Aufbewahrungsfristen berechnen

mit der Saarbrücker Tabelle

Ermitteln Sie mit der Saarbrücker Tabelle interaktiv die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und Dokumente gemäß der gesetzlichen* Aufbewahrungspflicht.

Aufbewahrungsfristen einfach berechnen
Akten aus welchem Jahrgang dürfen im Jahr vernichtet werden?
In welchem Jahr können die Akten aus dem Jahrgang vernichtet werden?
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Berechnungsergebnis


Im Jahr 2021 dürfen aus den folgenden Jahrgängen und davor vernichtet werden*:

DokumentenklasseDokumentenartFristJahrgang
amtliche DokumenteAnmeldung zur Liquidation102010
amtliche DokumenteBetriebsprüfungsberichte102010
amtliche DokumenteEinheitswertbescheide und -unterlagen102010
amtliche DokumentePrüfungsberichte des Abschlussprüfers102010
amtliche DokumenteSteuerbescheide102010
amtliche DokumenteSteuererklärungen102010
amtliche DokumenteSteuerunterlagen zu Steuererklärungen102010
BuchhaltungAbrechnungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungAktenvermerke - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungÄnderungsnachweis der EDV-Buchführung102010
BuchhaltungAusgangsrechnungen102010
BuchhaltungAußendienstabrechnungen - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungBankbelege102010
BuchhaltungBelege (Offene-Posten-Buchhaltung) - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungBeleglisten - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungBetriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen102010
BuchhaltungBetriebskostenabrechnungen102010
BuchhaltungBewertungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungBewirtungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungBuchungsbelege102010
BuchhaltungCRM -Frachtbriefe - soweit zum Nachweis Ust-Freiheit102010
BuchhaltungDebitorenbuchhaltung102010
BuchhaltungDebitorenliste - soweit Bilanzunterlage102010
BuchhaltungDepotauszüge, -bücher - soweit nicht Inventare102010
BuchhaltungDoppel von Ausgangsrechnungen102010
BuchhaltungEffektenquittungen, -empfangsbescheinigungen, -bücher - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungEigen- Ersatzbelege - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungEingangsrechnungen102010
BuchhaltungEinnahmeüberschussrechnungen102010
BuchhaltungE-Mail - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungEssensmarkenabrechnungen - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungFahrtenbücher102010
BuchhaltungFahrtkostenerstattungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungFreistemplerabrechnungen - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungGehaltslisten102010
BuchhaltungGeschäftsberichte102010
BuchhaltungGutschriften102010
BuchhaltungHandelsbriefe - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungHandelsbücher102010
BuchhaltungHauptabschlussübersicht - wenn anstelle der Bilanz102010
BuchhaltungInkassobücher, -belege102010
BuchhaltungJournale für Hauptbuch und Kontokorrent102010
BuchhaltungKassenberichte102010
BuchhaltungKassenbücher und -blätter102010
BuchhaltungKassenzettel102010
BuchhaltungKontenpläne und Kontenplanänderungen102010
BuchhaltungKontenregister102010
BuchhaltungKontoauszüge - Girokonten, Postgiro102010
BuchhaltungKostenträgerberechnungen - bei Organschaften102010
BuchhaltungKreditorenbuchhaltung102010
BuchhaltungKreditunterlagen - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungLagerbuchführungen102010
BuchhaltungLastschriftanzeigen102010
BuchhaltungLieferscheine - soweit Buchungsbelege (z.B. wegen Leistungsdatum)102010
BuchhaltungLohnkonten - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungLohnlisten102010
BuchhaltungLohnnachweise für Berufsgenossenschaften102010
BuchhaltungLohnsteuerunterlagen - ausgestellt für Beschäftigte zum Lohnsteuerjahressausgleich102010
BuchhaltungNachnamebelege - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungOP-Listen (EDV)102010
BuchhaltungPfändungsunterlagen102010
BuchhaltungPortokassenbücher102010
BuchhaltungPostgirobelege - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungPrämienunterlagen z.B. Versicherungen - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungProvisionsabrechnungen102010
BuchhaltungQuittungen - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungRechnungen und Rechnungsunterlagen102010
BuchhaltungRechnungsdoppel - innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen102010
BuchhaltungRegistrierkassenstreifen - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungReisekostenabrechnungen102010
BuchhaltungRepräsentationsaufwendungen - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungSammelbelege - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungScheckunterlagen102010
BuchhaltungSpendenbescheinigungen102010
BuchhaltungStornorechnungen102010
BuchhaltungStornoreserven bei Provisionsabrechnungen - nach Ablauf/Vertragsende102010
BuchhaltungTelefonkostenbelege - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungÜberweisungsbelege102010
BuchhaltungUmsatzsteuervoranmeldungen102010
BuchhaltungVerkaufsbücher102010
BuchhaltungWareneingangsbücher und Warenausgangsbücher102010
BuchhaltungWechselunterlagen - soweit Buchungsbelege102010
BuchhaltungWerbegeschenknachweise102010
BuchhaltungZahlungsanweisungen102010
BuchhaltungZinsabrechnungen102010
BuchhaltungZollbelege102010
keine PflichtAngebote - die keinen Auftrag zur Folge hattenkeine-
keine PflichtAnzeigen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtLieferscheine - Anmerkung zur Aufbewahrungpflicht: sofern kein Buchungsbeleg (gültig ab 2017)keine-
keine PflichtMitteilungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine Pflichtöffentliche Bekanntmachungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtWerbebriefe - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
BilanzwesenAbschreibungsunterlagen102010
BilanzwesenAnlagenverzeichnis102010
BilanzwesenAnlagevermögensbücher102010
BilanzwesenAnlagezu- und Abgangsmeldungen102010
BilanzwesenBilanzanlagen102010
BilanzwesenBilanzen102010
BilanzwesenBilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste)102010
BilanzwesenDubiosenbücher (Unterlagen über dubiose Forderungen)102010
BilanzwesenEinzelnachweis Berichtigung102010
BilanzwesenEröffnungsbilanz102010
BilanzwesenGewinn- und Verlustrechnung - Jahresbilanz102010
BilanzwesenHandelsbilanz102010
BilanzwesenHauptversammlung: Beschlüsse, Protokolle102010
BilanzwesenInventare und Inventarunterlagen102010
BilanzwesenInventurdokumente - soweit zur Bilanzerstellung 102010
BilanzwesenJahresabschlüsse102010
BilanzwesenJahresabschlusserläuterungen102010
BilanzwesenJahresabschlusslisten102010
BilanzwesenKonzernabschlüsse102010
BilanzwesenKonzernlageberichte - nebst zum Verständnis erforderlichen Unterlagen 102010
BilanzwesenLageberichte102010
BilanzwesenNebenbücher102010
BilanzwesenSaldenbilanzen102010
BilanzwesenVerbindlichkeiten (Zusammenstellungen)102010
BilanzwesenVermögensverzeichnis102010
BilanzwesenWarenbestandsaufnahmen (Inventur)102010
Branchenspez.Betriebstagebücher - EfbV52015
Branchenspez.Patentienakten - Krankengeschichte301990
Branchenspez.Strahlenschutz - Aufnahme Röntgen - RöV102010
Branchenspez.Strahlenschutz - Behandlung Röntgen - RöV301990
Branchenspez.Strahlenschutz - Belehrungen - RöV301990
Branchenspez.Strahlenschutz - Gesundheitsakte - RöV301990
Branchenspez.Strahlenschutz - Messergebnisse - RöV301990
FinanzenAbtretungserklärungen - nach Erledigung62014
FinanzenAkkreditive - soweit keine Buchungsbelege62014
FinanzenBankbürgschaften - nach Erledigung/Ablauf62014
FinanzenBürgschaftsinformationen - nach Erledigung/Ablauf62014
FinanzenDarlehensunterlagen - nach Erledigung/Ablauf bzw. und soweit nicht Buchungsgrundlage62014
FinanzenFinanzberichte62014
FinanzenInvestitionszulage - Unterlagen 62014
FinanzenKreditunterlagen - nach Ablauf des Vertrages62014
FinanzenSEPA Umwidmung Lastschriftverfahren62014
FinanzenZessionen62014
FrachtpapiereAusfuhrunterlagen62014
FrachtpapiereBeförderungspapiere im Güterkraftverkehr62014
FrachtpapiereEinfuhrunterlagen62014
FrachtpapiereExportunterlagen62014
FrachtpapiereFrachtbriefe62014
FrachtpapiereVersand- und Frachtunterlagen62014
Genau prüfenBeteiligungsunterlagen102010
Genau prüfenGebäude- und Grundstückunterlagen - (z.B. Pläne, Schätzgenehmigungen, Abrechnungen, Kostenermittlungen)102010
Genau prüfenGesellschafterversammlungen: Protokolle, Beschlüsse102010
Genau prüfenGewerbeschein - nach Ablauf/Vertragsende102010
Genau prüfenGläubigerID SEPA Lastschriftverfahren102010
Genau prüfenGrundbuchauszug - soweit Inventar102010
Genau prüfenGrundstücksverzeichnis - soweit Inventar102010
Genau prüfenGründungsakten einer Gesellschaft102010
Genau prüfenGutachten102010
Genau prüfenMahnungen und -bescheide62014
Genau prüfenMietunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62014
Genau prüfenMietverträge - soweit Buchungsbelege102010
Genau prüfenPachtunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62014
Genau prüfenPatente Patentunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62014
Genau prüfenPatente Patentunterlagen102010
Genau prüfenPensionskassenunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende102010
Genau prüfenRechtsstreitigkeiten, Klageakte und Unterlagen - nach Ablauf/Verfahrensende62014
Genau prüfenRufnummernzuteilung Bundesnetzagentur102010
Genau prüfenTreuhandverträge - soweit steuelich relevant und nach Ablauf/Vertragsende102010
Genau prüfenUrteile des Finanzgerichtes102010
Genau prüfenUST ID Mitteilungen102010
Genau prüfenVermögensauskünfte - im Zuge der Zwangsvollstreckung62014
Genau prüfenVersicherungspolicen - nach Ablauf/Vertragsende62014
Genau prüfenVerträge - soweit keine Buchungsbelege und erst nach Erledigung/Ablauf62014
operative TätigkeitAktenvermerke62014
operative TätigkeitAngebote - die einen Auftrag zur Folge hatten62014
operative TätigkeitAuftrags- und Bestellunterlagen62014
operative TätigkeitBestell- und Auftragsunterlagen62014
operative TätigkeitDauerauftragsunterlagen - nach Auftragsablauf und soweit nicht Buchungsgrundlage62014
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) * - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200262014
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original)* - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200362014
operative TätigkeitGeschäftsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62014
operative TätigkeitGeschenknachweise - soweit nicht Buchungsgrundlage62014
operative TätigkeitHandelsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62014
operative TätigkeitHandelsregisterauszüge62014
operative TätigkeitKalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten)62014
operative TätigkeitPreislisten62014
operative TätigkeitProtokolle (allgemeiner Art)62014
operative TätigkeitSchadensunterlagen62014
operative TätigkeitSchriftwechsel (allgemein)62014
operative TätigkeitTelefonkostennachweise - soweit keine Buchungsbelege62014
PersonalwesenBeitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger - soweit Buchungsbelege62014
PersonalwesenDoppelbesteuerungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62014
PersonalwesenLohnbelege - soweit Buchungsbelege62014
PersonalwesenLohnkonten - ausgeschiedene Mitarbeiter (§41 EkSTG)62014
PersonalwesenPersonalunterlagen - soweit Buchungsbelege62014
PersonalwesenSozialversicherungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62014
PersonalwesenÜberstundenlisten - soweit Buchungsbelege62014
PersonalwesenVermögenswirksame Leistungen - soweit Buchungsbelege62014
System/AnweisungenArbeitsanweisungen für EDV-Buchführung102010
System/AnweisungenBuchungsanweisungen102010
System/AnweisungenEDV- Unterlagen - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102010
System/AnweisungenFehlerprotokolle bei EDV-Buchführung102010
System/AnweisungenMagnetbänder mit Buchungsfunktion102010
System/AnweisungenOrganisationsunterlagen der EDV-Buchführung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102010
System/AnweisungenOrganisationsvorschriften zur Buchhaltung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102010
System/AnweisungenProgrammbeschreibung für das Buchführungsprogramm - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102010
System/AnweisungenQualitätsmanagerment Unterlagen102010
System/AnweisungenSachkonten102010
System/AnweisungenSaldenlisten102010


Disclaimer*: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.

Begriffe der Saarbrücker Tabelle:

Dokumentenklasse: Gliederung nach Themenschwerpunkten und einer einheitlicher Aufbewahrungsfrist.
Dokumentenart: gebrauchsüblicher Name eines Aktenstückes im Geschäftsverkehr mit Erläuterungen.
Frist: Jahre Aufbewahrungsfrist nach den gesetzlichen Vorgaben.
Jahrgang / im Jahr: berechnetes Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.
Dokumentenart „genau prüfen“: Manche Dokumente können trotz abgelaufener Aufbewahrungsfrist Bedeutung behalten – bitte genau prüfen.

Wen betrifft die Aufbewahrungspflicht, wer muss Akten lagern:

Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen auch den Aufbewahrungspflichten.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:

Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Wann ist der Fristbeginn der Aufbewahrungsfrist für die Akten:

Fristbeginn ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen vorgenommen wurden oder sonstige Unterlagen entstanden sind.
Hinweis Vertragsunterlagen: Hier beginnt die Frist erst mit Ablauf des jeweiligen Vertrages.

Wie lange sind Akten aufzubewahren, welche Aufbewahrungsfristen gelten:

Unser interaktiver Aufbewahrungsfristrechner listet die meisten Dokumentenarten mit der entsprechenden Aufbewahrungspflicht bzw. Aufbewahrungsfrist auf.
(die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrungspflicht: § 238 HGB, § 257 HGB, § 147 AO )

Kosten zu den Aktenaufbewahrungs-pflichten von Geschäftsakten:

Das OFD Hannover hat in seinem Urteil zu den Aufwendungen im Grunde nach und zu deren Höhe Stellung bezogen. So kann eine Rückstellung zu jedem Jahr gesondert ermittelt werden (Aufbewahrungskosten bis zu 10 Jahre) oder pauschal für einen ganzen Aktenbestand (Faktor 5,5 Jahre) erfolgen.
Unser kostenloses Kalkulationstool zur Aktenlagerung und Aktenarchivierung auf der Startseite hilft Ihnen bei der individuellen Berechnung.
(Eine Entscheidung im Detail: OFD Hannover vom 27.6.2007: S 2137 - 106 - StO 222/221 – siehe auch BFH XR 14/09)

Was ist außer dem Steuer- und Handelsrecht bei der Aktenaufbewahrung zu beachten:

Beweiszwecke: Bei zivil- oder öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann gerade wegen einer eventuellen Beweissicherung zur Abwehr oder Durchsetzung eines Anspruches eine längere Aufbewahrung von Aktenstücken gegeben sein.
Spezialvorschriften: In verschiedenen Branchen gibt es diverse Sonderregelungen und Vorschriften, die in dieser Auflistung nicht berücksichtigt sind.
(die gesetzlichen Regelungen zur den Aufbewahrungspflichten: Aktiengesetz AktG, Banken- und Versicherungsgesetz, Beamtenrecht, Produkthaftungsgesetz ProdHaftG, Röntgenverordnung RöV, Steuergesetze EStG + KStG + GewStG, Strahlenschutzverordnung StrlSchV, Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV, Verwaltungsverordnungen, Zivilrecht zB. BGB)

Folgen bei einem Verstoß:

Wenn auf Grund eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten die Buchführung nicht den Bestimmungen der §140bis 148 der AO entspricht, ist die jeweilige Finanzbehörde berechtigt die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Darüber hinaus kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten sogar ein Straftatbestand eintreten.

Ausnahmen zu den oben genannten Aufbewahrungsfristen bzw. Fristenden:

Soweit folgende Sachverhalte eingetreten sind, müssen Akten und Dokumente auch länger aufbewahrt werden:
  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • ein schwebendes oder zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • eine begonnene Außenprüfung
  • eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
  • zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtige
Anmerkung für Blitzarchivkunden: Als Kunde können Sie im ControlCenter jederzeit und für jeden einzelnen eingelagerten Aktenkarton die Aufbewahrungszeit verlängern und so die Aktenlagerung den jeweiligen Aufbewahrungspflichten anpassen.

Aufbewahrungspflicht Privatpersonen:

Rechnungen und andere Unterlagen, Akten oder Belege, die im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück stehen unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Steuerpflichtige, deren positive Einkünfte mehr als 500T€ (§2Abs1 EkStG) betragen haben auch besondere Aufbewahrungspflichten über sechs Jahre zu beachten.
(die gesetzlichen Regelungen: §2Abs1 EkStG ; §147a AO)

Unsere Tipps zu Aktenaufbewahrung und Aufbewahrungsfristen:

Um in vielen Jahren noch genau zu wissen, wie lange Akten schon lagern oder noch gelagert werden müssen, unsere Tipps:
  • Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahrt werden.
  • Direkt bei der Einlagerung sollten die Akten gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden.
  • Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollten von den übrigen Akten getrennt verwaltet werden.