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Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung: 8, 6 oder 10 Jahre?
Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV gelten drei Grundfristen: Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge 8 Jahre, Jahresabschlüsse, Bücher und Inventare 10 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Verkürzung auf 8 Jahre gilt seit dem 1.1.2025 für alle Buchungsbelege, deren alte Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO).
Welche Jahrgänge 2026 in den Schredder dürfen und wo Vorsicht gilt, zeigt dieser Ratgeber mit Tabelle und FAQ.
Archiv-Entlastung 2026: Was das BEG IV ändert
- Betroffen: Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Also Rechnungen (Ein- und Ausgang), Kontoauszüge, Quittungen, Lieferscheine mit Belegfunktion, Gehaltslisten mit Buchungsbelegcharakter.
- Nicht betroffen: Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Bücher, Inventare, Lageberichte. Hier bleiben 10 Jahre.
- Übergang Finanzbranche: Durch das Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung (SchwarzArbMoDiG vom 06.08.2025) werden Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute wieder zur zehnjährigen Aufbewahrung ihrer Buchungsbelege verpflichtet.
- Rechenbeispiel: Ein Beleg aus 2017 durfte nach alter Regel erst Ende 2027 weg. Nach neuer Regel seit dem 1.1.2026.
Wichtig: Bei laufenden Verfahren, Betriebsprüfungen, vorläufigen Festsetzungen oder anhängigen Verfahren bleibt der Beleg im Archiv, Fristablauf hin oder her. Dort gilt die Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 AO.
Ist die Frist dagegen tatsächlich abgelaufen, hilft das Prüfschema für abgelaufene Aufbewahrungsfristen bei der Entscheidung, was jetzt vernichtet werden darf.
Die Fristen nach Belegart
| Belegart | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare | 10 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen) | 8 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO (BEG IV) |
| Kontoauszüge | 8 Jahre | Buchungsbeleg, § 147 AO |
| Lohn-/Gehaltslisten mit Belegfunktion | 8 Jahre | § 147 AO (BEG IV) |
| Lohnkonten | 6 Jahre | § 41 EStG |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
| Verträge (Miet-, Leasing-, Kredit-) | 6–10 Jahre nach Vertragsende | HGB/AO |
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstand.
Steuerunterlagen: Was gilt für wen?
Unternehmen und Selbstständige: Es gelten die Fristen aus § 147 AO (8 bzw. 10 Jahre). Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für offene Steuerfestsetzungen zählen (Ablaufhemmung).
Privatpersonen: Keine allgemeine Pflicht. Zwei Ausnahmen: Handwerkerrechnungen am Grundstück 2 Jahre (§ 14b UStG), Überschusseinkünfte über 500.000 Euro im Jahr 6 Jahre (§ 147a AO).
Vermieter und Kapitalanleger: Belege bis zur Bestandskraft des Bescheids aufheben, bei Verlustvorträgen länger.
Wie lange Kontoauszüge aufheben?
Unternehmen: 8 Jahre, denn Kontoauszüge sind Buchungsbelege. Elektronische Auszüge müssen GoBD-konform archiviert werden. Das PDF im Mail-Postfach genügt nicht.
Privatpersonen: Keine Pflicht. Empfehlung: 3 Jahre (Regelverjährung § 195 BGB) als Zahlungsnachweis. Auszüge zu Immobilienkauf, Rente oder Unterhalt dauerhaft aufheben.
Welche Jahrgänge dürfen 2026 weg?
| Belegart | Vernichtbar ab 1.1.2026 |
|---|---|
| Buchungsbelege, Kontoauszüge | Jahrgang 2017 und älter |
| Jahresabschlüsse, Bücher, Inventare | Jahrgang 2015 und älter |
| Handels- und Geschäftsbriefe | Jahrgang 2019 und älter |
Voraussetzung: keine laufende Prüfung, keine vorläufigen Festsetzungen, keine anhängigen Verfahren. Vorsorglich solche Jahrgänge vom Steuerberater freigeben lassen.
Fristen auslagern statt selbst überwachen
Wer zu früh schreddert, riskiert Schätzungen des Finanzamts. Wer zu lange lagert, zahlt für totes Papier. BlitzArchiv hinterlegt beim Einlagern je Karton die Frist, überwacht sie automatisch und vernichtet nach Ablauf mit Nachweis. Oder sendet den Karton zurück. So wird aus der BEG-IV-Verkürzung Ersparnis: zwei Jahrgänge weniger Lagervolumen.
FAQ: Aufbewahrungsfristen Buchhaltung und Steuerunterlagen
Wie lange müssen Buchungsbelege aufbewahrt werden?
8 Jahre. Das BEG IV verkürzte die Frist zum 1.1.2025 von 10 auf 8 Jahre für alle Belege, deren alte Frist am 31.12.2024 noch lief.
Was bleibt bei 10 Jahren?
Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Lageberichte.
Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?
Unternehmen 8 Jahre. Privatpersonen: keine Pflicht, empfohlen 3 Jahre.
Welche Belege dürfen 2026 vernichtet werden?
Buchungsbelege aus 2017 und älter, Jahresabschlüsse aus 2015 und älter. Sofern keine Prüfung oder offene Verfahren entgegenstehen.
Gilt die 8-Jahres-Frist auch für Banken und Versicherungen?
Nein. Das SchwarzArbMoDiG vom 06.08.2025 verpflichtet Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute wieder zur zehnjährigen Aufbewahrung ihrer Buchungsbelege.
Reicht Einscannen, Papier weg?
Ersetzendes Scannen ist unter GoBD-Bedingungen zulässig. Urkunden, notarielle Urkunden und Zollbelege bleiben im Original.
Was droht bei zu früher Vernichtung?
Das Finanzamt darf schätzen (§ 162 AO). Dazu Beweisnachteile in Zivilprozessen und Betriebsprüfungen.
Was kostet die externe Lagerung?
Das hängt von Menge und Restlaufzeit ab. Die Kalkulationsbox liefert ohne Anmeldung einen Festpreis.
Welche Aufbewahrungsfristen sind für Buchhaltungsunterlagen wichtig?
Mit unserer Tabelle* können Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen direkt ermitteln:
| Dokumentenklasse | Dokumentenart | Frist |
|---|---|---|
| Buchhaltung | Abrechnungsunterlagen - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Aktenvermerke - soweit Buchungsbelege | 10 |
| Buchhaltung | Änderungsnachweis der EDV-Buchführung | 10 |
| Buchhaltung | Ausgangsrechnungen | 8 |
| Buchhaltung | Außendienstabrechnungen - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Bankbelege | 8 |
| Buchhaltung | Belege (Offene-Posten-Buchhaltung) - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Beleglisten - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 |
| Buchhaltung | Betriebskostenabrechnungen | 8 |
| Buchhaltung | Bewertungsunterlagen - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Bewirtungsunterlagen - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | CRM -Frachtbriefe - soweit zum Nachweis Ust-Freiheit | 10 |
| Buchhaltung | Debitorenbuchhaltung | 8 |
| Buchhaltung | Debitorenliste - soweit Bilanzunterlage | 10 |
| Buchhaltung | Depotauszüge, -bücher - soweit nicht Inventare | 8 |
| Buchhaltung | Doppel von Ausgangsrechnungen | 8 |
| Buchhaltung | Effektenquittungen, -empfangsbescheinigungen, -bücher - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Eigen- Ersatzbelege - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Eingangsrechnungen | 8 |
| Buchhaltung | Einnahmeüberschussrechnungen | 10 |
| Buchhaltung | E-Mail - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Essensmarkenabrechnungen - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Fahrtenbücher | 8 |
| Buchhaltung | Fahrtkostenerstattungsunterlagen - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Freistemplerabrechnungen - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Gehaltslisten | 8 |
| Buchhaltung | Geschäftsberichte | 10 |
| Buchhaltung | Gutschriften | 8 |
| Buchhaltung | Handelsbriefe - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Handelsbriefe - soweit keine Buchungsbelege | 6 |
| Buchhaltung | Handelsbücher | 10 |
| Buchhaltung | Hauptabschlussübersicht - wenn anstelle der Bilanz | 10 |
| Buchhaltung | Inkassobücher, -belege | 8 |
| Buchhaltung | Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 |
| Buchhaltung | Kassenberichte | 8 |
| Buchhaltung | Kassenbücher und -blätter | 8 |
| Buchhaltung | Kassenzettel | 8 |
| Buchhaltung | Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 |
| Buchhaltung | Kontenregister | 8 |
| Buchhaltung | Kontoauszüge - Girokonten, Postgiro | 8 |
| Buchhaltung | Kostenträgerberechnungen - bei Organschaften | 10 |
| Buchhaltung | Kreditorenbuchhaltung | 8 |
| Buchhaltung | Kreditunterlagen - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Kreditunterlagen - soweit Schriftverkehr | 6 |
| Buchhaltung | Lagerbuchführungen | 10 |
| Buchhaltung | Lastschriftanzeigen | 10 |
| Buchhaltung | Lieferscheine - soweit Buchungsbelege (z.B. wegen Leistungsdatum) | 8 |
| Buchhaltung | Lohnkonten - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Lohnlisten | 10 |
| Buchhaltung | Lohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 8 |
| Buchhaltung | Lohnsteuerunterlagen - ausgestellt für Beschäftigte zum Lohnsteuerjahressausgleich | 8 |
| Buchhaltung | Nachnamebelege - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | OP-Listen (EDV) | 8 |
| Buchhaltung | Pfändungsunterlagen | 8 |
| Buchhaltung | Portokassenbücher | 8 |
| Buchhaltung | Postgirobelege - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Prämienunterlagen z.B. Versicherungen - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Provisionsabrechnungen | 8 |
| Buchhaltung | Quittungen - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 8 |
| Buchhaltung | Rechnungsdoppel - innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen | 10 |
| Buchhaltung | Registrierkassenstreifen - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Reisekostenabrechnungen | 8 |
| Buchhaltung | Repräsentationsaufwendungen - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Sammelbelege - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Scheckunterlagen | 8 |
| Buchhaltung | Spendenbescheinigungen | 8 |
| Buchhaltung | Stornorechnungen | 8 |
| Buchhaltung | Stornoreserven bei Provisionsabrechnungen - nach Ablauf/Vertragsende | 8 |
| Buchhaltung | Telefonkostenbelege - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Überweisungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Umsatzsteuervoranmeldungen | 8 |
| Buchhaltung | Verkaufsbücher | 8 |
| Buchhaltung | Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher | 8 |
| Buchhaltung | Wechselunterlagen - soweit Buchungsbelege | 8 |
| Buchhaltung | Werbegeschenknachweise | 8 |
| Buchhaltung | Zahlungsanweisungen | 8 |
| Buchhaltung | Zinsabrechnungen | 8 |
| Buchhaltung | Zollbelege | 10 |
Dokumente in der Buchhaltung richtig archivieren
Zur Buchhaltung gehören zahlreiche Belege, die korrekt archiviert werden müssen. Zum Beispiel Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Kassenberichte und Quittungen.
Darüber hinaus auch Warenbücher oder Fahrtenbücher. Unternehmen sind in der Pflicht diese Unterlagen zu archivieren und Verstöße stellen eine Ordnungswidrigkeit dar. Außerdem können weitere Strafen hinzukommen.
Fazit zu den Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung
Wir empfehlen Ihnen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben, Dokumente in der Buchführung 8 Jahre aufzubewahren, sofern sie sauber von Unterlagen zum Jahresabschluss und den Zollunterlagen getrennt sind. Diese Empfehlung gilt für Unternehmen, die nicht zu den Branchen Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gehören. Für die genannten Ausnahmen gelten weiter 10 Jahre. Die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Aufzeichnungen zu dem Geschäftsjahr getätigt wurden. Mit BlitzArchiv legen Sie schon bei der Bestellung die Aufbewahrungszeit Ihre Akten fest. Sie brauchen sich danach um nichts mehr zu kümmern, denn BlitzArchiv erinnert Sie rechtzeitig vor jeder geplanten Aktenvernichtung
Wen betrifft die Aufbewahrungspflicht, wer muss Akten lagern:
Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen auch den Aufbewahrungspflichten.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)
Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:
Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
* Disclaimer: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer es handelt sich um Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit. Rechtsstand geprüft im August 2026. Das Änderungsdatum dieser Seite steht unter der Überschrift.
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