Aufbewahrungsfristen berechnen

mit der Saarbrücker Tabelle

Ermitteln Sie mit der Saarbrücker Tabelle interaktiv die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und Dokumente gemäß der gesetzlichen* Aufbewahrungspflicht.

Aufbewahrungsfristen einfach berechnen
Akten aus welchem Jahrgang dürfen im Jahr vernichtet werden?
In welchem Jahr können die Akten aus dem Jahrgang vernichtet werden?
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Berechnungsergebnis


Im Jahr 2019 dürfen aus den folgenden Jahrgängen und davor vernichtet werden*:

DokumentenklasseDokumentenartFristJahrgang
amtliche DokumenteAnmeldung zur Liquidation102008
amtliche DokumenteBetriebsprüfungsberichte102008
amtliche DokumenteEinheitswertbescheide und -unterlagen102008
amtliche DokumentePrüfungsberichte des Abschlussprüfers102008
amtliche DokumenteSteuerbescheide102008
amtliche DokumenteSteuererklärungen102008
amtliche DokumenteSteuerunterlagen zu Steuererklärungen102008
BuchhaltungAbrechnungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungAktenvermerke - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungÄnderungsnachweis der EDV-Buchführung102008
BuchhaltungAusgangsrechnungen102008
BuchhaltungAußendienstabrechnungen - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungBankbelege102008
BuchhaltungBelege (Offene-Posten-Buchhaltung) - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungBeleglisten - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungBetriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen102008
BuchhaltungBetriebskostenabrechnungen102008
BuchhaltungBewertungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungBewirtungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungBuchungsbelege102008
BuchhaltungCRM -Frachtbriefe - soweit zum Nachweis Ust-Freiheit102008
BuchhaltungDebitorenbuchhaltung102008
BuchhaltungDebitorenliste - soweit Bilanzunterlage102008
BuchhaltungDepotauszüge, -bücher - soweit nicht Inventare102008
BuchhaltungDoppel von Ausgangsrechnungen102008
BuchhaltungEffektenquittungen, -empfangsbescheinigungen, -bücher - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungEigen- Ersatzbelege - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungEingangsrechnungen102008
BuchhaltungEinnahmeüberschussrechnungen102008
BuchhaltungE-Mail - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungEssensmarkenabrechnungen - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungFahrtenbücher102008
BuchhaltungFahrtkostenerstattungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungFreistemplerabrechnungen - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungGehaltslisten102008
BuchhaltungGeschäftsberichte102008
BuchhaltungGutschriften102008
BuchhaltungHandelsbriefe - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungHandelsbücher102008
BuchhaltungHauptabschlussübersicht - wenn anstelle der Bilanz102008
BuchhaltungInkassobücher, -belege102008
BuchhaltungJournale für Hauptbuch und Kontokorrent102008
BuchhaltungKassenberichte102008
BuchhaltungKassenbücher und -blätter102008
BuchhaltungKassenzettel102008
BuchhaltungKontenpläne und Kontenplanänderungen102008
BuchhaltungKontenregister102008
BuchhaltungKontoauszüge - Girokonten, Postgiro102008
BuchhaltungKostenträgerberechnungen - bei Organschaften102008
BuchhaltungKreditorenbuchhaltung102008
BuchhaltungKreditunterlagen - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungLagerbuchführungen102008
BuchhaltungLastschriftanzeigen102008
BuchhaltungLieferscheine - soweit Buchungsbelege (z.B. wegen Leistungsdatum)102008
BuchhaltungLohnkonten - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungLohnlisten102008
BuchhaltungLohnnachweise für Berufsgenossenschaften102008
BuchhaltungLohnsteuerunterlagen - ausgestellt für Beschäftigte zum Lohnsteuerjahressausgleich102008
BuchhaltungNachnamebelege - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungOP-Listen (EDV)102008
BuchhaltungPfändungsunterlagen102008
BuchhaltungPortokassenbücher102008
BuchhaltungPostgirobelege - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungPrämienunterlagen z.B. Versicherungen - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungProvisionsabrechnungen102008
BuchhaltungQuittungen - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungRechnungen und Rechnungsunterlagen102008
BuchhaltungRechnungsdoppel - innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen102008
BuchhaltungRegistrierkassenstreifen - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungReisekostenabrechnungen102008
BuchhaltungRepräsentationsaufwendungen - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungSammelbelege - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungScheckunterlagen102008
BuchhaltungSpendenbescheinigungen102008
BuchhaltungStornorechnungen102008
BuchhaltungStornoreserven bei Provisionsabrechnungen - nach Ablauf/Vertragsende102008
BuchhaltungTelefonkostenbelege - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungÜberweisungsbelege102008
BuchhaltungUmsatzsteuervoranmeldungen102008
BuchhaltungVerkaufsbücher102008
BuchhaltungWareneingangsbücher und Warenausgangsbücher102008
BuchhaltungWechselunterlagen - soweit Buchungsbelege102008
BuchhaltungWerbegeschenknachweise102008
BuchhaltungZahlungsanweisungen102008
BuchhaltungZinsabrechnungen102008
BuchhaltungZollbelege102008
keine PflichtAngebote - die keinen Auftrag zur Folge hattenkeine-
keine PflichtAnzeigen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtLieferscheine - Anmerkung zur Aufbewahrungpflicht: sofern kein Buchungsbeleg (gültig ab 2017)keine-
keine PflichtMitteilungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine Pflichtöffentliche Bekanntmachungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtWerbebriefe - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
BilanzwesenAbschreibungsunterlagen102008
BilanzwesenAnlagenverzeichnis102008
BilanzwesenAnlagevermögensbücher102008
BilanzwesenAnlagezu- und Abgangsmeldungen102008
BilanzwesenBilanzanlagen102008
BilanzwesenBilanzen102008
BilanzwesenBilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste)102008
BilanzwesenDubiosenbücher (Unterlagen über dubiose Forderungen)102008
BilanzwesenEinzelnachweis Berichtigung102008
BilanzwesenEröffnungsbilanz102008
BilanzwesenGewinn- und Verlustrechnung - Jahresbilanz102008
BilanzwesenHandelsbilanz102008
BilanzwesenHauptversammlung: Beschlüsse, Protokolle102008
BilanzwesenInventare und Inventarunterlagen102008
BilanzwesenInventurdokumente - soweit zur Bilanzerstellung 102008
BilanzwesenJahresabschlüsse102008
BilanzwesenJahresabschlusserläuterungen102008
BilanzwesenJahresabschlusslisten102008
BilanzwesenKonzernabschlüsse102008
BilanzwesenKonzernlageberichte - nebst zum Verständnis erforderlichen Unterlagen 102008
BilanzwesenLageberichte102008
BilanzwesenNebenbücher102008
BilanzwesenSaldenbilanzen102008
BilanzwesenVerbindlichkeiten (Zusammenstellungen)102008
BilanzwesenVermögensverzeichnis102008
BilanzwesenWarenbestandsaufnahmen (Inventur)102008
Branchenspez.Betriebstagebücher - EfbV52013
Branchenspez.Patentienakten - Krankengeschichte301988
Branchenspez.Strahlenschutz - Aufnahme Röntgen - RöV102008
Branchenspez.Strahlenschutz - Behandlung Röntgen - RöV301988
Branchenspez.Strahlenschutz - Belehrungen - RöV301988
Branchenspez.Strahlenschutz - Gesundheitsakte - RöV301988
Branchenspez.Strahlenschutz - Messergebnisse - RöV301988
FinanzenAbtretungserklärungen - nach Erledigung62012
FinanzenAkkreditive - soweit keine Buchungsbelege62012
FinanzenBankbürgschaften - nach Erledigung/Ablauf62012
FinanzenBürgschaftsinformationen - nach Erledigung/Ablauf62012
FinanzenDarlehensunterlagen - nach Erledigung/Ablauf bzw. und soweit nicht Buchungsgrundlage62012
FinanzenFinanzberichte62012
FinanzenInvestitionszulage - Unterlagen 62012
FinanzenKreditunterlagen - nach Ablauf des Vertrages62012
FinanzenSEPA Umwidmung Lastschriftverfahren62012
FinanzenZessionen62012
FrachtpapiereAusfuhrunterlagen62012
FrachtpapiereBeförderungspapiere im Güterkraftverkehr62012
FrachtpapiereEinfuhrunterlagen62012
FrachtpapiereExportunterlagen62012
FrachtpapiereFrachtbriefe62012
FrachtpapiereVersand- und Frachtunterlagen62012
Genau prüfenBeteiligungsunterlagen102008
Genau prüfenGebäude- und Grundstückunterlagen - (z.B. Pläne, Schätzgenehmigungen, Abrechnungen, Kostenermittlungen)102008
Genau prüfenGesellschafterversammlungen: Protokolle, Beschlüsse102008
Genau prüfenGewerbeschein - nach Ablauf/Vertragsende102008
Genau prüfenGläubigerID SEPA Lastschriftverfahren102008
Genau prüfenGrundbuchauszug - soweit Inventar102008
Genau prüfenGrundstücksverzeichnis - soweit Inventar102008
Genau prüfenGründungsakten einer Gesellschaft102008
Genau prüfenGutachten102008
Genau prüfenMahnungen und -bescheide62012
Genau prüfenMietunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62012
Genau prüfenMietverträge - soweit Buchungsbelege102008
Genau prüfenPachtunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62012
Genau prüfenPatente Patentunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62012
Genau prüfenPatente Patentunterlagen102008
Genau prüfenPensionskassenunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende102008
Genau prüfenRechtsstreitigkeiten, Klageakte und Unterlagen - nach Ablauf/Verfahrensende62012
Genau prüfenRufnummernzuteilung Bundesnetzagentur102008
Genau prüfenTreuhandverträge - soweit steuelich relevant und nach Ablauf/Vertragsende102008
Genau prüfenUrteile des Finanzgerichtes102008
Genau prüfenUST ID Mitteilungen102008
Genau prüfenVermögensauskünfte - im Zuge der Zwangsvollstreckung62012
Genau prüfenVersicherungspolicen - nach Ablauf/Vertragsende62012
Genau prüfenVerträge - soweit keine Buchungsbelege und erst nach Erledigung/Ablauf62012
operative TätigkeitAktenvermerke62012
operative TätigkeitAngebote - die einen Auftrag zur Folge hatten62012
operative TätigkeitAuftrags- und Bestellunterlagen62012
operative TätigkeitBestell- und Auftragsunterlagen62012
operative TätigkeitDauerauftragsunterlagen - nach Auftragsablauf und soweit nicht Buchungsgrundlage62012
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) * - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200262012
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original)* - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200362012
operative TätigkeitGeschäftsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62012
operative TätigkeitGeschenknachweise - soweit nicht Buchungsgrundlage62012
operative TätigkeitHandelsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62012
operative TätigkeitHandelsregisterauszüge62012
operative TätigkeitKalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten)62012
operative TätigkeitPreislisten62012
operative TätigkeitProtokolle (allgemeiner Art)62012
operative TätigkeitSchadensunterlagen62012
operative TätigkeitSchriftwechsel (allgemein)62012
operative TätigkeitTelefonkostennachweise - soweit keine Buchungsbelege62012
PersonalwesenBeitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger - soweit Buchungsbelege62012
PersonalwesenDoppelbesteuerungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62012
PersonalwesenLohnbelege - soweit Buchungsbelege62012
PersonalwesenLohnkonten - ausgeschiedene Mitarbeiter (§41 EkSTG)62012
PersonalwesenPersonalunterlagen - soweit Buchungsbelege62012
PersonalwesenSozialversicherungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62012
PersonalwesenÜberstundenlisten - soweit Buchungsbelege62012
PersonalwesenVermögenswirksame Leistungen - soweit Buchungsbelege62012
System/AnweisungenArbeitsanweisungen für EDV-Buchführung102008
System/AnweisungenBuchungsanweisungen102008
System/AnweisungenEDV- Unterlagen - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102008
System/AnweisungenFehlerprotokolle bei EDV-Buchführung102008
System/AnweisungenMagnetbänder mit Buchungsfunktion102008
System/AnweisungenOrganisationsunterlagen der EDV-Buchführung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102008
System/AnweisungenOrganisationsvorschriften zur Buchhaltung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102008
System/AnweisungenProgrammbeschreibung für das Buchführungsprogramm - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102008
System/AnweisungenQualitätsmanagerment Unterlagen102008
System/AnweisungenSachkonten102008
System/AnweisungenSaldenlisten102008


Disclaimer*: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.

Begriffe der Saarbrücker Tabelle:

Dokumentenklasse: Gliederung nach Themenschwerpunkten und einer einheitlicher Aufbewahrungsfrist.
Dokumentenart: gebrauchsüblicher Name eines Aktenstückes im Geschäftsverkehr mit Erläuterungen.
Frist: Jahre Aufbewahrungsfrist nach den gesetzlichen Vorgaben.
Jahrgang / im Jahr: berechnetes Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.
Dokumentenart „genau prüfen“: Manche Dokumente können trotz abgelaufener Aufbewahrungsfrist Bedeutung behalten – bitte genau prüfen.

Wen betrifft die Aufbewahrungspflicht, wer muss Akten lagern:

Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen auch den Aufbewahrungspflichten.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:

Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Wann ist der Fristbeginn der Aufbewahrungsfrist für die Akten:

Fristbeginn ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen vorgenommen wurden oder sonstige Unterlagen entstanden sind.
Hinweis Vertragsunterlagen: Hier beginnt die Frist erst mit Ablauf des jeweiligen Vertrages.

Wie lange sind Akten aufzubewahren, welche Aufbewahrungsfristen gelten:

Unser interaktiver Aufbewahrungsfristrechner listet die meisten Dokumentenarten mit der entsprechenden Aufbewahrungspflicht bzw. Aufbewahrungsfrist auf.
(die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrungspflicht: § 238 HGB, § 257 HGB, § 147 AO )

Kosten zu den Aktenaufbewahrungs-pflichten von Geschäftsakten:

Das OFD Hannover hat in seinem Urteil zu den Aufwendungen im Grunde nach und zu deren Höhe Stellung bezogen. So kann eine Rückstellung zu jedem Jahr gesondert ermittelt werden (Aufbewahrungskosten bis zu 10 Jahre) oder pauschal für einen ganzen Aktenbestand (Faktor 5,5 Jahre) erfolgen.
Unser kostenloses Kalkulationstool zur Aktenlagerung und Aktenarchivierung auf der Startseite hilft Ihnen bei der individuellen Berechnung.
(Eine Entscheidung im Detail: OFD Hannover vom 27.6.2007: S 2137 - 106 - StO 222/221 – siehe auch BFH XR 14/09)

Was ist außer dem Steuer- und Handelsrecht bei der Aktenaufbewahrung zu beachten:

Beweiszwecke: Bei zivil- oder öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann gerade wegen einer eventuellen Beweissicherung zur Abwehr oder Durchsetzung eines Anspruches eine längere Aufbewahrung von Aktenstücken gegeben sein.
Spezialvorschriften: In verschiedenen Branchen gibt es diverse Sonderregelungen und Vorschriften, die in dieser Auflistung nicht berücksichtigt sind.
(die gesetzlichen Regelungen zur den Aufbewahrungspflichten: Aktiengesetz AktG, Banken- und Versicherungsgesetz, Beamtenrecht, Produkthaftungsgesetz ProdHaftG, Röntgenverordnung RöV, Steuergesetze EStG + KStG + GewStG, Strahlenschutzverordnung StrlSchV, Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV, Verwaltungsverordnungen, Zivilrecht zB. BGB)

Folgen bei einem Verstoß:

Wenn auf Grund eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten die Buchführung nicht den Bestimmungen der §140bis 148 der AO entspricht, ist die jeweilige Finanzbehörde berechtigt die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Darüber hinaus kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten sogar ein Straftatbestand eintreten.

Ausnahmen zu den oben genannten Aufbewahrungsfristen bzw. Fristenden:

Soweit folgende Sachverhalte eingetreten sind, müssen Akten und Dokumente auch länger aufbewahrt werden:
  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • ein schwebendes oder zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • eine begonnene Außenprüfung
  • eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
  • zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtige
Anmerkung für Blitzarchivkunden: Als Kunde können Sie im ControlCenter jederzeit und für jeden einzelnen eingelagerten Aktenkarton die Aufbewahrungszeit verlängern und so die Aktenlagerung den jeweiligen Aufbewahrungspflichten anpassen.

Aufbewahrungspflicht Privatpersonen:

Rechnungen und andere Unterlagen, Akten oder Belege, die im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück stehen unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Steuerpflichtige, deren positive Einkünfte mehr als 500T€ (§2Abs1 EkStG) betragen haben auch besondere Aufbewahrungspflichten über sechs Jahre zu beachten.
(die gesetzlichen Regelungen: §2Abs1 EkStG ; §147a AO)

Unsere Tipps zu Aktenaufbewahrung und Aufbewahrungsfristen:

Um in vielen Jahren noch genau zu wissen, wie lange Akten schon lagern oder noch gelagert werden müssen, unsere Tipps:
  • Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahrt werden.
  • Direkt bei der Einlagerung sollten die Akten gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden.
  • Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollten von den übrigen Akten getrennt verwaltet werden.