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Projektakten archivieren: sicher eingelagert bis zum letzten Fristablauf *
Projektakten müssen je nach Inhalt 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden, im Bau- und Planungsbereich wegen 30-jähriger Herausgabeansprüche oft deutlich länger. BlitzArchiv lagert Ihre Projektdokumentation ab 5,50 € netto pro Karton und Jahr ein: Abholung an der Bürotür, Übersicht im ControlCenter, Rückholung einzelner Kartons bei Bedarf, datenschutzkonforme Vernichtung nach Fristablauf. Keine Mindestmenge, TÜV-zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015.
Übersicht:
in diesem Artikel lesen Sie:
- Projekt abgeschlossen – und jetzt die Akten?
- Wie lange müssen Projektakten aufbewahrt werden?
- Was gehört in die archivierte Projektakte?
- So funktioniert die Projektarchivierung mit BlitzArchiv
- Was kostet es, Projektakten extern zu archivieren?
- Wie weisen Sie die ordnungsgemäße Aufbewahrung nach?
- Häufige Fragen zur Projektarchivierung
Projekt abgeschlossen – und jetzt die Akten?
Mit der Schlussrechnung ist das Projekt fertig, die Projektakte aber nicht. Verträge, Pläne, Abnahmeprotokolle, Prüfberichte und Korrespondenz müssen über Jahre verfügbar bleiben: für die Betriebsprüfung, für Gewährleistungsfälle und für den Moment, in dem der Auftraggeber nach 12 Jahren die Statik anfordert. Im Büroregal kostet das Platz, im Keller Nerven. Extern eingelagert kostet es einen kalkulierbaren Betrag pro Karton und Jahr.
Wie lange müssen Projektakten aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach dem längstlebigen Dokument der Akte:
| Dokumentart | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Projektbezogene Korrespondenz (Handelsbriefe) | 6 Jahre | § 257 HGB |
| Rechnungen und Buchungsbelege | 8 Jahre (seit 2025, vorher 10) | § 257 HGB, § 147 AO |
| Verträge, Organisationsunterlagen | 10 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
| Mängelansprüche Bau (Verjährung) | 5 Jahre nach Abnahme | § 634a BGB |
| Technische Dokumentation Maschinen- und Anlagenbau | mind. 10 Jahre | Maschinenrichtlinie, Produkthaftung |
| Planungsunterlagen im Eigentum des Bauherrn | Herausgabeanspruch bis 30 Jahre | § 197 BGB |
Die Frist beginnt jeweils mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist oder der Vertrag endete, nicht mit dem Projektstart. Architektur- und Ingenieurbüros empfehlen die Kammern wegen der 30-jährigen Herausgabeansprüche eine deutlich längere Aufbewahrung als die handelsrechtlichen 10 Jahre.
→ Ausführlich: Aufbewahrungsfristen für Projektunterlagen
Hinweis: Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.
Was gehört in die archivierte Projektakte?
- Verträge, Nachträge und Auftragsbestätigungen
- Pläne, Berechnungen und technische Dokumentation
- Abnahmeprotokolle – im Streitfall das wichtigste Beweismittel
- Prüfberichte, Zertifikate und Nachweise
- Projektbezogener Schriftverkehr
- Schlussrechnung und Zahlungsbelege
Praxis-Tipp: Pro Projekt ein oder mehrere Kartons, Projektname und Projektnummer als Verschlagwortung im ControlCenter. So ist jede Projektakte in Sekunden auffindbar, auch nach 15 Jahren.
Archivmanagement mit BlitzArchiv
BlitzArchiv ist das erste komplett automatisierte und anonymisierte Aktenlager. BlitzArchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes und der Aufbewahrung von Akten. Mit wenigen Klicks im gesicherten und verschlüsselten Onlineportal bestimmt der Kunde die Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten Aufbewahrungsfristen.
So funktioniert die Projektarchivierung mit BlitzArchiv
- Kalkulieren und bestellen: Umfang online berechnen, Starterset mit Blitzkartons kommt per Post.
- Packen und verschlagworten: Projektakten einpacken, Kartonaufkleber mit KartonID anbringen, Inhalte im ControlCenter erfassen.
- Abholung zum Wunschtermin: Wir nehmen die versiegelten Kartons an Ihrer Bürotür entgegen.
- Lagerung im Sicherheitsarchiv: Vollautomatisch, mit Zugriffskontrolle, Brandmeldetechnik und Videoüberwachung.
- Zugriff bei Bedarf: Einzelne Kartons per Klick zurückholen, etwa im Gewährleistungsfall.
- Fristende: Rücksendung oder datenschutzkonforme Vernichtung mit Nachweis. Sie entscheiden.
Wichtige Gesetze zur Archivierung von Projektakten
Handelsgesetzbuch (HGB)
§ 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, Fristen von 6 bis 10 Jahren
Abgabenordnung (AO)
§ 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
§ 634a BGB – Verjährung der Mängelansprüche, 5 Jahre bei Bauwerken
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
§ 197 BGB – 30-jährige Verjährungsfrist, Herausgabeansprüche des Bauherrn
Maschinenrichtlinie 2006/42/EG
Technische Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau, mind. 10 Jahre
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Art. 5, Art. 17 DSGVO – Löschung personenbezogener Daten nach Zweckfortfall
Was kostet es, Projektakten extern zu archivieren?
Die Miete beträgt ab 5,50 € netto pro Karton und Jahr, ohne Mindestmenge: Ein einzelnes Projekt ist genauso willkommen wie das Archiv eines Generalunternehmers. Rechnen Sie gegen: Ein Quadratmeter Bürofläche kostet ein Vielfaches, und er mahnt Sie nicht, wenn die Vernichtungsfrist erreicht ist.
Rückstellung leicht gemacht: Für Aufbewahrungspflichten müssen Unternehmen eine Rückstellung bilden (vereinfacht: jährliche Archivkosten × Faktor 5,5). Mit einem festen Preis pro Karton und Jahr ist diese Rückstellung exakt bezifferbar statt geschätzt.
Weiterberechnung an den Auftraggeber: Wer die Archivierung als Teil der Projektleistung erbringt, kann sie vertraglich vereinbaren, als Position im Angebot oder als Pauschale nach Projektabschluss. Ein fester Kartonpreis macht die Position transparent.
Dokumentenaufbewahrungsfristen interaktiv berechnen
Die Saarbrücker Tabelle liefert Ihnen interaktiv die richtige Dokumentenaufbewahrungsfrist zu über 400 Dokumententypen. Der Dienst ist ein kostenloser Service von BlitzArchiv, genau so wie unsere App Dokumentenaufbewahrungsfristen für iPhone und Android.
Wie weisen Sie die ordnungsgemäße Aufbewahrung nach?
- Jeder Karton trägt eine eindeutige KartonID
- Bestände, Fristen und Standorte jederzeit im ControlCenter einsehbar
- Ein- und Auslagerungen werden protokolliert
- Vernichtung nach Fristablauf mit Vernichtungsnachweis
- Prozesse TÜV-zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015
Häufige Fragen zur Projektarchivierung
Wie lange müssen Projektakten aufbewahrt werden?
Je nach Inhalt 6 bis 10 Jahre: Korrespondenz 6 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre, Verträge 10 Jahre. Im Bau- und Planungsbereich empfiehlt sich wegen 30-jähriger Herausgabeansprüche (§ 197 BGB) eine längere Aufbewahrung. Maßgeblich ist das längstlebige Dokument der Akte.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist bei Projektunterlagen?
Mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde oder der Vertrag endete. Nicht mit dem Projektstart.
Kann ich die Archivierungskosten an meinen Auftraggeber weiterberechnen?
Ja, wenn es vertraglich vereinbart ist, etwa als Angebotsposition oder als jährliche Pauschale nach Projektabschluss. Ohne Vereinbarung trägt der Aufbewahrungspflichtige die Kosten selbst.
Wie weise ich die ordnungsgemäße Aufbewahrung nach?
Durch dokumentierte, auffindbare Ablage: KartonID je Karton, Bestandsübersicht im ControlCenter, protokollierte Ein- und Auslagerung, Vernichtungsnachweis nach Fristablauf.
Kann ich während der Einlagerung auf einzelne Projektakten zugreifen?
Ja. Einzelne Kartons lassen sich im ControlCenter per KartonID anfordern und werden zurückgesendet. Die Rücksendung erfolgt innerhalb von 2 Werktagen und kostet 18 € netto.
Was kostet die Einlagerung von Projektakten?
Ab 5,50 € netto pro Karton und Jahr, keine Mindestmenge, Abholung ab 1 Karton. Kalkulieren Sie Ihren Bestand kostenlos und ohne Anmeldung in der Kalkulationsbox.
Muss ich Projektakten nach Fristablauf vernichten?
Enthalten sie personenbezogene Daten, verlangt die DSGVO die Löschung nach Zweckfortfall. BlitzArchiv überwacht die Fristen und vernichtet auf Wunsch datenschutzkonform mit Nachweis.
Papier oder digital archivieren?
Beides ist zulässig. Originale mit Beweiswert (Bürgschaften, Urkunden, teils Bauakten) sollten im Original erhalten bleiben. Die physische Einlagerung ist dafür die sichere und günstige Basislösung, nachscannen können Sie jederzeit.
Übersicht:
in diesem Artikel lesen Sie:
- Projekt abgeschlossen – und jetzt die Akten?
- Wie lange müssen Projektakten aufbewahrt werden?
- Was gehört in die archivierte Projektakte?
- So funktioniert die Projektarchivierung mit BlitzArchiv
- Was kostet es, Projektakten extern zu archivieren?
- Wie weisen Sie die ordnungsgemäße Aufbewahrung nach?
- Häufige Fragen zur Projektarchivierung
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Die Idee von BlitzArchiv ist, uns von der Aktenflut zu befreien, die die gesetzliche Aufbewahrungspflicht mit sich bringt – und dies ganz einfach!
Ab jetzt kümmert sich das Archiv um mich und nicht umgekehrt. Kein Suchen, kein Schleppen, kein Aktenkeller, keine Aufbewahrungsfristen mehr rechnen. Und Alle Prozesse online gesteuert. Klick erledigt.