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Akten einlagern: Kosten, Ablauf und Sicherheit im Überblick

Akten einlagern kostet bei BlitzArchiv ab 5,52 € netto je Karton und Jahr. Die konkreten Kosten für Abholung und Einlagerung zeigt die Kalkulationsbox abhängig von der Menge. Ein Karton fasst sieben Ordner, eine Mindestmenge gibt es nicht.

Was kostet es, Akten einzulagern?

LeistungPreis
Starterset: 9 Kartons inklusive einem Jahr Lagerung99 € brutto
Lagerung je Karton und Jahr5,52 € netto
Abholung und Einlagerung je Kartonab 8,00 € netto, mengenabhängig
Datenschutzkonforme Vernichtung inkl. Nachweis4,50 € netto je Karton
Rücksendung einzelner Kartons18,00 € netto je Karton
Mindestmengekeine

Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer, ausgenommen das Starterset mit 99 € brutto (83,19 € netto). Der Dienst richtet sich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler.

Ein Beispiel: 50 Ordner Buchungsbelege passen in 8 Kartons. Die Lagerung kostet 44,16 € netto im Jahr, Abholung und Einlagerung einmalig 144 € netto. Nach acht Jahren, wenn die Buchungsbelege vernichtet werden dürfen, kommen 36 € netto für die Vernichtung dazu.

So läuft die Einlagerung ab: vier Schritte

  1. Kalkulieren und bestellen. Menge in die Kalkulationsbox eingeben, Festpreis sehen, Kartons bestellen. Ohne Anmeldung, ohne Mindestmenge.
  2. Packen und versiegeln. Akten in die gelieferten Blitzkartons packen, Inhalt im ControlCenter verschlagworten, Karton mit dem integrierten Sicherheitssiegel schließen. Das Siegel zerstört sich beim Öffnen selbst und macht jede Manipulation sichtbar.
  3. Abholung an der Bürotür. Wunschtermin online wählen, wir holen bundesweit ab und verwahren die versiegelten Kartons im vollautomatischen Sicherheitsarchiv. Das Qualitätsmanagement für die Aktenarchivierung ist nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert.
  4. Verwalten, zurückholen oder vernichten. Jeden eingelagerten Karton im ControlCenter per Klick zur Rücksendung anfordern. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichten wir datenschutzkonform mit Nachweis oder senden zurück.

Für wen sich Aktenlagerung rechnet

Kanzleien und Steuerberater. Mandantenakten laufen mit unterschiedlichen Fristen nebeneinander her, und jede abgeschlossene Akte belegt weiter Regalmeter. Eingelagert bleiben sie über das ControlCenter erreichbar, das Lagerende steht am Karton. Aufbewahrungsfristen Buchhaltung

Arztpraxen. Patientenakten sind je nach Dokumentart zehn bis dreißig Jahre aufzubewahren. Bei einer Praxisabgabe wandert der Altbestand geschlossen ins Archiv, statt beim Nachfolger den Keller zu füllen. Patientenakten rechtssicher auslagern

Unternehmen in Liquidation. Nach Beendigung der Liquidation sind Bücher und Schriften zehn Jahre zu verwahren. Das Archiv übernimmt diese Verwahrung, wenn kein Gesellschafter Platz und Zeit dafür hat. Aktenaufbewahrung bei der GmbH-Liquidation

Insolvenzverwalter. Bei der Räumung dokumentiert ein Übernahmeprotokoll den Bestand. Die Kartons bleiben dem Verfahren zugeordnet, auch nach dessen Aufhebung. Aufbewahrungspflicht in der Insolvenz

Geschäftsaufgabe. Wer den Betrieb aufgibt, muss die Unterlagen weiter aufbewahren. Der Leitfaden nennt die Reihenfolge der Schritte. Leitfaden Geschäftsaufgabe

Akten sicher lagern: was das Archiv leistet

Jeder Karton wird beim Packen mit dem integrierten Sicherheitssiegel verschlossen. Das Siegel zerstört sich beim Öffnen selbst und macht ein Öffnen erkennbar. Die Kartons haben doppelten Boden, doppelten Deckel und Eingriffsschutz. Die Verpackung ist neutral und lässt von außen keinen Rückschluss auf den Inhalt zu. Gelagert wird im vollautomatischen Archiv. Das Qualitätsmanagement für die Aktenarchivierung ist nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert. Im ControlCenter sehen Sie jeden eingelagerten Karton mit seiner Verschlagwortung und seinem Lagerende und fordern ihn per Klick zur Rücksendung an.

Räumung im Insolvenz- und Liquidationsfall

Bei Räumungen im Insolvenz- oder Liquidationsfall dokumentiert ein Übernahmeprotokoll den Bestand bei der Abholung. Nach Aufhebung des Verfahrens kann die Aufbewahrung weiterlaufen; die Kartons bleiben zugeordnet und die im System hinterlegten Lagerenden werden weiter verwaltet. Nach Beendigung der Liquidation sind die Bücher und Schriften der GmbH zehn Jahre bei einem Gesellschafter oder einem Dritten zu verwahren. Fehlt eine Bestimmung im Gesellschaftsvertrag oder durch Gesellschafterbeschluss, bestimmt das Gericht den Verwahrer (§ 74 Abs. 2 GmbHG).

Selbst lagern oder einlagern? Der Kostenvergleich

Der Vergleich hängt an mehr als der Miete je Quadratmeter. Auf die Seite des eigenen Archivs gehören Sicherheits- und Überwachungstechnik, Fläche, Regale, Brandschutz und die Arbeitszeit für die Fristenverwaltung. Auf die Seite der Einlagerung gehören die Jahresmiete je Karton, die einmaligen Kosten für Abholung und Einlagerung und am Ende die Vernichtung. Wer beide Seiten vollständig rechnet, bekommt eine belastbare Zahl. Die Kalkulationsbox liefert den Teil, der bei uns anfällt.

Fristen im Blick behalten

Wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss, entscheidet die Dokumentart. Die Spanne reicht von wenigen Monaten bis zu dreißig Jahren. Der Fristenrechner gibt für die hinterlegten Dokumentarten Auskunft und nennt die jeweilige Rechtsgrundlage. Beim Einlagern hinterlegen Sie je Karton das Lagerende, im ControlCenter sehen Sie es jederzeit. Läuft es ab, entscheiden Sie zwischen Vernichtung mit Nachweis und Rücksendung. Zu den Aufbewahrungsfristen

Aktenkartons und Starterset

Ein Blitzkarton fasst sieben Ordner DIN A4. Er richtet sich selbst auf, wird ohne Kleben verschlossen und hat Tragegriffe. Wer noch nicht weiß, wie viele Kartons er braucht, beginnt mit dem Starterset: neun Kartons, ein Jahr Lagerung, Anlieferung inklusive, 99 € brutto. Die Miete beginnt erst mit der Abholung.

FAQ: Akten einlagern

Was kostet es, Akten einzulagern?

5,52 € netto je Karton und Jahr, dazu einmalig ab 8,00 € netto für Abholung und Einlagerung. Ein Karton fasst sieben Ordner.

Gibt es eine Mindestmenge?

Nein. Der Preis skaliert je Karton, vom einzelnen Ordner bis zum kompletten Archiv.

Wie schnell komme ich an eine eingelagerte Akte?

Anforderung per Klick im ControlCenter, Rücksendung innerhalb von zwei Arbeitstagen. Der Versand kostet 18,00 € netto je Karton.

Sind meine Akten sicher?

Die Kartons werden mit einem beim Öffnen selbstzerstörenden Sicherheitssiegel verschlossen und im vollautomatischen Archiv verwahrt. Das Qualitätsmanagement für die Aktenarchivierung ist nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert. Niemand öffnet einen Karton unbemerkt.

Was passiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?

Wir vernichten datenschutzkonform und stellen einen Nachweis aus, für 4,50 € netto je Karton, oder senden die Akten zurück.

Rechnet sich das gegenüber dem eigenen Archivkeller?

In der Regel ja, sobald man Sicherheits- und Überwachungstechnik, Fläche, Regale, Brandschutz und die Arbeitszeit für die Fristenverwaltung einrechnet.

Wie lange muss ich welche Akten aufbewahren?

Das hängt von der Dokumentart ab, von wenigen Monaten bis zu 30 Jahren. Der Fristenrechner gibt für die hinterlegten Dokumentarten Auskunft und nennt die jeweilige Rechtsgrundlage. Zu den Aufbewahrungsfristen

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