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Aufbewahrungsfrist Lieferscheine, was seit 2017 entfällt und was sich 2025 geändert hat *
Lieferscheine Gesetzesänderung 2025
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde am 29. Oktober 2024 im Bundesgesetzblatt verkündet. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Buchungsbelege nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden, geregelt in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB. Die kürzere Frist erfasst alle Belege, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war.
Für Lieferscheine gilt: Dient der Lieferschein als Buchungsbeleg, sinkt seine Frist von zehn auf acht Jahre. Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, Unternehmen unter BaFin-Aufsicht wenden die kürzere Frist erst ab 1. Januar 2026 an.
Lieferscheine Gesetzesänderung 2017
Mit dem Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz regelte der Gesetzgeber die Aufbewahrung von Lieferscheinen erstmals ausdrücklich. Der Bundestag beschloss das Gesetz im März 2017, der Bundesrat stimmte im Mai zu. Es ist vom 30. Juni 2017 und wurde am 5. Juli 2017 im Bundesgesetzblatt verkündet. Die für Lieferscheine maßgeblichen Änderungen gelten rückwirkend ab 1. Januar 2017.
Seither unterscheidet § 147 der Abgabenordnung zwischen Lieferscheinen, die Buchungsbeleg sind, und solchen, die es nicht sind. Bei empfangenen Lieferscheinen ohne Buchungsbelegfunktion endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten mit dem Versand der Rechnung. Wer den Lieferschein dagegen als Buchungsbeleg verwendet, etwa weil die Rechnung auf ihn verweist, muss ihn wie einen Buchungsbeleg aufbewahren.
Aufbewahrungsfristen Lieferscheine, was gilt 2026
Zwei Gesetze bestimmen, wie lange Lieferscheine im Unternehmen bleiben. Die Übersicht zeigt, was wann dazugekommen ist.
| Jahr | Gesetz | Auswirkung |
|---|---|---|
| 2026 | aktuell gilt: | Lieferscheine, die Buchungsbeleg sind, müssen 8 Jahre aufbewahrt werden. Lieferscheine ohne Buchungsbelegfunktion müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Die Frist endet mit Erhalt oder Versand der Rechnung. |
| 2025 | BEG IV: | Buchungsbelege, also auch buchungsrelevante Lieferscheine müssen nur noch 8 statt 10 Jahre aufbewahrt werden. |
| 2017 | BEG II: | Lieferscheine ohne Belegfunktion müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Sie können bereits nach Zugang oder Versand der Rechnung vernichtet werden. Praxistipp: Lieferdatum auf der Rechnung. |
Aufbewahrungspflicht Lieferscheine – Rechtsgrundlage
Für alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), welche Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gelten. Der Paragraph 257 verpflichtet zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung der „Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen“ für eine Dauer von 10 Jahren. Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Für bestimmte Unternehmen, insbesondere einzelne beaufsichtigte Finanzunternehmen, können längere Sonderfristen gelten. Geschäftsbriefe und alle sonstigen Dokumente sind 6 Jahre zu archivieren. Aufgegriffen werden die Regelungen zur Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen auch in der Abgabenordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums – § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. Auch bei Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung können steuerliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind, richtet sich nach ihrer Funktion und den jeweils einschlägigen Vorschriften. Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das gesetzlich maßgebliche Ereignis eingetreten ist, etwa der Buchungsbeleg entstanden oder der Handels- bzw. Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist. Der konkrete Fristbeginn hängt von der Dokumentart ab. Bei Buchungsbelegen beginnt die Frist mit Ablauf des Kalenderjahres ihrer Entstehung; für Jahresabschlüsse und andere Unterlagen gelten die jeweils gesetzlich genannten Anknüpfungspunkte.
Auf einen Blick:
Auf einen Blick, ab 2017 gilt:
erhaltene Lieferbelege:
Ist ein Lieferschein Buchungsbeleg, gilt grundsätzlich die achtjährige Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege. Ist er kein Buchungsbeleg, endet die steuerliche Aufbewahrungsfrist bei empfangenen Lieferscheinen grundsätzlich mit Erhalt der Rechnung.
Für alle anderen besteht keine Aufbewahrungspflicht.
Versendete Liefernachweise:
Bedingung:
Entscheidend ist, ob der Lieferschein selbst Buchungsbeleg oder für die Nachvollziehbarkeit der Buchung bzw. Rechnung erforderlich ist. Ist das nicht der Fall, endet seine besondere steuerliche Aufbewahrungsfrist nach Maßgabe des § 147 Abs. 3 AO mit Erhalt bzw. Versand der Rechnung.
Gültigkeit:
ab 01.01.2017
“Fallstrick“:
z.B. Standard Formulierungen im Rechnungsformular, die den Lieferschein mit einbeziehen. Dadurch wird er ggfs. (unnötig) zum Buchungsbeleg – im Einzelfall zu Prüfen.
Lieferscheine Aufbewahrungsfrist – wann entfällt sie
Das Rechnungswesen in jedem Unternehmen muss sicherstellen, dass sich auch berechtigte Fremde (wie die Prüfer der Finanzbehörde) jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist einen Überblick über die laufenden Geschäfte sowie über den Vermögensstand verschaffen können. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung sprechen hier vom Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Mit Hilfe von Lieferbelegen kann der Wareneingang nachvollzogen werden. Diese Angaben bilden die Grundlagen für das aufzustellende Inventar für den jährlichen Jahresabschluss. Sie unterstützen auch die Bewertung von Vorräten, wenn das nach HGB mögliche Lifo- oder das Fifo-Verfahren angewendet werden soll.
Das Gesetz zur Bürokratieentlastung tritt in diesem Punkt rückwirkend zum 01.Januar 2017 in Kraft und betrifft ausdrücklich alle Lieferscheine, deren Aufbewahrungsfrist bis zum 31 Dezember 2016 noch nicht abgelaufen ist. Rückwirkend heißt in diesem fall: Die Regelung gilt für alle Lieferscheine, deren Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO in der bis zum 31.12.2016 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen ist.
Damit müssen auch alle Lieferbelege aus den Vorjahren nicht mehr länger aufgehoben werden (sofern sie nicht Buchungsbeleg sind).
Wohin mit den Lieferscheinen vor 2017:
Lieferschein Vorlage Muster – ein Praxistipp
In der betrieblichen Praxis werden Liefernachweise häufig mit Rechnungsbelegen verknüpft, eine eindeutige Zuordnung erleichtert die Nachvollziehbarkeit. Verweist die Rechnung für erforderliche Angaben, etwa Menge und Art der gelieferten Gegenstände, auf den Lieferschein, kann dieser Bestandteil der Rechnungs- und Belegkette werden und muss dann entsprechend mit aufbewahrt werden. Eine übliche Formulierung ist „Lieferung mit Lieferschein Nr. … vom …. Die Rechnung muss alle Angaben zur Lieferung (Menge und Art der gelieferten Gegenstände sowie Zeitpunkt der Lieferung) eindeutig ausweisen, erst dann kann auf den Lieferbeleg verzichtet werden. Lassen Sie sich hier steuerlich bzw. rechtlich beraten, welche Formulierungen auf Ihren Rechnungen stehen sollte, damit Sie künftig ausgehende Liefernachweise nicht archivieren müssen. Entwerfen Sie neue Vorlagen! Für den Rechnungseingang empfiehlt sich, eine betriebsinterne Handlungsanweisung für den Umgang mit Lieferbelegen zu entwerfen, die für alle Mitarbeiter des Rechnungswesens verbindlich ist. Sprechen Sie auch hierzu mit Ihrem Steuerberater.
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