Aufbewahrungsfristen Buchhaltung: Diese Pflichten gelten

Auf dieser Seite erklären wir Ihnen, wie Sie die Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung einhalten. Konkret müssen entweder Originalbelege oder Bild- und
Datenträger aufbewahrt werden, wenn diese in zügig lesbar gemacht werden können. Hier schreibt das Gesetzt (HGB) die Mindestdauer zur Aufbewahrung vor.

Welche Aufbewahrungsfristen sind für Buchhaltungsunterlagen wichtig?

Mit unserer Tabelle* können Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen direkt ermitteln: 

Dokumentenklasse Dokumentenart Frist Jahrgang
Buchhaltung Abrechnungsunterlagen - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Aktenvermerke - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Änderungsnachweis der EDV-Buchführung 10 2011
Buchhaltung Ausgangsrechnungen 10 2011
Buchhaltung Außendienstabrechnungen - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Bankbelege 10 2011
Buchhaltung Belege (Offene-Posten-Buchhaltung) - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Beleglisten - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 10 2011
Buchhaltung Betriebskostenabrechnungen 10 2011
Buchhaltung Bewertungsunterlagen - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Bewirtungsunterlagen - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung CRM -Frachtbriefe - soweit zum Nachweis Ust-Freiheit 10 2011
Buchhaltung Debitorenbuchhaltung 10 2011
Buchhaltung Debitorenliste - soweit Bilanzunterlage 10 2011
Buchhaltung Depotauszüge, -bücher - soweit nicht Inventare 10 2011
Buchhaltung Doppel von Ausgangsrechnungen 10 2011
Buchhaltung Effektenquittungen, -empfangsbescheinigungen, -bücher - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Eigen- Ersatzbelege - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Eingangsrechnungen 10 2011
Buchhaltung Einnahmeüberschussrechnungen 10 2011
Buchhaltung E-Mail - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Essensmarkenabrechnungen - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Fahrtenbücher 10 2011
Buchhaltung Fahrtkostenerstattungsunterlagen - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Freistemplerabrechnungen - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Gehaltslisten 10 2011
Buchhaltung Geschäftsberichte 10 2011
Buchhaltung Gutschriften 10 2011
Buchhaltung Handelsbriefe - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Handelsbücher 10 2011
Buchhaltung Hauptabschlussübersicht - wenn anstelle der Bilanz 10 2011
Buchhaltung Inkassobücher, -belege 10 2011
Buchhaltung Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 2011
Buchhaltung Kassenberichte 10 2011
Buchhaltung Kassenbücher und -blätter 10 2011
Buchhaltung Kassenzettel 10 2011
Buchhaltung Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10 2011
Buchhaltung Kontenregister 10 2011
Buchhaltung Kontoauszüge - Girokonten, Postgiro 10 2011
Buchhaltung Kostenträgerberechnungen - bei Organschaften 10 2011
Buchhaltung Kreditorenbuchhaltung 10 2011
Buchhaltung Kreditunterlagen - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Lagerbuchführungen 10 2011
Buchhaltung Lastschriftanzeigen 10 2011
Buchhaltung Lieferscheine - soweit Buchungsbelege (z.B. wegen Leistungsdatum) 10 2011
Buchhaltung Lohnkonten - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Lohnlisten 10 2011
Buchhaltung Lohnnachweise für Berufsgenossenschaften 10 2011
Buchhaltung Lohnsteuerunterlagen - ausgestellt für Beschäftigte zum Lohnsteuerjahressausgleich 10 2011
Buchhaltung Nachnamebelege - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung OP-Listen (EDV) 10 2011
Buchhaltung Pfändungsunterlagen 10 2011
Buchhaltung Portokassenbücher 10 2011
Buchhaltung Postgirobelege - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Prämienunterlagen z.B. Versicherungen - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Provisionsabrechnungen 10 2011
Buchhaltung Quittungen - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10 2011
Buchhaltung Rechnungsdoppel - innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen 10 2011
Buchhaltung Registrierkassenstreifen - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Reisekostenabrechnungen 10 2011
Buchhaltung Repräsentationsaufwendungen - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Sammelbelege - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Scheckunterlagen 10 2011
Buchhaltung Spendenbescheinigungen 10 2011
Buchhaltung Stornorechnungen 10 2011
Buchhaltung Stornoreserven bei Provisionsabrechnungen - nach Ablauf/Vertragsende 10 2011
Buchhaltung Telefonkostenbelege - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Überweisungsbelege 10 2011
Buchhaltung Umsatzsteuervoranmeldungen 10 2011
Buchhaltung Verkaufsbücher 10 2011
Buchhaltung Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher 10 2011
Buchhaltung Wechselunterlagen - soweit Buchungsbelege 10 2011
Buchhaltung Werbegeschenknachweise 10 2011
Buchhaltung Zahlungsanweisungen 10 2011
Buchhaltung Zinsabrechnungen 10 2011
Buchhaltung Zollbelege 10 2011

Dokumente in der Buchhaltung richtig archivieren

Zur Buchhaltung gehören zahlreiche Belege, die korrekt archiviert werden müssen. Zum Beispiel Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Kassenberichte und Quittungen.
Darüber hinaus auch Warenbücher oder Fahrtenbücher. Unternehmen sind in der Pflicht diese Unterlagen zu archivieren und Verstöße stellen eine Ordnungswidrigkeit dar. Außerdem können weitere Strafen hinzukommen. 

Fazit zu den Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung

Wir empfehlen Ihnen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben, Dokumente in der Buchführung 10 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Aufzeichnungen zu dem Geschäftsjahr getätigt wurden, aufzubewahren. Mit BlitzArchiv legen Sie schon bei der Bestellung die Aufbewahrungszeit Ihre Akten fest. Sie brauchen sich danach um nichts mehr zu kümmern, denn BlitzArchiv erinnert Sie rechtzeitig vor jeder geplanten Aktenvernichtung

Aufbewahrungsfristen Buchhaltung

Begriffe der Saarbrücker Tabelle:

Dokumentenklasse:

Die Dokumentenklasse Buchhaltung für alle Unterlagen betreffend der Buchführung eines Unternehmens.

Frist:

Die Anzahl der aufzubewahrenden Jahre nach den aktuellen Vorgaben.

Jahrgang / im Jahr:

Das berechnete Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.

Unterscheidung in Dokumentenarten

Dokumente in der Buchhaltung haben als Faustregel eine Frist von 10 Jahren. 

Wen betrifft die Aufbewahrungspflicht, wer muss Akten lagern:

Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen auch den Aufbewahrungspflichten.

(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:

Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

* Disclaimer: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.

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