Aufbewahrungsfristen Patientenakten: Fristen & Pflichten

Nach § 630f Abs.1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) müssen Ärzte und Angehörige anderer Heilberufe im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit einer Behandlung eine Patientenakte mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen für Patientenunterlagen zum Zwecke der Dokumentation führen. Gemäß § 630f § 3 BGB beträgt die Speicherdauer grundsätzlich zehn Jahre nach Beendigung der Verarbeitung. Dieser Zeitraum entspricht der ärztlichen Berufsordnung, § 10 Absatz 3 Berufsordnung der in Deutschland praktizierenden Ärzte (MBO-Ä). Auch Absatz 2 des Bundesärztevertrages (BMV-Ä) verlangt eine Aufbewahrung für mindestens zehn Jahre. Die Frist von zehn Jahren steht jedoch unter einem ausdrücklichen Vorbehalt anderer Rechtsvorschriften. Die aktuelle Position legt konkrete gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Patientenakten fest und befasst sich mit der Form der Aufbewahrung, einschließlich der Möglichkeit, über die Digitalisierung hinauszugehen. Daran schließen sich Aussagen zur Einbindung externer Dienstleister an.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Patientenunterlagen?

Mit unserer Tabelle* können Sie die aktuellen Aufbewahrungsfristen ermitteln: 

Dokumentenklasse Dokumentenart Frist Jahrgang
Patientendaten Abrechnung mit der KV mittels EDV (Sicherungskopie der Quartals-Abrechnung / BSG-Urteil v. 12.05.2005; Az. B 3 KR 32/04 R) 4 2017
Patientendaten Abrechungsunterlagen/ Privatrechnungen nach GOÄ 10 2011
Patientendaten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Durchschrift des gelben Dreifachsatzes, Teil C) 1 2020
Patientendaten Arztbriefe (eigene und fremde) nach Abschluss der Behandlung 10 2011
Patientendaten Ärztliche Aufzeichnungen, Behandlungsunterlagen und Untersuchungsbefunde z. B.: 10 2011
Patientendaten Aufzeichnungen über genetische Untersuchungen und Analysen 10 2011
Patientendaten Behandlung mit radioaktiven Stoffen und ionisierenden Strahlen 30 1991
Patientendaten Berufsunfähigkeitsgutachten 10 2011
Patientendaten Betäubungsmittelbücher (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) 3 2018
Patientendaten Betäubungsmittel (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) 3 2018
Patientendaten Blutprodukte – Angaben nach § 14 Abs. 2 TFG (u.a. Patientenidentifikationsnummer, Chargenbezeichnung, Pharmazentralnummer, Datum und Uhrzeit der Anwendung) 30 1991
Patientendaten Blutprodukte – Anwendung von Blutprodukten sowie gentechnisch hergestellten Plasmaproteinen zur Behandlung von Hämastasestörungen 15 2006
Patientendaten BTM-Karteikarten (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) 3 2018
Patientendaten BTM-Rezeptdurchschriften (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) 3 2018
Patientendaten D-Arzt-Verfahren (Behandlungsunterlagen über das Durchgangsverfahren einschließlich Röntgenbilder und Krankenblätter) 15 2006
Patientendaten DMP-Dokumentation 15 2006
Patientendaten Dokumentation ambulantes Operieren 10 2011
Patientendaten Dokumentations-Bögen ambulantes Operieren 10 2011
Patientendaten Durchschläge für vertretenden Arzt Notfall-/Vertreterschein 10 2011
Patientendaten EEG (-Oszillogramme) und EKG-Streifen 10 2011
Patientendaten Einweisungen (Durchschrift) 10 2011
Patientendaten Gesundheitsuntersuchungen 10 2011
Patientendaten Gutachten 10 2011
Patientendaten Gutachten über Patienten insbesondere Gutachten/ Unfallunterlagen über Patienten für Krankenkassen, Versicherungen 10 2011
Patientendaten H-Ärzte (Behandlungsunterlagen über das Durchgangsverfahren einschließlich Röntgenbilder und Krankenblätter) 15 2006
Patientendaten Häusliche Krankenpflege (Verordnung von) 10 2011
Patientendaten Heilmittelverordnungen 10 2011
Patientendaten Jugendarbeitsschutzuntersuchung (Untersuchungsbogen) 10 2011
Patientendaten Jugendgesundheitsuntersuchung (Berichtsvordrucke, Dokumentation) 10 2011
Patientendaten Karteikarten (einschließlich ärztlicher Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde; auch bei verstorbenen Patienten) 10 2011
Patientendaten Karteikarten und andere ärztliche Aufzeichnungen, einschl. gesonderter Untersuchungsbefunde, Durchschriften von Arztbriefen, Befundmitteilungen, etc. (auch bei verstorbenen Patienten) 10 2011
Patientendaten Kinderfrüherkennungsuntersuchungen 10 2011
Patientendaten Kontrollkarten über interne Qualitätssicherung und Zertifikate über erfolgreiche Teilnahme an Ringversuchen 5 2016
Patientendaten Krankenhausbehandlung (Verordnung, Krankenhauseinweisung Teil C) 10 2011
Patientendaten Krankenhausberichte (stationäre Behandlung) nach Abschluss der Behandlung 10 2011
Patientendaten Krankenkassenanfragen (Durchschriften) 10 2011
Patientendaten Krebsfrüherkennungsuntersuchungen 10 2011
Patientendaten Laborbefunde (evtl. auch durch Eintrag in Kartei/PC) 10 2011
Patientendaten Labor-Befunde / Labor-Buch 10 2011
Patientendaten Labor – externe Qualitätssicherung (Zertifikate) 5 2016
Patientendaten Labor – interne Qualitätssicherung 5 2016
Patientendaten Labor (Zertifikate von Ringversuchen) 5 2016
Patientendaten Langzeit-EKG (Computerauswertungen/ keine Tapes) 10 2011
Patientendaten Langzeit-EKG (Computerauswertung; keine Tapes) 10 2011
Patientendaten Lungenfunktionsdiagnostik (Diagramme) 10 2011
Patientendaten Lungenfunktionsdiagnostik (Diagramme) 10 2011
Patientendaten Notfall- und Vertretungsscheine (Durchschrift Muster 19) 10 2011
Patientendaten Patientendaten, allg. nach Berufsgenossenschaftliche Verletzungsverfahren 15 2006
Patientendaten Patientendaten, allg. nach Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung 3 2018
Patientendaten Patientendaten, allg. nach Bundesmantelverträge, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen 1 2020
Patientendaten Patientendaten, allg. nach Durchgangsarzt-Verfahren 15 2006
Patientendaten Patientendaten, allg. nach Röntgen-Verordnung 30 1991
Patientendaten Patientendaten, allg. nach Strahlenschutz-Verordnung 30 1991
Patientendaten Patientendaten, allg. nach Transfusions-Gesetz (Anwendung von Blutprodukten) 15 2006
Patientendaten Patienten-Unterlagen (s. unter A / Ärztliche Aufzeichnungen) 10 2011
Patientendaten Psychotherapie (Mitteilung an Krankenkasse) 10 2011
Patientendaten Röntgenbehandlungen/ -therapie (Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen nach der letzten Behandlung) 30 1991
Patientendaten Röntgendiagnostik/ -untersuchung/ -aufnahmen (Ausnahme: D-Arzt ) 15 2006
Patientendaten Röntgendiagnostik/ -untersuchung/ -aufnahmen (Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 18. Lebensjahr des Patienten) 10 2011
Patientendaten Röntgen (Konstanzprüfungen; auch Filmverarbeitung von Prüffilmen) 2 2019
Patientendaten Sonographische Untersuchungen 10 2011
Patientendaten Sonographische Untersuchungen (Aufzeichnungen, Fotos, Disketten, Prints, Befunde, Tapes) 10 2011
Patientendaten Strahlenschutz (Unterlagen über Mitarbeiterbelehrung) 5 2016
Patientendaten Transfusionsgesetz (siehe Blutprodukte) 15 2006
Patientendaten Transplantation (Aufzeichnungen gem. Transplantationsgesetz) 30 1991
Patientendaten Überweisungsscheine 1 2020
Patientendaten Überweisungsscheine 1 2020
Patientendaten Zertifikate von Ringversuchen (externe Qualitätssicherung) 5 2016
Patientendaten Zytologische Befunde (im Rahmen der Krebsfrüherkennung) 10 2011
Patientendaten Zytologische Präparate 10 2011

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Patientenakten

Für die Ergebnisse genetischer Untersuchungen und Analysen ist in § 12 Abs. 1 Genforschungsgesetz eine Frist von zehn Jahren ausdrücklich verankert. Eine Ausnahme von der Zehnjahresfrist regelt ein Spezialgesetz in § 85 Abs. 2 des Gesetzes zum Schutz vor der schädlichen Wirkung ionisierender Strahlen. Danach müssen bei Behandlungen, Aufnahmen und Röntgenaufnahmen digitale Bilddaten und andere Untersuchungsdaten für die Dauer von 30 Jahren und bei Untersuchungen Minderjähriger bis zum 28. Lebensjahr aufbewahrt werden.
Gemäß § 14 Abs. 3 Transfusionsgesetz sind Aufzeichnungen über die Verwendung von gentechnisch veränderten Blutprodukten und Plasmaproteinen mindestens 15 Jahre aufzubewahren. Die verwendeten Blutprodukte und Plasmaproteine ​​sind mit spezifischen Informationen gekennzeichnet – z. B. mit der Patientenidentifikationsnummer, der Chargenbezeichnung, dem Datum und der Uhrzeit. Diese Daten müssen 30 Jahre gespeichert werden.

Papier- oder elektronische Form

Bei der Patientenakte in elektronischer Form ist auf jeden Fall sicherzustellen, dass die Akten während der Aufbewahrungsdauer jederzeit wieder zur Verfügung gestellt werden können. Nach § 630f Abs.1. BGB sind Änderungen und Berichtigungen von Eintragungen in der Patientenakte in aller Regel zulässig. Hierbei gibt es eine wichtige Besonderheit: Dies gilt jedoch nur, wenn der ursprüngliche Inhalt in der Datei erkennbar bleibt und das Änderungsdatum hinzugefügt wird. Dies ist auch bei elektronisch geführten Patientenakten sicherzustellen (§ 630f Abs. 1 S. 3 BGB). Die eingesetzte Software muss in diesem Fall sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben. Die Bundesärztekammer hat in Zusammenarbeit mit der Kassenärztlichen Bundesvereinigung Tipps und Empfehlungen entwickelt, die sich auch mit Dokumentationspflichten und Datensicherheit befassen. Wichtig ist hier der Einsichts- und Zugriffsschutz.

Stellung der digitalisierten Dokumente

Behandlungsdokumente mitsamt angegebener Aufbewahrungsfristen für Patientenakten können anstelle des Originals eingescannt und elektronisch gespeichert werden. Bei diesem sogenannten Ersatzscan hat das elektronische Dokument jedoch nicht die gleiche Beweiskraft wie das Original, um sich für eine Beglaubigung zu qualifizieren. Daher müssen Ärzte im Einzelfall prüfen, ob sie Papierdokumente nach dem Scannen vernichten oder aufbewahren. Die Beweiskraft sollte jedoch durch einen zertifizierten Digitalisierungsprozess verstärkt werden, der nachträgliche Eingriffe in die digitalisierten Dokumente und deren Veränderung verhindert. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat einen technischen Leitfaden veröffentlicht, der auch für das Gesundheitswesen geeignet ist. Darin heißt es: „Ziel ist es, den Beweiswert zu mindern, der immer mit der Vernichtung der Originalurkunde verbunden ist.“
In einigen Fällen nutzen Ärzte externe Dienstleister als Subunternehmer für die Archivierung, Wartung von Computersystemen oder die Vernichtung von Patientenakten. Soweit diese Leistungserbringer auf Patientendaten zugreifen können, ist eine datenschutzrechtliche Identifikation erforderlich. Dies findet sich vor allem in einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO.
Art. 28 DSGVO enthält darüber hinaus weitere spezifische Anforderungen an die Auftragsverarbeitung. Gemäß Art. 28 Abs. 1 DSGVO muss der Verantwortliche ausreichende Garantien dafür geben, dass angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, damit die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO und des Datenschutzes erfolgt. Sie darf personenbezogene Daten mit Aufbewahrungsfristen für Patientenunterlagen nur im Auftrag des Auftraggebers verarbeiten (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 Buchst. a und Art. 29 DSGVO).

Fazit zu den Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung

Wir empfehlen Ihnen, Patientenakten mindestens gemäß der Fristen aus der Saarbrücker Tabelle aufzubewahren. Mit BlitzArchiv archivieren wir Ihre Patientenakten und medizinischen Unterlagen. Unkompliziert und mit umfassendem Service.

Aufbewahrungsfristen Patientenakten

Begriffe der Saarbrücker Tabelle:

Dokumentenklasse:

Die Dokumentenklasse Buchhaltung für alle Unterlagen betreffend der Buchführung eines Unternehmens.

Frist:

Die Anzahl der aufzubewahrenden Jahre nach den aktuellen Vorgaben.

Jahrgang / im Jahr:

Das berechnete Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.

Unterscheidung in Dokumentenarten

Dokumente in der Buchhaltung haben als Faustregel eine Frist von 10 Jahren. 

Aufbewahrungspflichten:

Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

* Disclaimer: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.

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