledigung/Ablauf62010
FinanzenBürgschaftsinformationen - nach Erledigung/Ablauf62010
FinanzenDarlehensunterlagen - nach Erledigung/Ablauf bzw. und soweit nicht Buchungsgrundlage62010
FinanzenFinanzberichte62010
FinanzenInvestitionszulage - Unterlagen 62010
FinanzenKreditunterlagen - nach Ablauf des Vertrages62010
FinanzenSEPA Umwidmung Lastschriftverfahren62010
FinanzenZessionen62010
FrachtpapiereAusfuhrunterlagen62010
FrachtpapiereBeförderungspapiere im Güterkraftverkehr62010
FrachtpapiereEinfuhrunterlagen62010
FrachtpapiereExportunterlagen62010
FrachtpapiereFrachtbriefe62010
FrachtpapiereVersand- und Frachtunterlagen62010
Genau prüfenBeteiligungsunterlagen102006
Genau prüfenGebäude- und Grundstückunterlagen - (z.B. Pläne, Schätzgenehmigungen, Abrechnungen, Kostenermittlungen)102006
Genau prüfenGesellschafterversammlungen: Protokolle, Beschlüsse102006
Genau prüfenGewerbeschein - nach Ablauf/Vertragsende102006
Genau prüfenGläubigerID SEPA Lastschriftverfahren102006
Genau prüfenGrundbuchauszug - soweit Inventar102006
Genau prüfenGrundstücksverzeichnis - soweit Inventar102006
Genau prüfenGründungsakten einer Gesellschaft102006
Genau prüfenGutachten102006
Genau prüfenMahnungen und -bescheide62010
Genau prüfenMietunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62010
Genau prüfenMietverträge - soweit Buchungsbelege102006
Genau prüfenPachtunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62010
Genau prüfenPatente Patentunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62010
Genau prüfenPatente Patentunterlagen102006
Genau prüfenPensionskassenunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende102006
Genau prüfenRechtsstreitigkeiten, Klageakte und Unterlagen - nach Ablauf/Verfahrensende62010
Genau prüfenRufnummernzuteilung Bundesnetzagentur102006
Genau prüfenTreuhandverträge - soweit steuelich relevant und nach Ablauf/Vertragsende102006
Genau prüfenUrteile des Finanzgerichtes102006
Genau prüfenUST ID Mitteilungen102006
Genau prüfenVermögensauskünfte - im Zuge der Zwangsvollstreckung62010
Genau prüfenVersicherungspolicen - nach Ablauf/Vertragsende62010
Genau prüfenVerträge - soweit keine Buchungsbelege und erst nach Erledigung/Ablauf62010
operative TätigkeitAktenvermerke62010
operative TätigkeitAngebote - die einen Auftrag zur Folge hatten62010
operative TätigkeitAuftrags- und Bestellunterlagen62010
operative TätigkeitBestell- und Auftragsunterlagen62010
operative TätigkeitDauerauftragsunterlagen - nach Auftragsablauf und soweit nicht Buchungsgrundlage62010
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) * - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200262010
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original)* - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200362010
operative TätigkeitGeschäftsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62010
operative TätigkeitGeschenknachweise - soweit nicht Buchungsgrundlage62010
operative TätigkeitHandelsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62010
operative TätigkeitHandelsregisterauszüge62010
operative TätigkeitKalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten)62010
operative TätigkeitPreislisten62010
operative TätigkeitProtokolle (allgemeiner Art)62010
operative TätigkeitSchadensunterlagen62010
operative TätigkeitSchriftwechsel (allgemein)62010
operative TätigkeitTelefonkostennachweise - soweit keine Buchungsbelege62010
PersonalwesenBeitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger - soweit Buchungsbelege62010
PersonalwesenDoppelbesteuerungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62010
PersonalwesenLohnbelege - soweit Buchungsbelege62010
PersonalwesenLohnkonten - ausgeschiedene Mitarbeiter (§41 EkSTG)62010
PersonalwesenPersonalunterlagen - soweit Buchungsbelege62010
PersonalwesenSozialversicherungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62010
PersonalwesenÜberstundenlisten - soweit Buchungsbelege62010
PersonalwesenVermögenswirksame Leistungen - soweit Buchungsbelege62010
System/AnweisungenArbeitsanweisungen für EDV-Buchführung102006
System/AnweisungenBuchungsanweisungen102006
System/AnweisungenEDV- Unterlagen - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102006
System/AnweisungenFehlerprotokolle bei EDV-Buchführung102006
System/AnweisungenMagnetbänder mit Buchungsfunktion102006
System/AnweisungenOrganisationsunterlagen der EDV-Buchführung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102006
System/AnweisungenOrganisationsvorschriften zur Buchhaltung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102006
System/AnweisungenProgrammbeschreibung für das Buchführungsprogramm - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102006
System/AnweisungenQualitätsmanagerment Unterlagen102006
System/AnweisungenSachkonten102006
System/AnweisungenSaldenlisten102006


Disclaimer*: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.

Begriffe der Saarbrücker Tabelle:

Dokumentenklasse: Gliederung nach Themenschwerpunkten und einer einheitlicher Aufbewahrungsfrist.
Dokumentenart: gebrauchsüblicher Name eines Aktenstückes im Geschäftsverkehr mit Erläuterungen.
Frist: Jahre Aufbewahrungsfrist nach den gesetzlichen Vorgaben.
Jahrgang / im Jahr: berechnetes Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.
Dokumentenart „genau prüfen“: Manche Dokumente können trotz abgelaufener Aufbewahrungsfrist Bedeutung behalten – bitte genau prüfen.

Wen betrifft die Aufbewahrungspflicht, wer muss Akten lagern:

Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen auch den Aufbewahrungspflichten.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:

Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Wann ist der Fristbeginn der Aufbewahrungsfrist für die Akten:

Fristbeginn ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen vorgenommen wurden oder sonstige Unterlagen entstanden sind.
Hinweis Vertragsunterlagen: Hier beginnt die Frist erst mit Ablauf des jeweiligen Vertrages.

Wie lange sind Akten aufzubewahren, welche Aufbewahrungsfristen gelten:

Unser interaktiver Aufbewahrungsfristrechner listet die meisten Dokumentenarten mit der entsprechenden Aufbewahrungspflicht bzw. Aufbewahrungsfrist auf.
(die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrungspflicht: § 238 HGB, § 257 HGB, § 147 AO )

Kosten zu den Aktenaufbewahrungs-pflichten von Geschäftsakten:

Das OFD Hannover hat in seinem Urteil zu den Aufwendungen im Grunde nach und zu deren Höhe Stellung bezogen. So kann eine Rückstellung zu jedem Jahr gesondert ermittelt werden (Aufbewahrungskosten bis zu 10 Jahre) oder pauschal für einen ganzen Aktenbestand (Faktor 5,5 Jahre) erfolgen.
Unser kostenloses Kalkulationstool zur Aktenlagerung und Aktenarchivierung auf der Startseite hilft Ihnen bei der individuellen Berechnung.
(Eine Entscheidung im Detail: OFD Hannover vom 27.6.2007: S 2137 - 106 - StO 222/221 – siehe auch BFH XR 14/09)

Was ist außer dem Steuer- und Handelsrecht bei der Aktenaufbewahrung zu beachten:

Beweiszwecke: Bei zivil- oder öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann gerade wegen einer eventuellen Beweissicherung zur Abwehr oder Durchsetzung eines Anspruches eine längere Aufbewahrung von Aktenstücken gegeben sein.
Spezialvorschriften: In verschiedenen Branchen gibt es diverse Sonderregelungen und Vorschriften, die in dieser Auflistung nicht berücksichtigt sind.
(die gesetzlichen Regelungen zur den Aufbewahrungspflichten: Aktiengesetz AktG, Banken- und Versicherungsgesetz, Beamtenrecht, Produkthaftungsgesetz ProdHaftG, Röntgenverordnung RöV, Steuergesetze EStG + KStG + GewStG, Strahlenschutzverordnung StrlSchV, Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV, Verwaltungsverordnungen, Zivilrecht zB. BGB)

Folgen bei einem Verstoß:

Wenn auf Grund eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten die Buchführung nicht den Bestimmungen der §140bis 148 der AO entspricht, ist die jeweilige Finanzbehörde berechtigt die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Darüber hinaus kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten sogar ein Straftatbestand eintreten.

Ausnahmen zu den oben genannten Aufbewahrungsfristen bzw. Fristenden:

Soweit folgende Sachverhalte eingetreten sind, müssen Akten und Dokumente auch länger aufbewahrt werden:
  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • ein schwebendes oder zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • eine begonnene Außenprüfung
  • eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
  • zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtige
Anmerkung für Blitzarchivkunden: Als Kunde können Sie im ControlCenter jederzeit und für jeden einzelnen eingelagerten Aktenkarton die Aufbewahrungszeit verlängern und so die Aktenlagerung den jeweiligen Aufbewahrungspflichten anpassen.

Aufbewahrungspflicht Privatpersonen:

Rechnungen und andere Unterlagen, Akten oder Belege, die im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück stehen unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Steuerpflichtige, deren positive Einkünfte mehr als 500T€ (§2Abs1 EkStG) betragen haben auch besondere Aufbewahrungspflichten über sechs Jahre zu beachten.
(die gesetzlichen Regelungen: §2Abs1 EkStG ; §147a AO)

Unsere Tipps zu Aktenaufbewahrung und Aufbewahrungsfristen:

Um in vielen Jahren noch genau zu wissen, wie lange Akten schon lagern oder noch gelagert werden müssen, unsere Tipps:
  • Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahrt werden.
  • Direkt bei der Einlagerung sollten die Akten gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden.
  • Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollten von den übrigen Akten getrennt verwaltet werden.