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Aufbewahrungsfristen für Projektunterlagen
Projektunterlagen unterliegen je nach Dokumentart Aufbewahrungsfristen von 6, 8 oder 10 Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO). Im Bau- und Planungsbereich bestehen Herausgabeansprüche des Auftraggebers bis zu 30 Jahre (§ 197 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Praxisregel: Die Projektakte ist so lange aufzubewahren wie ihr längstlebiges Dokument.
Fristen nach Dokumentart
Die folgende Übersicht * zeigt die Fristen je Dokumentart mit Rechtsgrundlage. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
| Dokumentart in der Projektakte | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Projektbezogene Korrespondenz (empfangene und gesendete Handelsbriefe) | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB |
| Rechnungen, Buchungsbelege, Quittungen | 8 Jahre (seit 1.1.2025, vorher 10; BEG IV) | § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 AO |
| Verträge mit Buchungsrelevanz, Organisationsunterlagen | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB, § 147 AO |
| Abnahmeprotokolle, Gewährleistungsunterlagen Bau | mind. 5 Jahre nach Abnahme (Verjährung Mängelansprüche) | § 634a BGB |
| Technische Dokumentation Maschinen- und Anlagenbau | mind. 10 Jahre | Maschinenrichtlinie, Produkthaftungs-Umfeld |
| Planungsunterlagen im Eigentum des Bauherrn (Statik, Baugenehmigung, Gutachten) | Herausgabeanspruch bis 30 Jahre | § 197 BGB |
| Personenbezogene Daten in Projektakten | Löschung nach Zweckfortfall bzw. Fristablauf | Art. 5, 17 DSGVO |
Drei Regeln für die Praxis
1. Fristbeginn ist das Jahresende, nicht der Projektstart. Ein Vertrag aus einem Projekt, das im März 2026 endet, läuft ab dem 31.12.2026, die 10-Jahres-Frist also bis Ende 2036.
2. Die Akte lebt so lange wie ihr längstlebiges Dokument. Wer die Projektakte als Einheit archiviert, richtet die Vernichtung nach der längsten enthaltenen Frist. Das ist einfacher und sicherer als das Auseinandersortieren nach Dokumentart.
3. Bau und Planung: freiwillig länger. Architekten- und Ingenieurkammern empfehlen wegen der 30-jährigen Herausgabeansprüche eine Aufbewahrung deutlich über die 10 Jahre hinaus. 30 Jahre Regalfläche im Büro sind teuer, ein Karton im Externarchiv ist es nicht.
Was passiert bei Verstößen?
Fehlende aufbewahrungspflichtige Unterlagen können bei der Betriebsprüfung zu Schätzungen und Bußgeldern führen. Im Zivilprozess fehlt ohne Abnahmeprotokoll oder Vertrag das Beweismittel. Die Aufbewahrung ist damit keine Formalie, sondern Risikovorsorge.
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* Hinweis: Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr. Rechtsstand: Juli 2026, wird bei Gesetzesänderungen aktualisiert.
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