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Umzug ohne Akten: Altakten einlagern statt mitschleppen*
Bei jedem Büroumzug kommt der Moment, in dem jemand vor dem Aktenschrank steht und fragt: Muss das alles mit? Die Antwort ist meistens nein. Aufbewahrungspflichtige Akten müssen aufbewahrt werden, aber nicht in Ihrem neuen Büro. Wer Altakten vor dem Umzug extern einlagert, zieht mit weniger Volumen um, spart Fläche am neuen Standort und bleibt trotzdem rechtssicher.
Übersicht:
in diesem Artikel lesen Sie:
Warum Akten beim Büroumzug nicht mitmüssen
Handels- und Steuerrecht schreiben vor, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind: je nach Dokumentart 6, 8 oder 10 Jahre, einzelne Bestände deutlich länger. Einen Lagerort schreiben sie nicht vor. Zulässig ist jeder Ort, an dem die Unterlagen vollständig, geschützt und bei Bedarf verfügbar sind, auch ein externes Aktenlager. Welche Fristen für Ihre Bestände gelten, zeigt unsere Übersicht Aufbewahrungsfristen.
Praktisch heißt das: Ins neue Büro gehören die Akten des laufenden Geschäfts. Abgeschlossene Jahrgänge, Altakten ausgeschiedener Mitarbeiter oder abgewickelte Projekte binden nur Fläche, und zwar die teuerste, die Sie haben: Bürofläche in Ihrer Stadt.
Was die Mitnahme wirklich kostet
Drei Posten summieren sich, wenn das Archiv mit umzieht:
- Umzugskosten: Aktenordner sind schwer und voluminös. Jeder Regalmeter Archiv wird verpackt, getragen, transportiert und wieder eingeräumt, bezahlt nach Volumen und Stunden.
- Haftungsrisiko: Umzugsunternehmen haften für verlorenes oder beschädigtes Umzugsgut gesetzlich nur bis 620 € pro Kubikmeter (§ 451e HGB). Bei Akten deckt das bestenfalls den Papierwert, nicht die Folgen: fehlende Belege bei der Betriebsprüfung, eine verlorene Personalakte als Datenschutzfall. Zum Vergleich: BlitzArchiv ist für solche Vermögensschäden mit einer Vermögenshaftpflicht über 2 Mio. € Deckungssumme versichert.
- Laufende Flächenkosten: Ein Archivraum im neuen Büro kostet jeden Monat Miete für Unterlagen, die dort niemand anfasst.
Zur Größenordnung: Bei BlitzArchiv kostet die Einlagerung ab 0,82 € netto pro Regalmeter und Monat. 30 Ordner (8 cm Rückenbreite) belegen 2,4 Regalmeter, das sind unter 2 € im Monat. Was Ihr Bestand komplett kostet, rechnen Sie in wenigen Minuten selbst aus: mit dem Kalkulationstool, kostenlos und ohne Anmeldung.
Checkliste: Akten beim Büroumzug
- Bestand sichten: Welche Ordner gehören zum laufenden Geschäft, welche sind abgeschlossene Jahrgänge?
- Fristen prüfen: Abgelaufene Bestände vor dem Umzug datenschutzkonform vernichten lassen, statt sie mitzuzahlen. Grundlage: Übersicht Aufbewahrungsfristen.
- Altakten auslagern: Aufbewahrungspflichtige, aber nicht mehr benötigte Bestände vor dem Umzugstag abholen lassen.
- Verzeichnis sichern: Vor der Abholung dokumentieren, welche Ordner das Haus verlassen (übernimmt BlitzArchiv beim Erfassen).
- Neues Büro planen: Archivfläche gar nicht erst einplanen; ein Regal für das laufende und das abgelaufene Jahr genügt meist.
- Sonderfall Verkleinerung oder Büroauflösung: Bleibt gar kein Standort übrig, gelten die Fristen trotzdem weiter. Details im Leitfaden Geschäftsaufgabe.
Archivmanagement mit BlitzArchiv
BlitzArchiv ist das erste komplett automatisierte und anonymisierte Aktenlager. BlitzArchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes und der Aufbewahrung von Akten. Mit wenigen Klicks im gesicherten und verschlüsselten Onlineportal bestimmt der Kunde die Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten Aufbewahrungsfristen.
So läuft die Einlagerung vor dem Umzug ab
- Bestand kalkulieren: Sie geben die Zahl Ihrer Ordner oder Regalmeter ins Kalkulationstool ein und sehen sofort, was die Einlagerung kostet.
- Abholung vor dem Umzugstag: Wir holen die Altakten direkt am alten Standort ab. Ihr Umzugsvolumen schrumpft, bevor der erste Umzugskarton gepackt ist.
- Verzeichnis und Einlagerung: Jeder Karton wird erfasst. Sie wissen jederzeit, welche Akte wo liegt.
- Rückgriff im Alltag: Betriebsprüfung, Rechtsstreit, Auskunftsersuchen: Einzelne Kartons sind in 2 Arbeitstagen bei Ihnen.
- Fristgerechte Vernichtung: Läuft eine Aufbewahrungsfrist ab, erinnern wir Sie zweimal. Nach Ihrer Freigabe vernichten wir datenschutzkonform und dokumentiert, statt dass die Akte weitere Jahre Fläche kostet.
Der Unterschied zum Selfstorage-Abteil: Sie schleppen nichts, verwalten nichts und stehen bei einer Anfrage der Prüferin nicht selbst im Lagergang. Einlagerung, Verzeichnis, Rückholung und Vernichtung kommen aus einer Hand. Ihre Aufbewahrungspflicht inklusive aller manuellen Prozesse ist jetzt outgesourct: aus den Augen, aus den Füßen, aus dem Sinn.
Wichtige Gesetze beim Büroumzug mit Akten
Handelsgesetzbuch (HGB)
§ 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, Fristen von 6 bis 10 Jahren
Abgabenordnung (AO)
§ 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Handelsgesetzbuch (HGB)
§ 451e HGB – Haftung des Umzugsunternehmens auf 620 € je Kubikmeter Umzugsgut begrenzt
GmbH-Gesetz (GmbHG)
§ 74 GmbHG – Aufbewahrung von Büchern und Schriften nach Auflösung der Gesellschaft
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Art. 5, Art. 17 DSGVO – Löschung personenbezogener Daten nach Zweckfortfall
Was kostet es, Akten beim Umzug extern einzulagern?
Die Lagerung beginnt bei 0,82 € netto pro Regalmeter und Monat. Ein typisches Altarchiv mit 30 Ordnern (ca. 2,4 Regalmeter) kostet damit weniger als 2 € pro Monat.
Was Ihr konkreter Aktenbestand kostet, ermitteln Sie mit unserem Kalkulationstool – kostenlos, unverbindlich und ohne Anmeldung.
Dabei können Sie den gesamten Archivierungsprozess direkt mitplanen: Abholung Ihrer Akten, Lieferung der Archivkartons, sichere Lagerung und – auf Wunsch – die Aktenvernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Dokumentenaufbewahrungsfristen interaktiv berechnen
Die Saarbrücker Tabelle liefert Ihnen interaktiv die richtige Dokumentenaufbewahrungsfrist zu über 400 Dokumententypen. Der Dienst ist ein kostenloser Service von BlitzArchiv, genau so wie unsere App Dokumentenaufbewahrungsfristen für iPhone und Android.
Wie weisen Sie die ordnungsgemäße Aufbewahrung nach?
- Jeder Karton trägt eine eindeutige KartonID
- Bestände, Fristen und Standorte jederzeit im ControlCenter einsehbar
- Ein- und Auslagerungen werden protokolliert
- Vernichtung nach Fristablauf mit Vernichtungsnachweis
- Prozesse TÜV-zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015
Häufige Fragen zum Umzug ohne Akten
Dürfen Geschäftsunterlagen außerhalb des Firmensitzes gelagert werden?
Ja. Die Aufbewahrungspflichten (HGB, AO) verlangen Vollständigkeit, Schutz und Verfügbarkeit, aber keinen bestimmten Lagerort. Steuerrelevante Unterlagen müssen auf Anforderung der Finanzverwaltung in angemessener Zeit vorgelegt werden können; das leistet die Rückholung innerhalb von 2 Arbeitstagen.
Was kostet es, Akten einzulagern?
Die Lagerung beginnt bei 0,82 € netto pro Regalmeter und Monat. Ein typisches Altarchiv mit 30 Ordnern (ca. 2,4 Regalmeter) kostet damit weniger als 2 € pro Monat. Was Ihr konkreter Aktenbestand kostet, ermitteln Sie mit unserem Kalkulationstool – kostenlos, unverbindlich und ohne Anmeldung.
Wie schnell komme ich an eine eingelagerte Akte?
Einzelne Kartons senden wir innerhalb von 2 Arbeitstagen zurück.
Was passiert, wenn beim Umzug Akten verloren gehen?
Umzugsunternehmen haften gesetzlich nur bis 620 € pro Kubikmeter Umzugsgut (§ 451e HGB); der eigentliche Schaden, etwa nicht vorlegbare Belege, ist damit nicht abgedeckt. Bei BlitzArchiv sind eingelagerte Bestände über eine Vermögenshaftpflicht mit 2 Mio. € Deckungssumme abgesichert.
Lohnt sich das auch für einen kleinen Bestand?
Gerade dann. Schon ein einzelner Aktenschrank kostet im Büro mehr Fläche, als die Einlagerung im Jahr kostet, und beim Umzug entfällt das Ein- und Auspacken komplett.
Was passiert mit Akten, deren Frist während der Lagerung abläuft?
Wir erinnern Sie zweimal an den Fristablauf. Nach Ihrer Freigabe vernichten wir datenschutzkonform, mit Vernichtungsnachweis je Jahrgang.
Wir verkleinern uns und lösen das Büro ganz auf. Geht das auch?
Ja. Bei Büroauflösung oder Geschäftsaufgabe bleiben die Aufbewahrungsfristen bestehen; die externe Einlagerung löst das dauerhaft. Mehr dazu im Leitfaden Geschäftsaufgabe.
Übersicht:
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Die Idee von BlitzArchiv ist, uns von der Aktenflut zu befreien, die die gesetzliche Aufbewahrungspflicht mit sich bringt – und dies ganz einfach!
Ab jetzt kümmert sich das Archiv um mich und nicht umgekehrt. Kein Suchen, kein Schleppen, kein Aktenkeller, keine Aufbewahrungsfristen mehr rechnen. Und Alle Prozesse online gesteuert. Klick erledigt.