Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Während des Arbeitsverhältnisses sammeln sich viele Unterlagen an. In diesen Akten sind Arbeitsbedingungen, Absprachen, Lohnnachweise, Versicherungsdokumente und weitere Nachweise hinterlegt. Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet sind, müssen daher die Aufbewahrungspflichten für Personalakten berücksichtigen. Diese Unterlagen werden vor allem bei Betriebsprüfungen oder Rechtsstreiten zu wichtigen Grundlagen. Diese sollten in einer gesichert gelagerten Personalakte gesammelt werden. Welche Fristen gelten und wo sie geregelt sind, erfahren Sie auf dieser Seite. 

Aufbewahrungsfristen im Personalwesen

Arbeitgeber sind verpflichtet, eine Personalakte zumindest für die Dauer von Ausschluss- und Verjährungsfristen aufzubewahren. Die gesetzliche Verjährungsvorschrift liegt bei mindestens 3 Jahren, sodass während dieser Zeit Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis wie Schadenersatz oder der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis geltend gemacht werden können.

So sichern Sie sich als Arbeitgeber für mögliche Forderungen eines/r ehemaligen Mitarbeiters*in ab und vermeiden rechtliche Probleme. Um Beweisschwierigkeiten zu vermeiden, sollten die wichtigsten Dokumente als Originalurkunden aufbewahrt werden.

Sie sollten zudem auf die verschiedener Aufbewahrungsfristen von steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Dokumenten achten. Die komplette Personalakte eines Arbeitnehmers sollte erst dann vernichtet werden, wenn wirklich alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis vollständig erfüllt sind.

 

Gemäß der Saarbrücker Tabelle für Aufbewahrungsfristen können Unternehmen die gesetzliche Pflicht* der Aufbewahrungsdauer ermitteln. Unter dem Bereich des Personalwesens fallen hier die folgenden Punkte:

Dokumentenklasse Dokumentenart Frist Jahrgang
Personalwesen Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger - soweit Buchungsbelege 6 2015
Personalwesen Doppelbesteuerungsunterlagen - soweit Buchungsbelege 6 2015
Personalwesen Lohnbelege - soweit Buchungsbelege 6 2015
Personalwesen Lohnkonten - ausgeschiedene Mitarbeiter (§41 EkSTG) 6 2015
Personalwesen Personalunterlagen - soweit Buchungsbelege 6 2015
Personalwesen Sozialversicherungsunterlagen - soweit Buchungsbelege 6 2015
Personalwesen Überstundenlisten - soweit Buchungsbelege 6 2015
Personalwesen Vermögenswirksame Leistungen - soweit Buchungsbelege 6 2015

Unterlagen des Arbeitsrechts

Hierbei handelt es sich um allgemeine Unterlagen. Dazu zählen der Arbeitsvertrag, das Arbeitszeugnis oder auch Vereinbarungen. Es gibt dafür keine Aufbewahrungsfrist im Personalwesen, jedoch regelt § 195 BGB, dass ein Arbeitnehmer bis zu drei Jahre nach dem Ausscheiden Ansprüche an den ehemaligen Arbeitgeber stellen kann. Einer dieser Ansprüche kann zum Beispiel die Ausstellung eines Zeugnisses sein. Daher ist die Empfehlung, diese Unterlagen ebenfalls drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Mitarbeiter ausschied, aufzubewahren.

Dazu zählen auch Bewerbungsunterlagen. Achtung: Bewerbungen abgelehnter Kandidaten müssen spätestens nach sechs Monaten vernichtet werden. Dies hat datenschutzrechtliche Gründe und ist im § 26 BDSG n. F., § 15 IV AGG). Für den Fall, dass die Entscheidung angefochten wird (zum Beispiel, weil der Verdacht einer Benachteiligung im Raum steht), sollten die Bewerbungsunterlagen inklusive der Bewerbermatrix dennoch mindestens drei Monate aufbewahrt werden.

Unterlagen über Arbeitsentgelte

Hierbei handelt es sich um Unterlagen wie Freistellungsbescheinigungen, Arbeitszeiterfassungen, Fahrtenbücher und Reisekostennachweise. Die Aufbewahrungsfrist der Personalakte beträgt hier 6 Jahre. Auch eine Aufbewahrung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen wird für diese Zeit empfohlen. Hier gibt es zwar keine gesetzliche Regelung, jedoch hat der Arbeitnehmer 4 Jahre Erstattungsanspruch nach Ablauf des Kalenderjahres in dem Jahr, in dem der Anspruch entstanden ist.

Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen

Teil der Aufbewahrungsfristen für Personalakten sind auch die Bewerbungsunterlagen. Hier gelten:

 

  • Informationen von Bewerbungs-Kandidaten können Sie drei bis maximal sechs Monate speichern. Wichtig ist, dass Sie die Bewerber über die Speicherung der Daten im Rahmen Ihrer Datenschutzerklärung informieren. Möchten Sie Bewerbungsunterlagen über einen längeren Zeitraum aufbewahren, benötigen Sie eine (elektronische) Einwilligung des Bewerbers.
  • Bei Online- oder Initiativbewerbungen gelten die gleichen Vorgaben.

Steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen

Das Einkommensteuergesetz stellt sicher, dass der Arbeitgeber die gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge wie Sozialversicherungen oder Lohnsteuer abführt. Deshalb sind steuerrechtlich folgende Dokumente wichtig: Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten Lohnsteuerabzugs-Belege.

Diese dürfen erst nach sechs Jahren vernichtet werden. Für Beitragsnachweise der Sozialversicherungen sind es fünf Jahre.

 

  • Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten sowie alle anderen Belege für die Lohnsteuer dürfen erst nach sechs Jahren vernichtet werden.
  • Bei Lohnunterlagen eine betriebliche Gewinnermittlung beinhalten, gilt sogar eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht.
  • Mindestlohn-Nachweise müssen gemäß Gesetz zwei Jahre aufbewahrt werden.
  • Gehaltslisten einschließlich Sonderzahlungen werden zehn Jahre aufbewahrt
  • Belege zu Zwischen-, End- und Sonderzahlungen sollten Sie sechs Jahre aufbewahren.
  • Angestellten-Versicherungsunterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.
  • Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern werden fünf Jahre aufbewahrt

Versicherungsrelevante Unterlagen

Die Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungen müssen gemäß § 165 SGB VII lediglich 5 Jahre aufbewahrt werden. Die Unterlagen zur Versicherung von Angestellten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, immer unter der Voraussetzung, dass Buchungsbelege dazu vorhanden sind.
Wird eine betriebliche Altersvorsorge angeboten, beträgt die Aufbewahrungsfrist der Personalakte sogar 30 Jahre. Dies ist im § 18a BetrAVG festgehalten.

Richtige Archivierung für Dokumente im Personalwesen

Eine sichere Art der Archivierung ist die Aufbewahrung in gedruckter Form. Da es sich um vertrauliche Daten handelt, müssen diese verschlossen aufbewahrt werden und nur Mitarbeiter der Personalabteilung, die mit diesen Unterlagen arbeiten, dürfen Zugriff haben. Des Weiteren ist eine digitale Ablage auch bei Archivierung in gedruckter Form empfehlenswert, falls aufgrund einer Katastrophe (Brand oder Wasserschaden) die Unterlagen unbrauchbar oder zerstört sind.
Für eine rein digitale Ablage sollte ein dafür ausgelegtes, rechtssicheres Datei-Management-System genutzt werden. Es gibt jedoch einige Unterlagen, die zwingend in Papierform aufbewahrt werden müssen. Das sind Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben und Aufhebungsverträge und Dokumente zur Arbeitnehmerüberlassung.

Fazit zu den Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Wir empfehlen Ihnen, Personalakten 10 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres aufzubewahren, indem der Arbeitnehmer ausgeschieden ist. Unterlagen der betrieblichen Altersvorsorge sollten separat verwahrt werden, bis 30 Jahre vergangen sind. Diese Aufteilung verhindert eine versehentliche Vernichtung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen. Mit BlitzArchiv sind Sie auf der sicheren Seite und behalten den Überblick.

Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Begriffe der Saarbrücker Tabelle:

Dokumentenklasse:

Die Dokumentenklasse Personalwesen für alle Unterlagen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer während des Arbeitsverhältnisses.

Frist:

Die Anzahl der aufzubewahrenden Jahre nach den aktuellen Vorgaben.

Jahrgang / im Jahr:

Das berechnete Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.

Unterscheidung in Dokumentenarten

Im Personalwesen gibt es nicht die eine Frist für alles. Ähnlich wie in der Finanzbuchhaltung werden auch hier Unterlagen in verschiedene Kategorien eingruppiert, nach denen sich die Aufbewahrungsfrist der Personalakte richtet.

Glosar Aufbewahrungsfristen

Eine mangelhafte oder gar fehlerhafte Archivierung stellt einen Verstoß gegen die Buchführungspflicht dar. Das ist eine Ordnungswidrigkeit und kann bis zur Ermittlung wegen Steuerhinterziehung führen. Ein Verstoß der Aufbewahrungsfrist im Personalwesen kann nicht nur hohe Geldbußen, sondern auch eine Freiheitsstrafe nach sich ziehen.

Wann ist der Fristbeginn der Aufbewahrungsfrist für die Akten:

Fristbeginn ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen vorgenommen wurden oder sonstige Unterlagen entstanden sind. Hinweis Vertragsunterlagen: Hier beginnt die Frist erst mit Ablauf des jeweiligen Vertrages.      
 

Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:

Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Wissenwertes zur Personalakte:

Trotz der Einführung von digitalen Personalakten sollten die wichtigsten Dokumente in Papierform aufbewahrt werden. Dazu zählen Arbeitsverträge (unbefristet oder befristet), Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge oder Kündigungsschreiben. Für all diese Fälle sieht das Gesetz die Papierform vor, auch wenn in der Zwischenzeit zum Teil elektronische Dokumente akzeptiert werden.

* Disclaimer: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.

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