Aufbewahrungsfristen berechnen

mit der Saarbrücker Tabelle

Ermitteln Sie mit der Saarbrücker Tabelle interaktiv die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und Dokumente gemäß der gesetzlichen* Aufbewahrungspflicht.

Aufbewahrungsfristen einfach berechnen

Berechnungsergebnis

Im Jahr 2020 dürfen aus den folgenden Jahrgängen und davor vernichtet werden*:

Dokumentenklasse	Dokumentenart	Frist	Jahrgang
amtliche Dokumente	Anmeldung zur Liquidation	10	2009
amtliche Dokumente	Betriebsprüfungsberichte	10	2009
amtliche Dokumente	Einheitswertbescheide und -unterlagen	10	2009
amtliche Dokumente	Prüfungsberichte des Abschlussprüfers	10	2009
amtliche Dokumente	Steuerbescheide	10	2009
amtliche Dokumente	Steuererklärungen	10	2009
amtliche Dokumente	Steuerunterlagen zu Steuererklärungen	10	2009
Buchhaltung	Abrechnungsunterlagen - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Aktenvermerke - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Änderungsnachweis der EDV-Buchführung	10	2009
Buchhaltung	Ausgangsrechnungen	10	2009
Buchhaltung	Außendienstabrechnungen - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Bankbelege	10	2009
Buchhaltung	Belege (Offene-Posten-Buchhaltung) - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Beleglisten - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen	10	2009
Buchhaltung	Betriebskostenabrechnungen	10	2009
Buchhaltung	Bewertungsunterlagen - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Bewirtungsunterlagen - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	CRM -Frachtbriefe - soweit zum Nachweis Ust-Freiheit	10	2009
Buchhaltung	Debitorenbuchhaltung	10	2009
Buchhaltung	Debitorenliste - soweit Bilanzunterlage	10	2009
Buchhaltung	Depotauszüge, -bücher - soweit nicht Inventare	10	2009
Buchhaltung	Doppel von Ausgangsrechnungen	10	2009
Buchhaltung	Effektenquittungen, -empfangsbescheinigungen, -bücher - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Eigen- Ersatzbelege - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Eingangsrechnungen	10	2009
Buchhaltung	Einnahmeüberschussrechnungen	10	2009
Buchhaltung	E-Mail - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Essensmarkenabrechnungen - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Fahrtenbücher	10	2009
Buchhaltung	Fahrtkostenerstattungsunterlagen - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Freistemplerabrechnungen - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Gehaltslisten	10	2009
Buchhaltung	Geschäftsberichte	10	2009
Buchhaltung	Gutschriften	10	2009
Buchhaltung	Handelsbriefe - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Handelsbücher	10	2009
Buchhaltung	Hauptabschlussübersicht - wenn anstelle der Bilanz	10	2009
Buchhaltung	Inkassobücher, -belege	10	2009
Buchhaltung	Journale für Hauptbuch und Kontokorrent	10	2009
Buchhaltung	Kassenberichte	10	2009
Buchhaltung	Kassenbücher und -blätter	10	2009
Buchhaltung	Kassenzettel	10	2009
Buchhaltung	Kontenpläne und Kontenplanänderungen	10	2009
Buchhaltung	Kontenregister	10	2009
Buchhaltung	Kontoauszüge - Girokonten, Postgiro	10	2009
Buchhaltung	Kostenträgerberechnungen - bei Organschaften	10	2009
Buchhaltung	Kreditorenbuchhaltung	10	2009
Buchhaltung	Kreditunterlagen - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Lagerbuchführungen	10	2009
Buchhaltung	Lastschriftanzeigen	10	2009
Buchhaltung	Lieferscheine - soweit Buchungsbelege (z.B. wegen Leistungsdatum)	10	2009
Buchhaltung	Lohnkonten - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Lohnlisten	10	2009
Buchhaltung	Lohnnachweise für Berufsgenossenschaften	10	2009
Buchhaltung	Lohnsteuerunterlagen - ausgestellt für Beschäftigte zum Lohnsteuerjahressausgleich	10	2009
Buchhaltung	Nachnamebelege - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	OP-Listen (EDV)	10	2009
Buchhaltung	Pfändungsunterlagen	10	2009
Buchhaltung	Portokassenbücher	10	2009
Buchhaltung	Postgirobelege - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Prämienunterlagen z.B. Versicherungen - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Provisionsabrechnungen	10	2009
Buchhaltung	Quittungen - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Rechnungen und Rechnungsunterlagen	10	2009
Buchhaltung	Rechnungsdoppel - innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen	10	2009
Buchhaltung	Registrierkassenstreifen - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Reisekostenabrechnungen	10	2009
Buchhaltung	Repräsentationsaufwendungen - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Sammelbelege - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Scheckunterlagen	10	2009
Buchhaltung	Spendenbescheinigungen	10	2009
Buchhaltung	Stornorechnungen	10	2009
Buchhaltung	Stornoreserven bei Provisionsabrechnungen - nach Ablauf/Vertragsende	10	2009
Buchhaltung	Telefonkostenbelege - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Überweisungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Umsatzsteuervoranmeldungen	10	2009
Buchhaltung	Verkaufsbücher	10	2009
Buchhaltung	Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher	10	2009
Buchhaltung	Wechselunterlagen - soweit Buchungsbelege	10	2009
Buchhaltung	Werbegeschenknachweise	10	2009
Buchhaltung	Zahlungsanweisungen	10	2009
Buchhaltung	Zinsabrechnungen	10	2009
Buchhaltung	Zollbelege	10	2009
keine Pflicht	Angebote - die keinen Auftrag zur Folge hatten	keine	-
keine Pflicht	Anzeigen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmt	keine	-
keine Pflicht	Lieferscheine - Anmerkung zur Aufbewahrungpflicht: sofern kein Buchungsbeleg (gültig ab 2017)	keine	-
keine Pflicht	Mitteilungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmt	keine	-
keine Pflicht	öffentliche Bekanntmachungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmt	keine	-
keine Pflicht	Werbebriefe - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmt	keine	-
Bilanzwesen	Abschreibungsunterlagen	10	2009
Bilanzwesen	Anlagenverzeichnis	10	2009
Bilanzwesen	Anlagevermögensbücher	10	2009
Bilanzwesen	Anlagezu- und Abgangsmeldungen	10	2009
Bilanzwesen	Bilanzanlagen	10	2009
Bilanzwesen	Bilanzen	10	2009
Bilanzwesen	Bilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste)	10	2009
Bilanzwesen	Dubiosenbücher (Unterlagen über dubiose Forderungen)	10	2009
Bilanzwesen	Einzelnachweis Berichtigung	10	2009
Bilanzwesen	Eröffnungsbilanz	10	2009
Bilanzwesen	Gewinn- und Verlustrechnung - Jahresbilanz	10	2009
Bilanzwesen	Handelsbilanz	10	2009
Bilanzwesen	Hauptversammlung: Beschlüsse, Protokolle	10	2009
Bilanzwesen	Inventare und Inventarunterlagen	10	2009
Bilanzwesen	Inventurdokumente - soweit zur Bilanzerstellung	10	2009
Bilanzwesen	Jahresabschlüsse	10	2009
Bilanzwesen	Jahresabschlusserläuterungen	10	2009
Bilanzwesen	Jahresabschlusslisten	10	2009
Bilanzwesen	Konzernabschlüsse	10	2009
Bilanzwesen	Konzernlageberichte - nebst zum Verständnis erforderlichen Unterlagen	10	2009
Bilanzwesen	Lageberichte	10	2009
Bilanzwesen	Nebenbücher	10	2009
Bilanzwesen	Saldenbilanzen	10	2009
Bilanzwesen	Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)	10	2009
Bilanzwesen	Vermögensverzeichnis	10	2009
Bilanzwesen	Warenbestandsaufnahmen (Inventur)	10	2009
Branchenspez.	Betriebstagebücher - EfbV	5	2014
Branchenspez.	Patentienakten - Krankengeschichte	30	1989
Branchenspez.	Strahlenschutz - Aufnahme Röntgen - RöV	10	2009
Branchenspez.	Strahlenschutz - Behandlung Röntgen - RöV	30	1989
Branchenspez.	Strahlenschutz - Belehrungen - RöV	30	1989
Branchenspez.	Strahlenschutz - Gesundheitsakte - RöV	30	1989
Branchenspez.	Strahlenschutz - Messergebnisse - RöV	30	1989
Finanzen	Abtretungserklärungen - nach Erledigung	6	2013
Finanzen	Akkreditive - soweit keine Buchungsbelege	6	2013
Finanzen	Bankbürgschaften - nach Erledigung/Ablauf	6	2013
Finanzen	Bürgschaftsinformationen - nach Erledigung/Ablauf	6	2013
Finanzen	Darlehensunterlagen - nach Erledigung/Ablauf bzw. und soweit nicht Buchungsgrundlage	6	2013
Finanzen	Finanzberichte	6	2013
Finanzen	Investitionszulage - Unterlagen	6	2013
Finanzen	Kreditunterlagen - nach Ablauf des Vertrages	6	2013
Finanzen	SEPA Umwidmung Lastschriftverfahren	6	2013
Finanzen	Zessionen	6	2013
Frachtpapiere	Ausfuhrunterlagen	6	2013
Frachtpapiere	Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr	6	2013
Frachtpapiere	Einfuhrunterlagen	6	2013
Frachtpapiere	Exportunterlagen	6	2013
Frachtpapiere	Frachtbriefe	6	2013
Frachtpapiere	Versand- und Frachtunterlagen	6	2013
Genau prüfen	Beteiligungsunterlagen	10	2009
Genau prüfen	Gebäude- und Grundstückunterlagen - (z.B. Pläne, Schätzgenehmigungen, Abrechnungen, Kostenermittlungen)	10	2009
Genau prüfen	Gesellschafterversammlungen: Protokolle, Beschlüsse	10	2009
Genau prüfen	Gewerbeschein - nach Ablauf/Vertragsende	10	2009
Genau prüfen	GläubigerID SEPA Lastschriftverfahren	10	2009
Genau prüfen	Grundbuchauszug - soweit Inventar	10	2009
Genau prüfen	Grundstücksverzeichnis - soweit Inventar	10	2009
Genau prüfen	Gründungsakten einer Gesellschaft	10	2009
Genau prüfen	Gutachten	10	2009
Genau prüfen	Mahnungen und -bescheide	6	2013
Genau prüfen	Mietunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende	6	2013
Genau prüfen	Mietverträge - soweit Buchungsbelege	10	2009
Genau prüfen	Pachtunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende	6	2013
Genau prüfen	Patente Patentunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende	6	2013
Genau prüfen	Patente Patentunterlagen	10	2009
Genau prüfen	Pensionskassenunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende	10	2009
Genau prüfen	Rechtsstreitigkeiten, Klageakte und Unterlagen - nach Ablauf/Verfahrensende	6	2013
Genau prüfen	Rufnummernzuteilung Bundesnetzagentur	10	2009
Genau prüfen	Treuhandverträge - soweit steuelich relevant und nach Ablauf/Vertragsende	10	2009
Genau prüfen	Urteile des Finanzgerichtes	10	2009
Genau prüfen	UST ID Mitteilungen	10	2009
Genau prüfen	Vermögensauskünfte - im Zuge der Zwangsvollstreckung	6	2013
Genau prüfen	Versicherungspolicen - nach Ablauf/Vertragsende	6	2013
Genau prüfen	Verträge - soweit keine Buchungsbelege und erst nach Erledigung/Ablauf	6	2013
operative Tätigkeit	Aktenvermerke	6	2013
operative Tätigkeit	Angebote - die einen Auftrag zur Folge hatten	6	2013
operative Tätigkeit	Auftrags- und Bestellunterlagen	6	2013
operative Tätigkeit	Bestell- und Auftragsunterlagen	6	2013
operative Tätigkeit	Dauerauftragsunterlagen - nach Auftragsablauf und soweit nicht Buchungsgrundlage	6	2013
operative Tätigkeit	Freistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) * - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.2002	6	2013
operative Tätigkeit	Freistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original)* - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.2003	6	2013
operative Tätigkeit	Geschäftsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften	6	2013
operative Tätigkeit	Geschenknachweise - soweit nicht Buchungsgrundlage	6	2013
operative Tätigkeit	Handelsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften	6	2013
operative Tätigkeit	Handelsregisterauszüge	6	2013
operative Tätigkeit	Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten)	6	2013
operative Tätigkeit	Preislisten	6	2013
operative Tätigkeit	Protokolle (allgemeiner Art)	6	2013
operative Tätigkeit	Schadensunterlagen	6	2013
operative Tätigkeit	Schriftwechsel (allgemein)	6	2013
operative Tätigkeit	Telefonkostennachweise - soweit keine Buchungsbelege	6	2013
Personalwesen	Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger - soweit Buchungsbelege	6	2013
Personalwesen	Doppelbesteuerungsunterlagen - soweit Buchungsbelege	6	2013
Personalwesen	Lohnbelege - soweit Buchungsbelege	6	2013
Personalwesen	Lohnkonten - ausgeschiedene Mitarbeiter (§41 EkSTG)	6	2013
Personalwesen	Personalunterlagen - soweit Buchungsbelege	6	2013
Personalwesen	Sozialversicherungsunterlagen - soweit Buchungsbelege	6	2013
Personalwesen	Überstundenlisten - soweit Buchungsbelege	6	2013
Personalwesen	Vermögenswirksame Leistungen - soweit Buchungsbelege	6	2013
System/Anweisungen	Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung	10	2009
System/Anweisungen	Buchungsanweisungen	10	2009
System/Anweisungen	EDV- Unterlagen - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich	10	2009
System/Anweisungen	Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung	10	2009
System/Anweisungen	Magnetbänder mit Buchungsfunktion	10	2009
System/Anweisungen	Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich	10	2009
System/Anweisungen	Organisationsvorschriften zur Buchhaltung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich	10	2009
System/Anweisungen	Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich	10	2009
System/Anweisungen	Qualitätsmanagerment Unterlagen	10	2009
System/Anweisungen	Sachkonten	10	2009
System/Anweisungen	Saldenlisten	10	2009

Disclaimer*: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.

Begriffe der Saarbrücker Tabelle:

Dokumentenklasse: Gliederung nach Themenschwerpunkten und einer einheitlicher Aufbewahrungsfrist.
Dokumentenart: gebrauchsüblicher Name eines Aktenstückes im Geschäftsverkehr mit Erläuterungen.
Frist: Jahre Aufbewahrungsfrist nach den gesetzlichen Vorgaben.
Jahrgang / im Jahr: berechnetes Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.
Dokumentenart „genau prüfen“: Manche Dokumente können trotz abgelaufener Aufbewahrungsfrist Bedeutung behalten – bitte genau prüfen.

Wen betrifft die Aufbewahrungspflicht, wer muss Akten lagern:

Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen auch den Aufbewahrungspflichten.

(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:

Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Wann ist der Fristbeginn der Aufbewahrungsfrist für die Akten:

Fristbeginn ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen vorgenommen wurden oder sonstige Unterlagen entstanden sind.

Hinweis Vertragsunterlagen: Hier beginnt die Frist erst mit Ablauf des jeweiligen Vertrages.

Wie lange sind Akten aufzubewahren, welche Aufbewahrungsfristen gelten:

Unser interaktiver Aufbewahrungsfristrechner listet die meisten Dokumentenarten mit der entsprechenden Aufbewahrungspflicht bzw. Aufbewahrungsfrist auf.

(die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrungspflicht: § 238 HGB, § 257 HGB, § 147 AO )

Kosten zu den Aktenaufbewahrungs-pflichten von Geschäftsakten:

Das OFD Hannover hat in seinem Urteil zu den Aufwendungen im Grunde nach und zu deren Höhe Stellung bezogen. So kann eine Rückstellung zu jedem Jahr gesondert ermittelt werden (Aufbewahrungskosten bis zu 10 Jahre) oder pauschal für einen ganzen Aktenbestand (Faktor 5,5 Jahre) erfolgen.

Unser kostenloses Kalkulationstool zur Aktenlagerung und Aktenarchivierung auf der Startseite hilft Ihnen bei der individuellen Berechnung.

(Eine Entscheidung im Detail: OFD Hannover vom 27.6.2007: S 2137 - 106 - StO 222/221 – siehe auch BFH XR 14/09)

Was ist außer dem Steuer- und Handelsrecht bei der Aktenaufbewahrung zu beachten:

Beweiszwecke: Bei zivil- oder öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann gerade wegen einer eventuellen Beweissicherung zur Abwehr oder Durchsetzung eines Anspruches eine längere Aufbewahrung von Aktenstücken gegeben sein.

Spezialvorschriften: In verschiedenen Branchen gibt es diverse Sonderregelungen und Vorschriften, die in dieser Auflistung nicht berücksichtigt sind.

(die gesetzlichen Regelungen zur den Aufbewahrungspflichten: Aktiengesetz AktG, Banken- und Versicherungsgesetz, Beamtenrecht, Produkthaftungsgesetz ProdHaftG, Röntgenverordnung RöV, Steuergesetze EStG + KStG + GewStG, Strahlenschutzverordnung StrlSchV, Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV, Verwaltungsverordnungen, Zivilrecht zB. BGB)

Folgen bei einem Verstoß:

Wenn auf Grund eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten die Buchführung nicht den Bestimmungen der §140bis 148 der AO entspricht, ist die jeweilige Finanzbehörde berechtigt die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Darüber hinaus kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten sogar ein Straftatbestand eintreten.

Ausnahmen zu den oben genannten Aufbewahrungsfristen bzw. Fristenden:

Soweit folgende Sachverhalte eingetreten sind, müssen Akten und Dokumente auch länger aufbewahrt werden:

anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
ein schwebendes oder zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
eine begonnene Außenprüfung
eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtige

Anmerkung für Blitzarchivkunden: Als Kunde können Sie im ControlCenter jederzeit und für jeden einzelnen eingelagerten Aktenkarton die Aufbewahrungszeit verlängern und so die Aktenlagerung den jeweiligen Aufbewahrungspflichten anpassen.

Aufbewahrungspflicht Privatpersonen:

Rechnungen und andere Unterlagen, Akten oder Belege, die im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück stehen unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Steuerpflichtige, deren positive Einkünfte mehr als 500T€ (§2Abs1 EkStG) betragen haben auch besondere Aufbewahrungspflichten über sechs Jahre zu beachten.

(die gesetzlichen Regelungen: §2Abs1 EkStG ; §147a AO)

Unsere Tipps zu Aktenaufbewahrung und Aufbewahrungsfristen:

Um in vielen Jahren noch genau zu wissen, wie lange Akten schon lagern oder noch gelagert werden müssen, unsere Tipps:

Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahrt werden.
Direkt bei der Einlagerung sollten die Akten gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden.
Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollten von den übrigen Akten getrennt verwaltet werden.

	Akten aus welchem Jahrgang dürfen im Jahr vernichtet werden?
	In welchem Jahr können die Akten aus dem Jahrgang vernichtet werden?
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