Aufbewahrungsfristen berechnen

mit der Saarbrücker Tabelle

Ermitteln Sie mit der Saarbrücker Tabelle interaktiv die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und Dokumente gemäß der gesetzlichen* Aufbewahrungspflicht.

Aufbewahrungsfristen einfach berechnen
Akten aus welchem Jahrgang dürfen im Jahr vernichtet werden?
In welchem Jahr können die Akten aus dem Jahrgang vernichtet werden?
Auswahl:
Sortierung:

Berechnungsergebnis


Im Jahr 2018 dürfen aus den folgenden Jahrgängen und davor vernichtet werden*:

DokumentenklasseDokumentenartFristJahrgang
amtliche DokumenteAnmeldung zur Liquidation102007
amtliche DokumenteBetriebsprüfungsberichte102007
amtliche DokumenteEinheitswertbescheide und -unterlagen102007
amtliche DokumentePrüfungsberichte des Abschlussprüfers102007
amtliche DokumenteSteuerbescheide102007
amtliche DokumenteSteuererklärungen102007
amtliche DokumenteSteuerunterlagen zu Steuererklärungen102007
BuchhaltungAbrechnungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungAktenvermerke - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungÄnderungsnachweis der EDV-Buchführung102007
BuchhaltungAusgangsrechnungen102007
BuchhaltungAußendienstabrechnungen - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungBankbelege102007
BuchhaltungBelege (Offene-Posten-Buchhaltung) - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungBeleglisten - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungBetriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen102007
BuchhaltungBetriebskostenabrechnungen102007
BuchhaltungBewertungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungBewirtungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungBuchungsbelege102007
BuchhaltungCRM -Frachtbriefe - soweit zum Nachweis Ust-Freiheit102007
BuchhaltungDebitorenbuchhaltung102007
BuchhaltungDebitorenliste - soweit Bilanzunterlage102007
BuchhaltungDepotauszüge, -bücher - soweit nicht Inventare102007
BuchhaltungDoppel von Ausgangsrechnungen102007
BuchhaltungEffektenquittungen, -empfangsbescheinigungen, -bücher - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungEigen- Ersatzbelege - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungEingangsrechnungen102007
BuchhaltungEinnahmeüberschussrechnungen102007
BuchhaltungE-Mail - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungEssensmarkenabrechnungen - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungFahrtenbücher102007
BuchhaltungFahrtkostenerstattungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungFreistemplerabrechnungen - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungGehaltslisten102007
BuchhaltungGeschäftsberichte102007
BuchhaltungGutschriften102007
BuchhaltungHandelsbriefe - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungHandelsbücher102007
BuchhaltungHauptabschlussübersicht - wenn anstelle der Bilanz102007
BuchhaltungInkassobücher, -belege102007
BuchhaltungJournale für Hauptbuch und Kontokorrent102007
BuchhaltungKassenberichte102007
BuchhaltungKassenbücher und -blätter102007
BuchhaltungKassenzettel102007
BuchhaltungKontenpläne und Kontenplanänderungen102007
BuchhaltungKontenregister102007
BuchhaltungKontoauszüge - Girokonten, Postgiro102007
BuchhaltungKostenträgerberechnungen - bei Organschaften102007
BuchhaltungKreditorenbuchhaltung102007
BuchhaltungKreditunterlagen - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungLagerbuchführungen102007
BuchhaltungLastschriftanzeigen102007
BuchhaltungLieferscheine - soweit Buchungsbelege (z.B. wegen Leistungsdatum)102007
BuchhaltungLohnkonten - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungLohnlisten102007
BuchhaltungLohnnachweise für Berufsgenossenschaften102007
BuchhaltungLohnsteuerunterlagen - ausgestellt für Beschäftigte zum Lohnsteuerjahressausgleich102007
BuchhaltungNachnamebelege - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungOP-Listen (EDV)102007
BuchhaltungPfändungsunterlagen102007
BuchhaltungPortokassenbücher102007
BuchhaltungPostgirobelege - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungPrämienunterlagen z.B. Versicherungen - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungProvisionsabrechnungen102007
BuchhaltungQuittungen - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungRechnungen und Rechnungsunterlagen102007
BuchhaltungRechnungsdoppel - innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen102007
BuchhaltungRegistrierkassenstreifen - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungReisekostenabrechnungen102007
BuchhaltungRepräsentationsaufwendungen - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungSammelbelege - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungScheckunterlagen102007
BuchhaltungSpendenbescheinigungen102007
BuchhaltungStornorechnungen102007
BuchhaltungStornoreserven bei Provisionsabrechnungen - nach Ablauf/Vertragsende102007
BuchhaltungTelefonkostenbelege - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungÜberweisungsbelege102007
BuchhaltungUmsatzsteuervoranmeldungen102007
BuchhaltungVerkaufsbücher102007
BuchhaltungWareneingangsbücher und Warenausgangsbücher102007
BuchhaltungWechselunterlagen - soweit Buchungsbelege102007
BuchhaltungWerbegeschenknachweise102007
BuchhaltungZahlungsanweisungen102007
BuchhaltungZinsabrechnungen102007
BuchhaltungZollbelege102007
keine PflichtAngebote - die keinen Auftrag zur Folge hattenkeine-
keine PflichtAnzeigen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtLieferscheine - Anmerkung zur Aufbewahrungpflicht: sofern kein Buchungsbeleg (gültig ab 2017)keine-
keine PflichtMitteilungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine Pflichtöffentliche Bekanntmachungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtWerbebriefe - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
BilanzwesenAbschreibungsunterlagen102007
BilanzwesenAnlagenverzeichnis102007
BilanzwesenAnlagevermögensbücher102007
BilanzwesenAnlagezu- und Abgangsmeldungen102007
BilanzwesenBilanzanlagen102007
BilanzwesenBilanzen102007
BilanzwesenBilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste)102007
BilanzwesenDubiosenbücher (Unterlagen über dubiose Forderungen)102007
BilanzwesenEinzelnachweis Berichtigung102007
BilanzwesenEröffnungsbilanz102007
BilanzwesenGewinn- und Verlustrechnung - Jahresbilanz102007
BilanzwesenHandelsbilanz102007
BilanzwesenHauptversammlung: Beschlüsse, Protokolle102007
BilanzwesenInventare und Inventarunterlagen102007
BilanzwesenInventurdokumente - soweit zur Bilanzerstellung 102007
BilanzwesenJahresabschlüsse102007
BilanzwesenJahresabschlusserläuterungen102007
BilanzwesenJahresabschlusslisten102007
BilanzwesenKonzernabschlüsse102007
BilanzwesenKonzernlageberichte - nebst zum Verständnis erforderlichen Unterlagen 102007
BilanzwesenLageberichte102007
BilanzwesenNebenbücher102007
BilanzwesenSaldenbilanzen102007
BilanzwesenVerbindlichkeiten (Zusammenstellungen)102007
BilanzwesenVermögensverzeichnis102007
BilanzwesenWarenbestandsaufnahmen (Inventur)102007
Branchenspez.Betriebstagebücher - EfbV52012
Branchenspez.Patentienakten - Krankengeschichte301987
Branchenspez.Strahlenschutz - Aufnahme Röntgen - RöV102007
Branchenspez.Strahlenschutz - Behandlung Röntgen - RöV301987
Branchenspez.Strahlenschutz - Belehrungen - RöV301987
Branchenspez.Strahlenschutz - Gesundheitsakte - RöV301987
Branchenspez.Strahlenschutz - Messergebnisse - RöV301987
FinanzenAbtretungserklärungen - nach Erledigung62011
FinanzenAkkreditive - soweit keine Buchungsbelege62011
FinanzenBankbürgschaften - nach Erledigung/Ablauf62011
FinanzenBürgschaftsinformationen - nach Erledigung/Ablauf62011
FinanzenDarlehensunterlagen - nach Erledigung/Ablauf bzw. und soweit nicht Buchungsgrundlage62011
FinanzenFinanzberichte62011
FinanzenInvestitionszulage - Unterlagen 62011
FinanzenKreditunterlagen - nach Ablauf des Vertrages62011
FinanzenSEPA Umwidmung Lastschriftverfahren62011
FinanzenZessionen62011
FrachtpapiereAusfuhrunterlagen62011
FrachtpapiereBeförderungspapiere im Güterkraftverkehr62011
FrachtpapiereEinfuhrunterlagen62011
FrachtpapiereExportunterlagen62011
FrachtpapiereFrachtbriefe62011
FrachtpapiereVersand- und Frachtunterlagen62011
Genau prüfenBeteiligungsunterlagen102007
Genau prüfenGebäude- und Grundstückunterlagen - (z.B. Pläne, Schätzgenehmigungen, Abrechnungen, Kostenermittlungen)102007
Genau prüfenGesellschafterversammlungen: Protokolle, Beschlüsse102007
Genau prüfenGewerbeschein - nach Ablauf/Vertragsende102007
Genau prüfenGläubigerID SEPA Lastschriftverfahren102007
Genau prüfenGrundbuchauszug - soweit Inventar102007
Genau prüfenGrundstücksverzeichnis - soweit Inventar102007
Genau prüfenGründungsakten einer Gesellschaft102007
Genau prüfenGutachten102007
Genau prüfenMahnungen und -bescheide62011
Genau prüfenMietunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62011
Genau prüfenMietverträge - soweit Buchungsbelege102007
Genau prüfenPachtunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62011
Genau prüfenPatente Patentunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62011
Genau prüfenPatente Patentunterlagen102007
Genau prüfenPensionskassenunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende102007
Genau prüfenRechtsstreitigkeiten, Klageakte und Unterlagen - nach Ablauf/Verfahrensende62011
Genau prüfenRufnummernzuteilung Bundesnetzagentur102007
Genau prüfenTreuhandverträge - soweit steuelich relevant und nach Ablauf/Vertragsende102007
Genau prüfenUrteile des Finanzgerichtes102007
Genau prüfenUST ID Mitteilungen102007
Genau prüfenVermögensauskünfte - im Zuge der Zwangsvollstreckung62011
Genau prüfenVersicherungspolicen - nach Ablauf/Vertragsende62011
Genau prüfenVerträge - soweit keine Buchungsbelege und erst nach Erledigung/Ablauf62011
operative TätigkeitAktenvermerke62011
operative TätigkeitAngebote - die einen Auftrag zur Folge hatten62011
operative TätigkeitAuftrags- und Bestellunterlagen62011
operative TätigkeitBestell- und Auftragsunterlagen62011
operative TätigkeitDauerauftragsunterlagen - nach Auftragsablauf und soweit nicht Buchungsgrundlage62011
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) * - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200262011
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original)* - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200362011
operative TätigkeitGeschäftsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62011
operative TätigkeitGeschenknachweise - soweit nicht Buchungsgrundlage62011
operative TätigkeitHandelsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62011
operative TätigkeitHandelsregisterauszüge62011
operative TätigkeitKalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten)62011
operative TätigkeitPreislisten62011
operative TätigkeitProtokolle (allgemeiner Art)62011
operative TätigkeitSchadensunterlagen62011
operative TätigkeitSchriftwechsel (allgemein)62011
operative TätigkeitTelefonkostennachweise - soweit keine Buchungsbelege62011
PersonalwesenBeitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger - soweit Buchungsbelege62011
PersonalwesenDoppelbesteuerungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62011
PersonalwesenLohnbelege - soweit Buchungsbelege62011
PersonalwesenLohnkonten - ausgeschiedene Mitarbeiter (§41 EkSTG)62011
PersonalwesenPersonalunterlagen - soweit Buchungsbelege62011
PersonalwesenSozialversicherungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62011
PersonalwesenÜberstundenlisten - soweit Buchungsbelege62011
PersonalwesenVermögenswirksame Leistungen - soweit Buchungsbelege62011
System/AnweisungenArbeitsanweisungen für EDV-Buchführung102007
System/AnweisungenBuchungsanweisungen102007
System/AnweisungenEDV- Unterlagen - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102007
System/AnweisungenFehlerprotokolle bei EDV-Buchführung102007
System/AnweisungenMagnetbänder mit Buchungsfunktion102007
System/AnweisungenOrganisationsunterlagen der EDV-Buchführung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102007
System/AnweisungenOrganisationsvorschriften zur Buchhaltung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102007
System/AnweisungenProgrammbeschreibung für das Buchführungsprogramm - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102007
System/AnweisungenQualitätsmanagerment Unterlagen102007
System/AnweisungenSachkonten102007
System/AnweisungenSaldenlisten102007


Disclaimer*: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.

Begriffe der Saarbrücker Tabelle:

Dokumentenklasse: Gliederung nach Themenschwerpunkten und einer einheitlicher Aufbewahrungsfrist.
Dokumentenart: gebrauchsüblicher Name eines Aktenstückes im Geschäftsverkehr mit Erläuterungen.
Frist: Jahre Aufbewahrungsfrist nach den gesetzlichen Vorgaben.
Jahrgang / im Jahr: berechnetes Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.
Dokumentenart „genau prüfen“: Manche Dokumente können trotz abgelaufener Aufbewahrungsfrist Bedeutung behalten – bitte genau prüfen.

Wen betrifft die Aufbewahrungspflicht, wer muss Akten lagern:

Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen auch den Aufbewahrungspflichten.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:

Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Wann ist der Fristbeginn der Aufbewahrungsfrist für die Akten:

Fristbeginn ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen vorgenommen wurden oder sonstige Unterlagen entstanden sind.
Hinweis Vertragsunterlagen: Hier beginnt die Frist erst mit Ablauf des jeweiligen Vertrages.

Wie lange sind Akten aufzubewahren, welche Aufbewahrungsfristen gelten:

Unser interaktiver Aufbewahrungsfristrechner listet die meisten Dokumentenarten mit der entsprechenden Aufbewahrungspflicht bzw. Aufbewahrungsfrist auf.
(die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrungspflicht: § 238 HGB, § 257 HGB, § 147 AO )

Kosten zu den Aktenaufbewahrungs-pflichten von Geschäftsakten:

Das OFD Hannover hat in seinem Urteil zu den Aufwendungen im Grunde nach und zu deren Höhe Stellung bezogen. So kann eine Rückstellung zu jedem Jahr gesondert ermittelt werden (Aufbewahrungskosten bis zu 10 Jahre) oder pauschal für einen ganzen Aktenbestand (Faktor 5,5 Jahre) erfolgen.
Unser kostenloses Kalkulationstool zur Aktenlagerung und Aktenarchivierung auf der Startseite hilft Ihnen bei der individuellen Berechnung.
(Eine Entscheidung im Detail: OFD Hannover vom 27.6.2007: S 2137 - 106 - StO 222/221 – siehe auch BFH XR 14/09)

Was ist außer dem Steuer- und Handelsrecht bei der Aktenaufbewahrung zu beachten:

Beweiszwecke: Bei zivil- oder öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann gerade wegen einer eventuellen Beweissicherung zur Abwehr oder Durchsetzung eines Anspruches eine längere Aufbewahrung von Aktenstücken gegeben sein.
Spezialvorschriften: In verschiedenen Branchen gibt es diverse Sonderregelungen und Vorschriften, die in dieser Auflistung nicht berücksichtigt sind.
(die gesetzlichen Regelungen zur den Aufbewahrungspflichten: Aktiengesetz AktG, Banken- und Versicherungsgesetz, Beamtenrecht, Produkthaftungsgesetz ProdHaftG, Röntgenverordnung RöV, Steuergesetze EStG + KStG + GewStG, Strahlenschutzverordnung StrlSchV, Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV, Verwaltungsverordnungen, Zivilrecht zB. BGB)

Folgen bei einem Verstoß:

Wenn auf Grund eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten die Buchführung nicht den Bestimmungen der §140bis 148 der AO entspricht, ist die jeweilige Finanzbehörde berechtigt die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Darüber hinaus kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten sogar ein Straftatbestand eintreten.

Ausnahmen zu den oben genannten Aufbewahrungsfristen bzw. Fristenden:

Soweit folgende Sachverhalte eingetreten sind, müssen Akten und Dokumente auch länger aufbewahrt werden:
  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • ein schwebendes oder zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • eine begonnene Außenprüfung
  • eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
  • zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtige
Anmerkung für Blitzarchivkunden: Als Kunde können Sie im ControlCenter jederzeit und für jeden einzelnen eingelagerten Aktenkarton die Aufbewahrungszeit verlängern und so die Aktenlagerung den jeweiligen Aufbewahrungspflichten anpassen.

Aufbewahrungspflicht Privatpersonen:

Rechnungen und andere Unterlagen, Akten oder Belege, die im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück stehen unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Steuerpflichtige, deren positive Einkünfte mehr als 500T€ (§2Abs1 EkStG) betragen haben auch besondere Aufbewahrungspflichten über sechs Jahre zu beachten.
(die gesetzlichen Regelungen: §2Abs1 EkStG ; §147a AO)

Unsere Tipps zu Aktenaufbewahrung und Aufbewahrungsfristen:

Um in vielen Jahren noch genau zu wissen, wie lange Akten schon lagern oder noch gelagert werden müssen, unsere Tipps:
  • Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahrt werden.
  • Direkt bei der Einlagerung sollten die Akten gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden.
  • Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollten von den übrigen Akten getrennt verwaltet werden.