Thema: Aktenvernichtung – Aufbewahrungsfristen berechnen

Pressemitteilung

Erste interaktive Vernichtungstabelle geht online

Unternehmen und Freiberufler können anhand der neuen „Saarbrücker Tabelle“ interaktiv und kostenlos die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und andere Papierdokumente gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ermitteln.

Saarbrücken, 31. Januar 2014 – Die Geschäftswelt ist um einen neuen Online-Service reicher. Mit der sogenannten „Saarbrücker Tabelle“ (www.saarbrueckertabelle.de) von Blitzarchiv können Unternehmen und Freiberufler interaktiv und kostenlos die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und andere Papierdokumente gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ermitteln. Durch Eingabe der jeweiligen Jahreszahl können sie mühelos prüfen, welche Geschäftsakten bis wann gelagert werden müssen bzw. ab wann sie vernichtet werden können. Filter- und Sortierfunktionen helfen dabei, die Tabelle für den eigenen Tätigkeitsbereich zu individualisieren. Darüber hinaus bietet der Service von Blitzarchiv eine Reihe von Zusatzinformationen, bspw. wer aufbewahrungspflichtig ist, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, welche Ausnahmen es gibt, was bei Verstößen gegen die Fristen passieren kann und mit welchen Maßnahmen ein Unternehmen den Überblick über seine Aufbewahrungsfristen behält.

Tool für Aktenvernichtung und Aufbewahrungsfristen

Laut Saarbrücker Liste sind grundsätzlich alle Unternehmen und Freiberufler von Aufbewahrungspflichten betroffen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Dementsprechend müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die z.B. für die Besteuerung von Bedeutung sind, aufbewahrt werden. Doch schon beim Fristbeginn ist Vorsicht geboten. Denn die Aufbewahrungspflicht beginnt laut Benedikt Steinmetz, Geschäftsführer von Blitzarchiv (www.blitzarchiv.de), jeweils mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen vorgenommen oder sonstige Unterlagen entstanden sind. Und nicht wie oft fälschlicherweise vermutet mit dem Ende des eigentlichen Geschäftsjahres. Eine wichtige Ausnahme bilden Vertragsunterlagen: Hier beginnt die Frist erst mit Ablauf des jeweiligen Vertrages. Auch mögliche Folgen bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht nennt Blitzarchiv. In diesem Fall ist die jeweilige Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Darüber hinaus kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten sogar ein Straftatbestand eintreten.

„Übrigens nur für einen Teil der Dokumente besteht überhaupt eine Aufbewahrungspflicht. Diese nützliche Tatsache wird oft übersehen“, erklärt Steinmetz. Aus diesem Grund hat Blitzarchiv auch genau diese Dokumentenarten mit in die Tabelle aufgenommen. „Wir wollen unseren Kunden dabei helfen, Geld zu sparen. In einigen Fällen ist das Aufbewahren der Geschäftsakten nicht notwendig. Dadurch können die Unternehmen Zeit, Arbeitsstunden und auch Platz sparen.“ Für die übrigen Dokumente gilt es laut Steinmetz, den Überblick über die Aufbewahrungsfristen zu bewahren.

Hierfür nennt Blitzarchiv drei Tipps:
1. Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahrt werden.
2. Direkt bei der Einlagerung sollten die Akten gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden. Ist dies geschehen, kann man problemlos mit den interaktiven Funktionen der Saarbrücker Tabelle die Fristen ermitteln.
3. Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollten von den übrigen Akten getrennt verwaltet werden.

Zur Berechnung der Kosten, welche durch die Aktenaufbewahrungspflichten in puncto Aktenlagerung und Aktenarchivierung entstehen können, hat Blitzarchiv zudem ein kostenloses Kalkulationstool eingestellt.

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